N°150: Procéder aux approvisionnements

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Établir la liste longue des fournisseurs

Après avoir rassemblé les exigences, il est temps de chercher tous les fournisseurs qui seraient à même de répondre à vos besoins. Cela peut se faire à travers des recherches sur le web, en parcourant des magazines commerciaux, en consultant d’autres entreprises, etc. Le but de cette étape est d’établir une liste complète (sans devoir être exhaustive) des fournisseurs, que vous voudriez étudier davantage. Cette étape vous aide à vous assurer qu’il n’y aucun candidat potentiel qui échappe à votre attention.

Créer la liste courte des fournisseurs

Effectuez une évaluation initiale globale de la liste longue, en essayant de trouver quelques raisons évidentes pour éliminer quelques-uns des candidats. Par exemple, il se pourrait que certains des fournisseurs soient introduits sur le marché depuis peu ou bien de toute évidence, trop chers. Le but de cette étape est de créer une liste courte de fournisseurs potentiels qui semblent avoir une chance raisonnable de pouvoir répondre à vos besoins. Votre appel d’offres devra être envoyé aux fournisseurs potentiels qui se trouvent sur cette liste. (Si la liste longue n’est pas trop longue, vous pourriez envoyer l’appel d’offres à tous les fournisseurs. Cependant, il est toujours important de réduire la liste jusqu’à ce qu’elle soit assez courte pour que vous puissiez effectivement les comparer et les confronter, au cours de votre sélection finale).

Évaluer la liste courte des fournisseurs

C’est parfois la partie la plus dure de la sélection des fournisseurs. Vous devez établir l’état des capacités des fournisseurs et les confronter avec vos exigences et aux facteurs de pondération, afin de déterminer quel fournisseur a la meilleure chance de répondre à vos besoins. Vous pourriez aussi conduire des interviews avec les fournisseurs, visiter leur site, etc. Normalement, on emploie une sorte de calcul numérique pour déterminer un score pour chaque fournisseur, basé sur le degré de réponse à chacune de vos exigences, multiplié par le facteur de pondération choisi. Le fournisseur qui a le score le plus élevé pour l’ensemble des exigences, devrait être celui qui aurait la meilleure chance de répondre à vos besoins. Lorsque vous avez complété cette étape, vous devriez avoir une liste, établie par ordre de priorité, de fournisseurs qui répondent le mieux à vos besoins.

Faire la sélection finale et négocier le contrat

Dans de nombreuses organisations, l’équipe de projet fait les recommandations finales, puis elle renvoie le processus à la division officielle des achats ou des approvisionnements. En fait, à ce stade, vous devriez avoir toutes les informations requises pour faire le choix. S’il s’agit seulement de sélectionner le meilleur fournisseur, vous devriez avoir les résultats de votre calcul numérique et être en mesure de faire votre recommandation. Si vous devez sélectionner un certain nombre de fournisseurs potentiels, vous pouvez choisir les fournisseurs que vous estimez nécessaires pour répondre à vos besoins.

Lorsque la sélection finale a été effectuée, il faudra encore négocier un contrat ou une licence. Si ce processus ne se déroule pas de manière satisfaisante, vous devriez être préparé à descendre plus bas dans votre liste, pour essayer votre second, puis votre troisième choix, et ainsi de suite, jusqu‘à ce que vous rencontriez les fournisseurs qui répondent à vos exigences minimales.

La donnée de sortie finale d'une négociation de contrat est un contrat. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les types de contrats dans la section Choisissez les types de contrats adéquats à votre projet.

Terminologie de management de projet

Maîtrise des modifications. Identification, documentation, approbation ou refus, et contrôle des modifications apportées aux références de base du projet. Aussi appelée Contrôle des modifications dans certains pays francophones.

Marge libre. Temps maximum dont une activité de l'échéancier peut être retardée sans retarder la date de début au plus tôt de l’une de ses activités successeurs. Voir aussi Marge totale.

Abréviations courantes

CPIF (anglais) : Cost-Plus-Incentive-Fee

        (français) : Contrat en régie à intéressement

Liens intéressants

Logiciel: Element Software

·   Société: Element Software, San Francisco, Californie, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.copperproject.com

·   Catégorie: Gestion de projet basé sur le web

·   Fonctionnalités:

o    Aide les utilisateurs à gérer les projets, les tâches, les fichiers, les ressources, les affectations et les budgets.

o    Offre un entrepôt centralisé pour les documents du projet.

o    Permettre aux utilisateurs de visualiser la disponibilité des équipes, d'allouer des ressources et d'examiner la charge de travail d'examen dans une grille.

o    Permet aux utilisateurs de passer du point de vue du client au point de vue du projet, ou d'utiliser un glisser-déposer dans le calendrier Gantt.