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Après
la lecture de cette partie, vous vous demanderez sans doute pourquoi
tout le monde n’utilise pas de bonnes techniques de management de
projet. Peut-être même vous demanderez-vous pourquoi ne les utilise pas
moi-même ?
Il y a à cela différentes raisons :
· Cela nécessite un investissement préalable à la fois en temps et en effort.
Nombreux sont ceux qui se considèrent comme des « meneurs ». Ils ne
sont peut-être pas très compétents en matière de planification. Souvent,
ils ont tendance à discuter d’un problème puis à aller le régler. Cette
méthode convient à un petit projet de cinq heures. Elle ne peut
nullement s’appliquer à un projet de 5.000 heures. Celui-ci pourra être
mené à terme si vous le planifiez correctement ,au préalable et si vous
pouvez appliquer la discipline nécessaire susceptible de le gérer
efficacement.
· Votre organisation ne s’implique pas.
Il est difficile d’être un bon chef de projet dans une entreprise qui
n’accorde pas d’importance aux compétences en matière de management de
projet. Par exemple, si vous consacrez du temps à donner une bonne
définition du projet et que le client vous demande par la suite pourquoi
vous y avez mis tant de temps , vous ne serez sans doute plus très
enthousiaste quant à planifier votre prochain projet. Pour être
efficace, toute entreprise doit promouvoir un processus commun de
management de projet.
· Vous n'avez pas les compétences appropriées.
Vous trouvez peut-être que l’absence de processus de management de
projet n’est pas une affaire de volonté mais de compétence. Parfois, on
demande aux chefs de projets de gérer ces derniers alors qu’ils n’ont ni
la formation ni l’expérience nécessaires. Dans ce cas, les chefs de
projet auront tendance à se démener sans disposer de la formation et des
outils appropriés pour gérer efficacement les projets. Il se peut que
votre organisation ne possède pas un Bureau des Projets (PMO) ou un
autre organisme chargé de faire usage de ces compétences en management
de projet.
· La direction pense que le management de projet est un logiciel.
Lorsque vous discutez de management de projet avec certains managers,
ces derniers pensent, au début, que vous envisagez d’installer un
logiciel qui vous permettra d’améliorer votre compétence en tant que
chef de projet. A vrai dire, si c’était un logiciel, vous auriez plus de
chance des convaincre de sa valeur. Même si certains aspects du
management de projet, comme l’élaboration et la gestion de l’échéancier,
peuvent avoir recours à un logiciel, ce n’est pas là que réside la
valeur du management de projet. La vraie valeur d'une méthodologie de
gestion de projets réside dans l’utilisation disciplinée de processus
précis et cohérents.
· Vous avez peut-être été « brûlé » (ou enterré vivant) dans le passé.
Dès que vous commencez à parler de processus, de meilleures pratiques
et de modèles, un certain nombre de gestionnaires pensent immédiatement
surplus de travail, retards et "paperasserie". Ils n’arrivent pas à
percevoir immédiatement la valeur qu’apporte une méthodologie. Ce que
l'on reproche généralement aux méthodologies c'est qu'elles sont
encombrantes, qu’elles produisent beaucoup de papier et qu’elles
retardent le travail en cours. Parfois, ces critiques sont légitimes et
fondées, du fait que la méthodologie n’est pas adaptée convenablement à
la taille de votre projet. Par exemple, si vous devez élaborer une
charte de projet de quinze pages, alors que votre petit projet ne
représente que 250 heures de travail, vous serez peut-être rebuté par la
méthodologie de management de projet. Cependant, ceci n’est pas tant un
problème de méthodologie que de mauvaise application de la
méthodologie.
· Les membres des équipes ont peur du contrôle.
Nombreux sont ceux qui aiment effectuer leur travail d'une manière
qu'ils considèrent "créative", et avec le minimum de supervision
possible. Ils redoutent que des techniques de management de projet trop
formelles n’entraînent des contrôles plus stricts qui feraient
disparaître toute créativité et tout plaisir dans leur travail. Dans une
certaine mesure, ils ont raison. Cependant, les procédures standard
éliminent une part de la créativité surtout dans des domaines où elle
n’a probablement pas à occuper le premier rang. Il n'est pas nécessaire
d'être trop créatif lorsqu'on est confronté à une modification du
contenu. Il suffit de suivre les processus standard déjà en place.
· Les chefs de département ont peur de perdre du pouvoir.
Si vous voulez réellement qu’une discipline de management de projet
soit respectée dans votre entreprise, vous devez donner un certain
niveau de contrôle et d’autorité aux chefs de projet. Certaines
organisations et certains managers de niveau moyen dans la hiérarchie ne
veulent pas partager ce pouvoir. Ils acceptent que le chef de projet
s’occupe de la coordination, mais ils veulent, néanmoins, prendre toutes
les décisions et tout contrôler. Un management de projet formel ne sera
pas possible dans une entreprise où cette peur risque de prévaloir.
Certaines
de ces peurs sont naturelles et logiques, tandis que d’autres sont
irrationnelles et infondées. Cependant, bien qu’il y ait des raisons
d’hésiter à faire appel à un management de projet formalisé, ces peurs
doivent être surmontées. La ligne de conduite en management de projet
est la suivante: si la méthode de management de projet a pour
conséquence une certaine lenteur dans l’exécution du projet, ou que le
coût de ce dernier est plus élevé, ou que le projet lui-même soit de
qualité moindre, il serait alors insensé de l’utiliser.
En
fait, c’est l’opposé qui est vrai: l’utilisation de techniques précises
de management de projet feront en sorte que votre projet soit terminé à
temps, que le budget soit respecté et que le niveau de qualité soit
acceptable.
Ceci
dit, lorsque vous utilisez des processus de management de projet,
utilisez-les de façon intelligente. Ne créez pas des processus de
management pour un projet de 10 milles heures si le vôtre ne nécessite
pas plus que 200 heures. Prenez en considération tous les aspects du
management d’un projet et faites en sorte que le processus approprié à
votre projet soit spécifique.
Terminologie de management de projet
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Mettre en œuvre le contrôle qualité. Processus
qui consiste à surveiller et enregistrer les résultats des activités
liées à la qualité pour évaluer la performance et recommander les
modifications nécessaires.
Modification du contenu.
Modification du contenu du projet. Une modification du contenu entraîne
presque toujours un ajustement du coût ou de l'échéancier du projet.
Abréviations courantes
FPIF (anglais) : Fixed-Price-Incentive-Fee
(français) : Contrat à prix fixe avec intéressement
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