N°169: Les techniques de constitution du staff

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Utiliser des techniques spéciales pour les équipes dispersées

Dans le passé, une équipe de projet était toujours installée sur un même site. Les raisons étaient évidentes : il n’était pas facile de communiquer et de collaborer avec des gens qui ne se trouvaient pas au même endroit. Aujourd’hui, il est encore courant qu’une équipe se trouve dispersée sur des sites situés à proximité. Cependant, il devient de plus en plus courant que des membres de l’équipe soient physiquement disséminés un peu partout, peut-être pour se rapprocher du personnel externe se trouvant dans les bureaux d’une autre compagnie. Dans certains cas, vous aurez des membres de l’équipe qui font du télétravail, à partir de chez eux. Dans d’autres cas, vous vous associerez avec une tierce personne qui se trouve peut-être à l’étranger.

Tout ceci devient plus courant, aujourd’hui, en raison des avancées technologiques et des nouveaux logiciels. Vous pouvez accéder au réseau de votre entreprise à distance, avec le même débit que si vous étiez dans votre bureau. Des logiciels permettent de partager des documents, de faire des mises à jour en temps réel et de les envoyer au reste de l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent communiquer les uns avec les autres, s’ils le désirent, en organisant des téléconférences ou en utilisant les technologies de la vidéo sur le web.

Tout cela présente des avantages. Cependant, une équipe sur un même site est nettement plus facile à gérer. Aucune technologie ne peut remplacer le fait de se retrouver face à quelqu’un, de pouvoir lui parler, de le toucher. Si vous avez une équipe de projet dispersée, vous devez l’identifier comme un risque lors de la définition du projet. Cela n’est pas un risque majeur, vu qu’il ne pose pas de problème pour l’instant. Cependant, il y a un risque que cela puisse poser un problème à l’avenir. Établissez alors un plan de gestion des risques qui atténuera les risques et évitera que des problèmes surviennent à l’avenir. Prenez en considération les propositions suivantes :

·         Assurez-vous que tout le monde dispose de la même technologie. Assurez-vous que les membres à distance disposent du bon équipement et des bons hardwares et logiciels pour accomplir leur travail. Par exemple, si certains membres travaillent à partir de chez eux, un modem 14.4 ne suffira probablement pas. Vous avez certainement besoin de connections permettant un accès rapide.

·         Utilisez une technologie de collaboration. Il existe de nombreux produits sur le marché qui permettent d’avoir une collaboration plus facile entre les personnes placées sur des sites différents. Ces produits sont, pour la plupart, configurés pour l’Internet. Par exemple, vous pouvez utiliser des logiciels qui permettent à tous de participer à un meeting commun sur la toile, voire de montrer et d’échanger des documents qui intéressent tout le monde.

·         Assurez-vous que tout le monde a une attitude adéquate. Le chef de projet et les membres de l’équipe doivent être particulièrement attentifs et sensibles aux problèmes de collaboration et de travail de l’équipe lorsqu’une partie d’entre elle se trouve éloignée. Un travailleur éloigné peut facilement se retrouver isolé du reste de l’équipe et du travail qui s’y accomplit. Les personnes qui travaillent à distance doivent communiquer d’une manière proactive et être particulièrement capables de travailler de manière indépendante, tout en respectant les délais.

·         Établissez de bons processus de communication. Le chef de projet doit développer un plan proactif des communications pour s’assurer que l’équipe dispersée travaille de concert. Par exemple, il devrait y avoir, si possible, des réunions programmées où les travailleurs éloignés se rencontrent face à face. Si les membres de l’équipe se trouvent dans des villes ou des pays différents, cherchez un moment qui convient à tout le monde et où vous pouvez organiser une télé ou une audioconférence.

·         Planifier les relais. Parfois, de nombreuses personnes installées sur des sites différents travaillent sur le même produit livrable, ou sur un produit livrable relié à celui des autres. Dans ces cas-là, le chef de projet doit établir des règles pour les passages de relais, surtout en cas de décalage horaire. N’abandonnez pas cela au hasard. Établissez des procédures pour vous assurer que les travaux sur des livrables partagés transitent sans accrocs d’une personne ou d’une équipe à l’autre.

En définitive, l’essentiel est que le chef de projet reconnaisse l’existence des risques inhérents à une équipe œuvrant à distance. Dans une certaine mesure, plus une équipe est éloignée, plus le risque devient grand en raison des difficultés liées aux décalages horaires. Cependant, un chef de projet proactif peut contourner ces difficultés en considérant de manière globale les préoccupations liées au personnel, aux logiciels ou à la technologie. Un plan de gestion des risques peut être établi pour atténuer les obstacles et faire en sorte que l’équipe dispersée travaille de concert pour le bien commun du projet et de l’équipe.

Terminologie de management de projet

Plan de management de la communication. Document qui décrit : les besoins et les attentes en matière de communication pour le projet, les modalités et les formats utilisés pour la communication des informations, les dates, heures et lieux de communication, et les personnes responsables des différents modes de communication. Ce plan est inclus dans le plan de management du projet ou peut y figurer comme plan subsidiaire. Aussi appelé Plan de gestion de la communication dans certains pays francophones.

Organiser les activités en séquence. Processus qui consiste à identifier et documenter les relations entre les activités du projet.

Abréviations courantes

FFP (anglais) : Firm-Fixed-Price

       (français) : Contrat à prix forfaitaire