N°167: Gérer les approvisionnements

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Parfois, il est plus sensé de fabriquer un produit à l’interne et d’autres fois, il est plus judicieux d’acheter le produit. Toutefois, à plusieurs occasions, on peut avoir le choix d'acheter ou de fabriquer un produit. Dans ce cas, une analyse plus approfondie est nécessaire afin de déterminer s'il est préférable de fabriquer ou d'acheter.

Le processus suivant peut être utilisé pour sélectionner un fournisseur de services ou pour acheter un produit. Le processus n'est pas ajusté selon la taille du projet. Le même processus de base fonctionne pour tous les projets. La diligence et l'effort consacrés à chaque activité sont en fonction de la taille et de l'implication de la sélection des fournisseurs. Si les conséquences de la sélection sont mineures, vous pouvez réduire la diligence que vous consacrez à chaque activité. Si l'impact sur le projet est important, vous devrez faire preuve de plus de rigueur et de diligence dans les activités.

Planifier les approvisionnements

Pour toutes les organisations, il y a des moments où elles doivent chercher des fournisseurs afin de pourvoir à certains besoins. Le processus est simple, mais le traitement de certaines fournitures peut prendre beaucoup de temps. Les techniques décrites ci-dessous peuvent être utilisées dans presque tous les processus de sélection, qu’il s’agisse de choisir un logiciel, un fournisseur, des équipements informatiques, etc. Le processus est décrit ici à un niveau très général et a besoin d’être élaboré avec les détails appropriés dans le cadre de votre projet.

Recueillir et classer les besoins commerciaux

Il est très difficile de sélectionner un fournisseur si vous ne savez pas exactement quels sont vos besoins ; aussi la première partie d’un projet consiste-t-elle à rassembler les exigences commerciales. Cela ressemble au processus de collecte des exigences commerciales d’un projet ordinaire. Il faut se poser des questions telles que :

·         En quoi ce fournisseur nous sera-t-il utile?

·         Quel problème sera résolu en travaillant avec lui ?

·         Quelles compétences doit-il posséder?

Assez souvent, vous ne pourrez pas identifier toutes les exigences en interrogeant les clients. Il se peut que les clients ne soient pas assez informés pour connaître les exigences de façon complète et correcte à 100%. Dans un projet normal, il vous suffira d’ajouter le reste des exigences en utilisant le processus de modification du contenu. Mais quand il s’agit d’un projet de sélection de fournisseur(s), il faut tout faire pour arriver à recueillir les exigences correctes le concernant, autant que possible dès la première fois. La découverte d’exigences manquantes, après avoir effectué la sélection du fournisseur, pourrait fort probablement se faire trop tard.

Chaque exigence devrait être évaluée à l’aide d’une échelle numérique, ou en utilisant les qualificatifs grande/moyenne/faible, ce qui permet de refléter son importance relative par rapport aux autres (vous pourriez aussi utiliser d’autres échelles, bien sûr). Votre commanditaire et vos parties prenantes devront aussi examiner et approuver cette liste exhaustive d'exigences relatives aux fournisseurs et la méthode de pondération utilisée.

En plus des exigences commerciales, d'autres caractéristiques pourraient vous intéresser chez le fournisseur :

·         Ensemble des coûts ou le coût du cycle de vie

·         Capacité technique

·         Management et approche du management de projet

·         Approche technique

·         Capacité financière

·         Capacité de production et intérêt

·         Taille et type de l'entreprise

·         Références

·         Droits de propriété intellectuelle

·         Droits de propriété

·         Plus

Terminologie de management de projet

Outil. Elément tangible, tel qu'un modèle ou un logiciel, utilisé lors de l'exécution d'une activité pour générer un produit ou un résultat.

Organisation fonctionnelle. Organisation hiérarchique dans laquelle chaque employé est sous l'autorité d'un seul supérieur hiérarchique, et le personnel est groupée par domaine de spécialisation et dirigé par une personne dotée d'expertise dans ce domaine.

Abréviations courantes

PMIS (anglais) : Project Management Information System

          (français) : Système de gestion de l'information du projet