N°151: Ramener un projet dans les délais convenus (partie I)

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Les gens qui ont travaillé dans des équipes de projet savent que plusieurs choses peuvent mal tourner et entraîner le projet au-delà de sa date limite. Par exemple, une partie du travail peut s’avérer plus difficile que prévu. Parfois, vous pouvez avoir un grand roulement de personnel qui vous oblige à trouver de nouvelles personnes rapidement. D’autres fois, vous découvrez que des activités ont été sous-estimées.

Indépendamment de la manière dont cela survient, vous constaterez à plusieurs reprises que vous tendez vers un dépassement de la date limite. Si vous découvrez que cela risque de se produire, la première obligation du chef de projet est d’en déterminer la cause. Si vous cherchez des remèdes sans connaître la cause, il est fort probable que la situation se reproduise à l’avenir.

Que devez-vous faire une fois que vous découvrez la cause? Devez-vous informer le client et repousser la date limite du projet? Pas encore. L'obligation du chef de projet et de l’équipe de projet est de procéder aux corrections qui permettront de remettre le projet sur la bonne voie. Si vous tendez à dépasser votre date limite dès le début d'un long projet, vous disposez de multiples options. Si vous êtes plutôt vers la fin du projet, vous disposerez peut-être d’un peu moins d'options. Les techniques suivantes peuvent s'appliquer à votre situation. Notez que cette liste n'est pas établie par ordre de priorité. Quelques techniques peuvent mieux fonctionner dans certaines situations, tandis que d'autres peuvent avoir plus d’efficacité ailleurs.

Effectuez des heures supplémentaires

Tout le monde déteste ça, mais il s’agit d’une solution logique à envisager. Si les gens travaillent plus d'heures, ils peuvent effectuer davantage de travail dans les mêmes délais. Les heures supplémentaires peuvent être la meilleure option si vous êtes près de la fin du projet et que vous avez juste besoin d’une poussée finale pour respecter les délais. Si vous êtes près de la fin du projet, vous pourrez également compenser le temps supplémentaire (par des congés comparables) une fois le projet terminé. Si, en revanche, vous êtes toujours au début du projet, il y a probablement d’autres options plus efficaces à envisager.

Il peut y avoir des implications de coûts associées à cette option, si vous avez besoin de faire appel à des contractuels pour effectuer des heures supplémentaires.

Réaffectez les ressources sur le chemin critique

Le chef de projet doit d'abord comprendre quelles activités sont sur le chemin critique. Après tout, si le projet accuse du retard, c’est que le chemin critique est en retard. Une fois que le chemin critique a été assimilé, vous devriez essayer de déplacer vos ressources les plus productives dans des activités du chemin critique. Lorsque le projet a commencé, il se peut que vous ne connaissiez pas vraiment les membres de l’équipe les plus productifs. Cependant, pendant la progression de votre projet, vous devriez tenter d’affecter votre personnel plus performant dans des activités du chemin critique. Après tout, il s'agit d'activités qui doivent être achevées à temps. Si vous disposez de membres d'équipe moins productifs, il se peut qu'ils passent plus de temps pour achever leurs activités, mais ceci pourrait ne pas causer de problème s'ils sont en train de travailler hors du chemin critique. Soyez prudent, car un retard des activités qui ne sont pas sur le chemin critique peut finir par changer le chemin critique. Vérifiez toujours le chemin critique chaque fois que vous changez l'échéancier.

Terminologie de management de projet

Management de la qualité du projet. Le management de la qualité du projet comprend les processus et les activités de l'entreprise réalisatrice qui déterminent la politique qualité, les objectifs et les responsabilités, de façon à ce que le projet satisfasse les besoins pour lesquels il a été entrepris. Aussi appelé Gestion de la qualité du projet dans certains pays francophones.

Management de projet. Application de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques aux activités du projet afin d'en respecter les exigences. Aussi appelé Gestion de projet dans certains pays francophones.

Abréviations courantes

CPAF (anglais) : Cost Plus Award Fee

          (français) : Contrat en régie avec prime au mérite

Liens intéressants

Logiciel: Buzan Online Ltd

·   Société: Buzan Online Ltd, Cardiff Bay, Cardiff, Royaume Uni

·   URL: www.imindmap.com

·   Catégorie: Mind Mapping

·   Fonctionnalités:

o    Inclut 21 modèles personnalisables.

o    Offre une vue qui anime les branches pour un présentateur de cartes et affiche des notes cachées pour les participants aux réunions.

o    Permet aux utilisateurs d'enregistrer et d'ajouter des fichiers audio et ensuite de les exporter pour être partagés ou manipulés hors de la carte.

o    Utilise des icônes de progression et un digramme de Gantt, des vues feuille de calcul ou cartes.