N°147: Gérer l'échéancier et le budget / Références rapides

A lire sur:  Tenstep

Les livrables suivants sont disponibles dans les bibliothèques de modèles TenStep, réalisés pour soutenir ce processus. (Certains de ces modèles ne peuvent être consultés que par des utilisateurs ayant une licence.)

·   Échéancier de projet, mis à jour

·   Journal des éléments de suivi

·   Journal des actions correctives

·   Journal de variation de l'estimation détaillée des coûts

·   Leçons apprises

·   Procès-verbaux des réunions

·   Liste de contrôle de fin de projet

·   Projet d’ordre du jour de la réunion de démarrage

·   Demande de révision de coût.

Activités de l’échéancier

Il est à noter que cette section inclut seulement l’activité associée à la gestion de l’échéancier. Une partie de la gestion de l’échéancier inclut la mise à jour de la situation par rapport aux problèmes majeurs, aux risques, aux demandes de changement de contenu, etc. Cependant, ces activités seront décrites au cours des processus en relation avec ces fonctions du management de projet.

Taille	Informations requises
Petits projets	Les petits projets n’ont pas besoin d’activités spécifiques concernant la gestion et la mise à jour de l’échéancier. Cependant, après avoir passé en revue les activités des  projets de plus grande taille, vous pouvez ajouter des éléments complémentaires, si ces éléments s’avèrent appropriés.
Projets moyens	Activité	Effort	Commentaires
	Mettre à jour l’échéancier	1-4 heures	Chaque semaine. Activité toujours assignée au chef du projet, bien que certaines mises à jour puissent être assignées aux membres de l’équipe. A lieu, d’ordinaire, le vendredi ou le lundi. Beaucoup de tâches de détail constituent cette activité, telles que la mise à jour de l’échéancier, la reprogrammation du projet, le contrôle du chemin critique, etc. Cependant, toutes ces tâches peuvent être résumées par l’activité unique : ‘‘mettre à jour l’échéancier’’.
	Mettre à jour et valider les dépenses courantes par rapport au budget	1-4 heures	Chaque semaine ou chaque mois, selon la disponibilité des informations relatives au budget. Les dépenses réelles doivent être comparées avec le budget estimatif qui aurait dû être dépensé jusque-là. Si le projet semble avoir tendance à dépasser le budget, des actions correctives doivent être entamées.
Grands projets	Activité	Effort	Commentaires
	Tenir une réunion de lancement du projet	8 heures	Démarrage d'un projet. Y compris l'effort de préparation et de récapitulation.
	Mettre à jour l’échéancier	3-6 heures	Hebdomadaire ou bihebdomadaire. Activité toujours assignée au chef du projet, même si certaines mises à jour peuvent être confiées aux membres de l’équipe. Il devrait y avoir une (des) personne(s) chargée(s) de réaliser une partie de la logistique liée à la mise à jour de l’échéancier. (Cette personne est parfois appelée administrateur de projet). Dans ce cas, prévoyez une activité dans l’échéancier pour le travail de cette personne. Cette action a lieu, d’ordinaire, le vendredi ou le lundi.   Beaucoup de tâches de détail constituent cette activité, telles que la mise à jour de l’échéancier, la reprogrammation du projet, le contrôle du chemin critique, etc.  Toutes ces tâches peuvent être résumées par l’activité unique : ‘‘mettre à jour l’échéancier’’.
	Effectuer des rapports supplémentaires sur l'état de l'échéancier	1 heure
	Rechercher d'autres signes montrant que le projet pourrait rencontrer des difficultés.	1 heure	Prendre un pas en arrière et évaluer le cours du projet.
	Ajuster l'échéancier et ajouter plus de détails	4 heures	Effectuer cette opération mensuellement. S'assurer que vous avez toujours trois mois d'activités détaillées. L'échéancier pourrait rester plus vague.
	Affecter le travail aux membres de l'équipe	1 heure
	Mettre à jour et valider les dépenses courantes par rapport au budget	2-4 heures	Chaque semaine ou chaque mois, selon la disponibilité des informations relatives au budget. Les dépenses réelles doivent être comparées avec le budget estimatif qui aurait dû être dépensé jusque-là. Si le projet semble avoir tendance à dépasser le budget, des actions correctives doivent être entamées.
	Valider l'état de tout le projet	4 heures	Mettre en œuvre les révisions à l'achèvement de chaque phase.
	Vérifier l'état des contrats des fournisseurs	1 heure	Chaque mois ou lors des révisions à l'achèvement de chaque phase.
	Clôturer le projet	8 heures	À la fin du projet.
	Clôturer les contrats	4 heures	Fin du projet. S'assurer que tous les contrats sont clôturés.

Terminologie de management de projet

Liaison fin-début (FD). Lien logique selon lequel le démarrage du travail d'une activité successeur dépend de l'achèvement du travail de l'activité antécédente.

Limites de spécification. Zone située de part et d'autre de la ligne centrale (la moyenne) des données tracées sur un diagramme de contrôle qui respectent les exigences du client pour un produit ou un service. Cette zone peut être supérieure ou inférieure à celle définie par les limites de contrôle.

Abréviations courantes

BCWP (anglais) : Budgeted Cost of Work Performed

CBTE  (français) : Coût budgété du travail effectué

Liens intéressants

Logiciel: Designtech

·   Société: Designtech, Luleä, Royaume de Suède

·   URL: www.designtech.se

·   Catégorie: Web-based Project Management

·   Fonctionnalités:

o    Il contribue au suivi des projets simples ou multiples.

o    Offre un outil "bilan de santé" qui permet de suivre par la météo que les membres de l'équipe sont sur la bonne voie pour les prochaines échéances, les examens ou les vérifications.

o    Permet aux gestionnaires de voir comment les projets, les équipes ou les individus sont performants par rapport aux objectifs.