Tolérances du projet (partie I)

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Tolérances du projet (partie I)

Vous avez tous lu des histoires au sujet du grand nombre de projets qui échouent. Selon les rapports que l’on lit, on apprend que plus de la moitié, voire 80% d’entre eux échouent! Selon ces mêmes rapports, plus le projet est grand, plus il y a de chances qu'il échoue. Cependant, si vous considérez les projets dans votre entreprise, diriez-vous vraiment que 80% d'entre eux sont défectueux? 50% d’entre eux seraient-ils même considérés comme des échecs? Il n'y a aucun doute que quelques-uns sont des échecs absolus. Ils subissent des accidents, sont annulés, prennent fin nettement au-delà du budget et de la date limite, ou sont inférieurs aux attentes. Cependant, y a-t-il vraiment 50% à 80% des projets qui correspondent à cette définition ?

Tolérances

Pour répondre à la question de savoir combien de projets ont échoué, vous devez d'abord comprendre la définition d'un projet raté. Le concept qui joue un rôle clé, dans ce contexte, est alors celui de tolérance. Si vous estimez qu'un projet coûtera 230.000 €, est-ce que votre projet est un échec si le coût effectif est de 230.500 €? Vous avez dépassé votre budget, n’est-ce pas? Oui, mais ceci entre dans la zone de tolérance. Si vous livrez avec moins de 500 € de dépassement sur un budget de 230.000 €, l’équipe devrait vous porter sur ses épaules et vous faire faire le tour des bureaux de votre entreprise, tellement cela relève de l’exploit.

Votre entreprise doit établir le niveau de tolérance qu’elle considère raisonnable pour ses projets. Dans certaines entreprises, par exemple, le niveau de tolérance varie de -10% à +5%.

Si vous fournissez le projet avec un dépassement de budget de 5%, il sera toujours considéré comme une réussite. Pour notre projet de 230.000 €, cela signifie que nous pourrions avoir un dépassement de budget allant jusqu’à 11.500 € et continuer à le considérer comme étant réussi.

D’autre part, si le coût final est en dessous de plus de 10% par rapport au budget, cela posera également un problème. Ici, le problème est que l’entreprise doit normalement livrer des projets qui répondent aux attentes : si le commanditaire avait su que le projet coûterait réellement beaucoup moins que ce qui avait été estimé, il aurait pu prendre d'autres décisions concernant le budget inutilisé. L'estimation des coûts doit être aussi précise que possible et devrait également inclure tout changement du contenu formellement approuvé. Si votre budget original était de 200.000 € et que le client a approuvé 30.000 € complémentaires dans le cadre des modifications du contenu, le montant final dont vous aurez la responsabilité est de 230.000€, plus les tolérances.

Normalement, il y a également des tolérances concernant les dates limites. Si vous estimez la durée d’un projet à six mois et qu’il est achevé en six mois et une semaine, cela est normalement acceptable. Votre date limite originale doit également être reportée si des modifications du contenu ont été approuvées. Naturellement, tous les projets n’ont pas cette flexibilité. Les projets de logiciels de passage à l’an 2000, par exemple, devaient être fins prêts pour le 31 décembre 1999. Une semaine de retard n’aurait pas été concevable.

Terminologie de management de projet

Organisation matricielle. Structure organisationnelle dans laquelle le chef de projet partage avec les responsables fonctionnels la responsabilité de fixer les priorités et de diriger le travail du personnel affecté à ce projet.

Planifier le management des risques. Processus qui consiste à définir les méthodes de conduite des activités de management des risques d'un projet. Aussi appelé Planifier la gestion des risques dans certains pays francophones.

Abréviations courantes

CV (anglais) : Cost Variance

EC (français) : Écart de coût