N°152: Ramener un projet dans les délais convenus (partie II)

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Procédez à des changements de personnel sur le chemin critique
Vous avez vu auparavant que la première chose que vous devriez faire, quand vous commencez à avoir tendance à dépasser l’échéancier, est de déterminer la cause. L’une des causes peut être le fait qu’une personne ou plus, parmi celles que vous employez, n’est pas aussi productive que vous ne l’aviez envisagé. Peut-être ces personnes n’ont-elles pas les compétences requises. Il se peut aussi que ces personnes ne soient pas aussi productives dans ce secteur particulier que dans d’autres secteurs.

Indépendamment de tout, il y a probablement des possibilités de remplacer du personnel. Changer le personnel signifie congédier un membre de l’équipe et mettre une personne extérieure à l’équipe à sa place. (Cela diffère de la réaffectation des membres du personnel à l’intérieur de l’équipe.) Il est probable que lorsque votre projet a commencé, vous avez reçu les meilleures ressources disponibles. Cependant, pendant la progression de votre projet, vous pourriez réaliser que d'autres ressources sont devenues disponibles. Ces gens pourraient mieux convenir pour votre projet.

Vérifiez deux fois toutes les liaisons entre les activités

Les liaisons entre les activités de l’échéancier représentent l’ordre dans lequel ces activités doivent être accomplies. Par exemple, si vous construisez une maison, vous ne pouvez pas commencer à installer le toit tant que les structures n’ont pas été érigées et ne sont pas déjà sèches. Si vous tendez à dépasser votre date limite, ces liaisons devraient être validées à nouveau, puisqu'il est possible que l'échéancier risque d’être prolongé par des liaisons entre des activités qui ne sont pas valides. Les liaisons non valides peuvent amener à croire que des activités doivent être exécutées séquentiellement, alors qu’elles peuvent en réalité être réalisées en parallèle. Parfois, le logiciel de gestion de l’échéancier ajoute accidentellement un type de liaison non voulu en raison d’une erreur lors de la saisie des activités. Parfois, c’est le chef de projet qui ajoute intentionnellement une liaison. Mais il s’avère, après un examen ultérieur, que celle-ci n'existe pas vraiment. Il pourrait être pertinent de faire passer en revue l'échéancier par les membres de l’équipe pour vérifier s'ils trouvent des liaisons entre les activités de l’échéancier que le chef de projet pense être valides mais qui ne le sont pas en réalité.

Les liaisons entre les activités de l’échéancier devraient toutes être vérifiées une deuxième fois pour s'assurer que tous les faits sont corrects, avant de penser à des mesures plus drastiques pour ramener le projet dans les délais.

Vérifiez les activités présentant des contraintes de temps

Les activités présentant des contraintes de temps sont celles qui ont des durées qui ne varient pas en fonction du nombre de personnes affectées à leur réalisation. Par exemple, vous pouvez assigner des membres de l’équipe à une formation de cinq jours. La formation dure cinq jours, peu importe le nombre de personnes présentes. Toutes ces activités présentant des contraintes de temps doivent être vérifiées pour valider l'échéancier. Des hypothèses émises pourraient peut-être être modifiées avec une approche différente. Par exemple, si vous avez fixé un délai de trois jours pour qu'un produit soit livré à un client, peut-être que ce délai pourrait être réduit à un jour, en payant davantage pour que la livraison continue durant la nuit. Si vous devez attendre deux jours pour que le béton sèche, vous pourriez abréger cette durée en louant une machine soufflant de l'air sur le béton.

Comprimez l’échéancier (crashing)

Comprimer l’échéancier signifie que la date limite est tellement critique que vous voulez ajouter du personnel au chemin critique, même si ce personnel supplémentaire n’est pas utilisé aussi efficacement qu’il le devrait. Bien sûr, vous voulez essayer d’être astucieux et de prendre la plus grande avance possible sur l’échéancier pour un accroissement minimum des coûts. Cependant, vous êtes seulement en train d’essayer de réaliser l’avance qu’il vous est possible de prendre.

Par exemple, si une personne a été chargée de réaliser une activité en dix jours, vous voulez savoir si deux personnes peuvent la compléter plus tôt. Cependant, il est possible que la deuxième personne n’ait pas les compétences appropriées, et que si vous l’affectez à plein temps, cela ne vous fera gagner que deux jours sur l’échéancier. Normalement, il n’est pas logique d’affecter une deuxième personne pendant huit jours juste pour terminer le travail deux jours plus tôt. Toutefois, si l’échéancier est si impérieux que vous vous trouvez dans un état de stress important, peut-être accepterez-vous cette solution.

Le personnel complémentaire peut provenir de l’équipe de projet ou, temporairement, de l'extérieur de l’équipe. Un des buts de la compression du programme est de réduire au minimum l’accroissement du coût. Cependant, en échange de la réalisation de quelques travaux en avance par rapport à l’échéancier, le crashing entraîne habituellement un certain accroissement complémentaire des coûts du projet. Si le coût n’est pas aussi important que la date limite, « comprimer » un ensemble d’activités peut être une alternative intéressante.

Terminologie de management de projet

Management de l'intégration du projet. Le management de l'intégration du projet comprend les processus et les activités qui permettent d'identifier, de définir, de combiner, d'unifier et de coordonner les différents processus et activités de management de projet au sein des groupes de processus de management du projet. Aussi appelé Gestion de l’intégration du projet dans certains pays francophones.

Marge totale. Temps maximum dont une activité de l'échéancier peut être retardée par rapport à sa date de début au plus tôt sans retarder la date de fin du projet ni transgresser une contrainte de l'échéancier. Elle se calcule à l'aide de la méthode du chemin critique en déterminant la différence entre la date de fin au plus tôt et la date de fin au plus tard. Voir aussi Marge libre.

Abréviations courantes

BAC (anglais) : Budget at Completion

        (français) : Budget à l’achèvement

Liens intéressants

Logiciel: Mediachase

·   Société: Mediachase, Los Angeles, Californie, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.ibnportal.com

·   Catégorie: Gestion de projet et collaboration basé sur le Web

·   Fonctionnalités:

o    Permet aux utilisateurs de créer des équipes de projet en ligne.

o    inclut un portail de collaboration de projet pour créer des tâches, charger des fichiers, partager des agendas et suivre des discussions.

o    Permet aux utilisateurs de créer des portails accessibles personnalisés pour spécifier les membres de l'équipe ou les utilisateurs externes.