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Beaucoup
de projets commencent à accuser du retard parce qu'ils requièrent plus
de travail que prévu. Cela peut être le résultat d’une mauvaise gestion
des modifications du contenu. Cependant, s’il y a un risque de dépasser
la date limite, le chef de projet doit travailler avec les membres de
l’équipe et le client pour s’assurer qu’il n’y a absolument aucun
travail non planifié qui soit demandé ou effectué, ne serait-ce d’une
heure, sans passer par les procédures appropriées de modification du
contenu. Toute l'énergie doit être dépensée pour accélérer le noyau de
travail qui était convenu, et tout travail additionnel doit entraîner un
financement supplémentaire.
Améliorez les processus
Quand
vous cherchez la cause du retard d’un projet, vous constatez qu'une
partie des procédés internes de travail peuvent être améliorés. Le chef
de projet devrait solliciter les réactions en retour des membres de
l’équipe et rechercher différentes façons d’améliorer la dynamique du
processus sous le contrôle de l'équipe. Par exemple, peut-être
tenez-vous des réunions quotidiennes pour faire le point sur la
situation et qui sont sans grande utilité. Ces réunions pourraient
plutôt se tenir une fois par semaine. Vous pouvez également constater
qu'il y a des goulets d'étranglement au niveau de l’obtention de
l’approbation des livrables.
Si
vous trouvez que les retards sont occasionnés par des processus
externes, essayez de négocier des changements de processus, au moins
provisoirement. Par exemple, vous constatez que des activités sont
retardées parce que les gens doivent travailler à l’évaluation de leurs
performances annuelles. Bien que ce soit important, l'exécution de ces
évaluations peut probablement être modifiée pour permettre à des
activités critiques du projet d’être accomplies dans les délais.
Ceci
représente une bonne technique pour les projets en cours de plus longue
haleine quand vous avez la chance d'optimiser les processus de votre
projet, d'observer les résultats et de les optimiser. Cependant, ceci
pourrait ne pas être le cas pour les plus petits projets. D'autant plus
qu'il est difficile d'effectuer des améliorations dans un projet de 30
jours. Au moment où vous auriez l’intention d'effectuer quelques
améliorations de processus, le projet serait probablement terminé.
Obtenez de nouveaux les engagements
Parfois,
les dates limites sont si souvent dépassées que l’équipe n’est plus
mobilisée au niveau du temps ou du budget pour la réalisation du
travail. Cela se produit notamment si des membres de l’équipe dépassent
constamment les dates limites sans que l’on prenne aucune disposition à
leur encontre. D’autres commencent alors à se demander pourquoi ils
doivent travailler aussi dur pour respecter les délais et les limites du
budget, quand leurs collègues ne se sentent nullement concernés. Si
cela se produit, le chef de projet doit discuter avec les membres de
l’équipe pour obtenir des engagements afin de terminer le travail dans
les délais. Il s’agit d’essayer de focaliser à nouveau l'équipe sur les
engagements concernant le respect des délais. Le chef de projet doit
demander à chaque membre un engagement à titre personnel afin qu’il
fasse ce qu’il faut pour être en phase avec les engagements concernant
le budget et l’échéancier.
Remontez le moral des troupes
Il
se peut que votre équipe soit démoralisée, mais que les membres de
votre équipe respectent encore leurs délais. Cela pourrait être bien en
ce moment, mais probablement pas pour longtemps. Le fait d'être
démoralisé finira par vous causer des problèmes au niveau de votre
échéancier. Lorsque les membres de l'équipe sont démoralisés, cela a un
impact sur votre échéancier de différentes façons :
· Le
personnel n'est pas engagé à respecter les délais. Même si les membres
de l'équipe sont encore dans les délais en ce moment, il y a peu de
chances que cela puisse continuer si l'équipe est démoralisée.
· La
qualité en souffrira. Les personnes démoralisées ne se soucient pas
vraiment de la qualité de leur travail et il se peut même qu'ils
commencent à être négligents ou insouciants. Cela pourrait donner
l'impression qu'ils sont en train de respecter les délais mais en fait,
beaucoup de travail devra être refait.
· Ils
pourraient démissionner. Quand le moral va mal, les gens pourraient
commencer à rechercher de nouvelles opportunités. Si c’est le cas, cela
vous causera des problèmes quant à votre projet.
· Ils
passent beaucoup trop de temps à se plaindre. Quand les membres de
l'équipe sont démoralisés, ils ont souvent tendance à compatir avec les
autres. Vous finirez par avoir une équipe dont les membres passent leur
temps à se plaindre au lieu de l'utiliser pour achever les livrables.
L'équipe
travaillera plus efficacement et sera plus performante si elle ne passe
pas son temps à se plaindre et à se prendre la tête. Le chef de projet
doit fixer des objectifs partagés, favoriser un climat de camaraderie et
détendre l’ambiance afin de rendre les gens de nouveau heureux et
passionnés par leur travail. Pour plus d'information sur la gestion
d'une équipe démoralisée, voir 8.2.3. P6 Attaquer les problèmes liés au
moral de l’équipe sur tous les fronts.
Terminologie de management de projet
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Projet. Entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique.
Processus de planification.
Ensemble des processus accomplis pour établir le contenu total du
travail, définir et affiner les objectifs, et développer le déroulement
des activités nécessaires pour atteindre les objectifs.
Abréviations courantes
OBS (anglais) : Organizational Breakdown Structure
(français) : Organigramme fonctionnel
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