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Une
des responsabilités fondamentales d'un chef de projet est d’élaborer un
échéancier de projet et d’assigner des activités de l’échéancier aux
membres de l’équipe pour exécution. Après avoir réparti le travail aux
membres de l'équipe, vous devez leur faire porter la responsabilité de
la réalisation du travail conformément aux attentes.
En
surface, cela sonne très sévère et très sec. Cependant, est-ce vraiment
juste? Montons d’un cran. Supposons que vous êtes le chef de projet et
que vous êtes affecté à un projet une fois que l'estimation de
l’échéancier et du budget a déjà été réalisée. Cela ne vous paraît pas
juste, puisque vous n’avez pas pris part à l’élaboration des
estimations. Vous pensez probablement que si vous êtes tenu responsable
de l’échéancier et du budget, vous devriez être impliqué dans leur
élaboration.
Voyez
maintenant le problème qui se pose à l’occasion de l’assignation du
travail aux membres de l'équipe. Est-il juste de leur faire porter la
responsabilité du travail s’ils n’ont pas participé au processus
d’estimation? La réponse est également "non".
Il
y a deux manières de s'assurer de la confiance des membres de l'équipe
dans le cadre des estimations relatives à l’échéancier et au budget. La
première est de voir si vous pouvez mobiliser les membres de l'équipe
autour du processus d’estimation préalable. Ce n'est pas toujours
réalisable, mais c’est parfois possible. (En fait, vous pouvez avoir
besoin de l'aide des membres de l’équipe du projet pour élaborer
réellement le budget et l’échéancier avec lesquels vous allez démarrer).
Si les membres de l'équipe prennent part au processus d’estimation, ils
peuvent être tenus pour responsables de la réalisation des travaux
conformément à ces estimations. (Si les membres de l'équipe sentent
qu'ils ne peuvent pas être tenus responsables des estimations qu'ils ont
aidé à mettre au point, alors vous devriez vous demander si les
chiffres sont vraiment valides).
D’autre
part, dans beaucoup de projets, les membres de l’équipe ne sont
affectés que lorsque l’échéancier du projet est déjà en place. La
personne qui a élaboré les estimations initiales doit émettre quelques
hypothèses au sujet du rendement « moyen » des membres de l'équipe et
faire des estimations fondées sur ces hypothèses.
Dans
ce cas, il est judicieux de charger un membre de l'équipe de vérifier
si l'estimation semble raisonnable. Vous ne recherchez pas une
estimation avec un facteur de confiance de 100%. Vous êtes juste en
train de voir si l'estimation de l’échéancier, de l'effort et du budget
semblent raisonnables. Si le membre de l'équipe répond par
l’affirmative, alors vous pouvez faire assumer à l’équipe la
responsabilité de terminer les travaux conformément à ces estimations.
Naturellement,
si vous assignez d'abord le travail, les membres de l'équipe ne sont
pas assez informés pour juger si l'estimation est raisonnable ou pas.
Cela peut prendre un peu de temps, alors qu’ils doivent réellement
commencer à travailler sur l'activité. Et c’est aussi bien ainsi. Dans
ce cas, vous assignez le travail en donnant des indications sur
l'effort, le budget et le délai estimatifs. Vous demandez alors aux
membres de l'équipe de confirmer si le travail peut être accompli selon
ces estimations. Si les membres de l'équipe considèrent que les
estimations sont incorrectes, ils doivent vous le communiquer AUSSI TÔT
QUE POSSIBLE. Dans ce cas, le membre de l'équipe est obligé de fournir
une estimation plus réaliste. Le chef de projet peut refuser d’admettre
que la nouvelle évaluation est plus précise que l’ancienne. Une certaine
négociation peut avoir lieu. Cependant, quand le membre de l'équipe et
le chef de projet sont d'accord, le chef de projet peut tenir le membre
de l'équipe responsable de son estimation.
L’essentiel
dans ce scénario est que le membre de l'équipe, dès qu’il en est
convaincu, doit notifier au chef de projet que le délai initial ne
permet pas de mener le travail à terme. Il n'est pas acceptable que le
membre de l'équipe attende que le délai d’origine soit dépassé avant
d’affirmer que les estimations étaient mauvaises.
Ces
approches sont une façon de faire porter aux membres de l'équipe la
responsabilité du travail, tout en étant juste envers eux, en leur
permettant de prendre part aux estimations et d’y adhérer. Une fois
cette adhésion acquise, ils peuvent légitimement être considérés comme
responsables du travail.
Terminologie de management de projet
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Prévisions. Une
estimation ou des prédictions de situations ou d'événements à venir
dans le déroulement du projet, à partir d'informations et de
connaissances disponibles au moment où les prévisions sont effectuées.
Ces informations sont tirées de la performance passée du projet et de
celle attendue par la suite, et comprennent des éléments susceptibles
d'avoir un impact sur ce projet à l'avenir, tels que son coût final
estimé et son coût estimé pour achèvement.
Problème majeur.
Point à l'étude ou litigieux, en cours de discussion pour régler la
question, ou pour lequel s'opposent des points de vue ou des
divergences.
Abréviations courantes
ETC (anglais) : Estimate to Complete
(français) : Coût estimé pour achèvement
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