Déterminer si les employés à plein temps ou les contractuels sont les plus appropriés

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Les entreprises disposent, aujourd’hui, de plusieurs options quand elles veulent déterminer comment pourvoir en personnel une équipe de projet. Vous pouvez utiliser les employés déjà en place, en embaucher de nouveaux, faire appel à des contractuels, comme vous pouvez tout simplement décider de sous-traiter tout ou une partie de votre projet. Ces choix sont le résultat des progrès accomplis dans les domaines de la communication et de la technologie, mais aussi du désir des entreprises d’être plus souples dans leurs options de recrutement.

Votre entreprise a probablement une stratégie de gestion du personnel qui peut guider votre choix entre le recours à des employés, à des contractuels ou à la sous-traitance. Si votre entreprise a une stratégie, vous devriez être en mesure de l’appliquer à la situation de votre projet et de déterminer l’approche la plus efficiente pour vous pourvoir en personnel.

Peut-être faut-il prendre comme point de départ la disponibilité des agents pendant la période où votre projet en a besoin. Il n’est pas logique, en général, de recruter des contractuels quand il y a des employés qui sont disponibles et qui, par ailleurs, n’ont pas grand-chose à faire (à supposer qu’ils aient les compétences spécifiques recherchées).

Supposons que vous n’ayez pas trouvé ce que vous cherchez, parmi les employés du moment, pour pourvoir votre projet en personnel. Supposons aussi que vous travaillez dans une entreprise qui accepte le recours aux contractuels ou au recrutement en fonction des besoins spécifiques de votre projet. Regardons maintenant quelques critères que vous pouvez utiliser pour prendre la décision de recruter. (Des critères similaires peuvent être trouvés dans la stratégie de gestion du personnel, si jamais elle existe).

·         L’urgence. Si vous avez l’intention de commencer très rapidement, vous aurez besoin de recruter des contractuels. Dans la plupart des entreprises, vous pouvez faire appel aux agences locales d’intérim et, dans les deux jours qui suivent, vous entamez les entretiens avec les candidats. La plupart des entreprises ne peuvent pas (et ne veulent pas) recruter des employés aussi rapidement. Vous devez examiner les possibilités de recruter des contractuels, puis demander, en option, le droit de recruter des employés dans le futur.

·         La durée du besoin. Si vous voulez du personnel pour une durée brève et déterminée, alors les contractuels devraient faire l’affaire. Vous pouvez les engager pour un contrat de courte durée puis leur donner congé, quand le travail est terminé. Si vous avez besoin d’un plein temps, pour une longue période, il est plus logique de faire appel à un employé.

·         Le travail est stratégique ou pas. Beaucoup de compagnies identifient certains travaux comme plus stratégiques que d’autres. Par exemple, elles choisissent de nommer des employés aux postes importants, comme celui de chef de projet, et préfèrent recourir au travail contractuel pour la planification, les tests et la mise en œuvre.

·         Les compétences et savoir-faire requis. Beaucoup d’organismes prennent leurs décisions concernant le personnel en se basant sur le type de compétences requises. Par exemple, si vous vous engagez dans une nouvelle technologie, vous aurez envie de recruter des employés pour constituer un noyau de compétences autour de cette technologie au sein de l’entreprise. De même, si vous installez de nouveaux logiciels, vous allez probablement chercher à garder quelques employés sur le projet pour être sûr que le savoir-faire va se maintenir dans l’entreprise, à la fin du projet.

·         La confidentialité. La plupart des compagnies vont choisir d’affecter des employés aux postes à pourvoir, si l’équipe du projet est amenée à avoir connaissance d’informations confidentielles ou soumises à un droit de propriété. En effet, il est à craindre que l’information ne soit plus confidentielle lorsque le contractuel quitte l’entreprise.

·         Le coût. En général, le coût horaire d’un contractuel est plus élevé que le coût correspondant d’un employé à plein temps. Cependant, habituellement, les implications du coût à long terme sont semblables. Avec un contractuel, vous payez, en général, un taux horaire plus élevé, mais seulement durant la période où vous avez besoin de lui. Les employés coûtent moins cher à court terme, mais vous prenez envers eux des engagements à long terme.

Si vous examinez les critères ci-dessus, vous pouvez constater que bon nombre de questions concernant le recours aux employés ou aux contractuels peuvent devenir des risques. Si le projet est de courte durée, il peut être risqué de recruter un employé car vous n’êtes pas sûr de lui trouver une occupation à long terme. Si le projet implique un noyau de compétences essentielles pour votre institution, des informations confidentielles ou s’il est stratégique pour vos affaires, il est tout aussi risqué de recruter un contractuel.

Les entreprises, de nos jours, ont tendance à garder un personnel réduit à un noyau d’employés. Ce noyau demeure relativement constant, d’année en année, alors que l’accroissement des charges de travail est comblé par les contractuels. Vous devez simplement vous assurer que les employés sont généralement recrutés pour travailler dans des secteurs qui sont déterminants pour le succès à long terme de votre entreprise. Les besoins additionnels pour pourvoir des postes non stratégiques, à faible risque ou de type courant, peuvent être satisfaits par le recours aux contractuels ou à la sous-traitance.

Terminologie de management de projet

Plan de management de la qualité. Le plan de management de la qualité décrit comment l'équipe de management de projet doit mettre en œuvre la politique qualité de l'entreprise réalisatrice. Ce plan est inclus dans le plan de management du projet ou peut figurer en plan subsidiaire. Aussi appelé Plan de gestion de la qualité dans certains pays francophones.

Portefeuille. Processus qui consiste à établir les besoins en information des parties prenantes et à Ensemble de projets ou de programmes ainsi que d'autres travaux qui sont regroupés pour faciliter l'efficacité du management de ces travaux dans la poursuite d'objectifs stratégiques de l'entreprise. Les projets ou programmes du portefeuille ne sont pas nécessairement interdépendants ni en relation directe.

Abréviations courantes

ES (anglais) : Early Start date

     (français) : Date de début au plus tôt