A lire sur: Tenstep
Grands projets
Dans
un grand projet, toute la communication a lieu dans le cadre d’un plan
global de gestion des communications. Des réunions de revue du projet et
des rapports d'avancement sont exigés, de la même façon que pour un
projet de taille moyenne. En outre, il y a beaucoup d'autres types de
communication proactive qui doivent être envisagés. Ces communications
créatives et proactives sont présentées dans un plan de management des
communications qui est créé de la manière suivante :
Au début du projet
Planifier les communications
1. Chef de projet - Déterminer les parties prenantes du projet
Dans
certains cas, ce sont des groupes de parties prenantes tel qu'un comité
de pilotage de projet, par exemple. Dans d'autres cas, il peut s’agir
d’une seule personne, tel qu'un commanditaire.
2. Chef de projet - Analyser les besoins de communication de chaque partie prenante
Le
chef de projet peut classer les besoins de communication de chaque
partie prenante dans l’une des trois catégories suivantes concernant les
types de mesures de communication :
· Mesures de communication statutaire.
Ceci inclut généralement les rapports d'avancement du projet, les
exigences légales, les rapports financiers, etc. Ces informations sont
présentées aux destinataires.
· Mesures de communication informative.
Ce sont les informations que les gens veulent avoir ou dont ils peuvent
avoir besoin pour leurs travaux. Ces informations sont mises à la
disposition des parties prenantes, mais exigent qu’elles prennent des
initiatives pour les recueillir.
· Mesures de communication marketing.
Cette forme de communication est conçue pour susciter de l’envie et de
l’enthousiasme pour le projet et ses livrables. Ce type d’information
est envoyé de manière proactive aux parties prenantes. Il est également
possible d’aller plus loin et de développer une vraie « marque » pour un
grand projet, par exemple s’il faut effectuer un « changement de
paradigme » ou un « changement de culture » de l’entreprise.
3.
Chef de projet - Déterminer les mesures de communication les plus
appropriées pour satisfaire les besoins en communication de chaque
partie prenante
Il
est important pour le chef de projet d’utiliser les rapports
d’avancement et d’autres méthodes de communication pour gérer les
attentes. Cependant, ce n'est généralement pas suffisant pour bien gérer
la communication dans les grands projets.
Déterminez
les informations que chaque partie prenante doit connaître, la
fréquence des mises à jour, et la meilleure façon de communiquer ces
informations. Soyez créatif dans la recherche des moyens de
communication avec ces parties prenantes. Par exemple, celles-ci ont
toujours besoin d’une mise à jour sur la situation du projet. Le Comité
de Pilotage peut décider de se réunir un mois sur deux pour un briefing
exécutif et axer le projet sur la stratégie désirée. Le commanditaire du
projet peut avoir besoin d'un briefing personnel à un rythme mensuel.
Un bulletin trimestriel peut être nécessaire pour informer les divers
départements du client et aussi pour faire du marketing.
4. Chef de projet - Déterminer l’effort requis
Estimez
l'effort requis pour créer et diffuser chacune des options de
communication identifiées au cours du processus 3. Déterminez aussi les
bénéfices de la communication pour le destinataire et l’équipe de
projet.
5. Chef de projet - Classer les options de communication par ordre de priorité
Décantez les options qui ne rendront qu’un bénéfice marginal, bien qu’elles n’exigent que peu de travail de la part de l’équipe.
Sélectionnez
en priorité les options de communication qui présentent un impact
important et qui exigent peu de travail de la part de l’équipe.
Évaluez
également les options de communication présentant un impact important
mais qui exigent beaucoup de travail de la part de l’équipe. Certaines
de ces options pourront être mises en œuvre.
6. Chef de projet - Mettre en œuvre les mesures obligatoires de communication
Indépendamment
du niveau de priorité, mettez en œuvre toutes les mesures de
communication obligatoires pour le projet ou pour son environnement.
Cela inclut impérativement les rapports d'avancement, des rapports
exigés par le gouvernement, par la direction de l’entreprise, etc.
7. Chef de projet - Ajouter à l’échéancier les activités nécessaires pour exécuter les options de communication choisies
Pour
chaque mesure de communication qui doit être mise en œuvre, déterminez
la fréquence, les délais, l’effort de travail et la personne responsable
et ajoutez ces informations à l’échéancier.
Terminologie de management de projet
|
Groupe de processus de management de projet. Groupement
logique des entrées, outils et techniques, et sorties du management de
projet. Les groupes de processus de management de projet comprennent les
processus de démarrage, de planification, d'exécution, de surveillance
et de maîtrise, et enfin de clôture. Il ne faut pas confondre les
groupes de processus de management de projet et les phases du projet.
Aussi appelé Groupe de processus de gestion de projet dans certains pays
francophones.
Indice de performance des délais (IPD).
Mesure de l'efficacité d'un échéancier pour un projet. Cet indice est
égal au rapport Valeur acquise (VA) / Valeur planifiée (VP). IPD = VA
divisée par VP.
Abréviations courantes
RFI (anglais) : Request For Information
(français) : Demande d’information
Liens intéressants
|
Logiciel: Thought Works Studios
· Société: Thought Works Studios, Chicago, Illinois, États-Unis d'Amérique
· URL: www.thoughtworks-studios.com
· Catégorie: Collaboration de projet Agile
· Fonctionnalités:
o Archive les communications de l'équipe, y compris les e-conversations et les messages instantanés.
o Automatise la création de rapports.
o Permet aux utilisateurs de créer des liens entre les contenus au sein des projets.
o Fournit en un seul clic la visibilité sur l'ensemble des projets.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire