Dématérialisation de factures fournisseurs : 6 erreurs à éviter (1/2)

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vendredi 10 juin 2011
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Répondre en privéCyril VAZQUEZGérant et consultant, OpiomVincennes, France
Un projet de dématérialisation des factures des fournisseurs comporte de nombreux pièges : le document traité est à la fois un support commercial, comptable, juridique et fiscal ; son traitement fait intervenir la comptabilité, le contrôle de gestion, les acheteurs des services et parfois la direction. Enfin, comme tout projet de dématérialisation, il y a de fortes implications à la fois techniques et métier. Voici, dans ce premier billet, trois des erreurs à éviter. Dans une seconde partie, nous détaillerons trois autres pièges qui guettent les entreprises. 1) Mal évaluer le périmètre métier à couvrir.L'envergure d'un projet de dématérialisation des factures fournisseurs dépend en grande partie du niveau de complexité lié au métier que l'on souhaite y intégrer: cela va de la "simple" circulation pour validation jusqu'au transfert intégral du métier des comptables au sein de la nouvelle solution avec des implications comptables, analytiques et sur les flux de marchandises pour les achats d'approvisionnement.Si ces projets se traduisent par des besoins d'intégration plus forts aux systèmes d'information en place, ils sont aussi l'occasion de formaliser les règles métier et les bonnes pratiques, ce qui n'a pas toujours été fait dans le SI existant en raison des coûts que ces ajouts engendraient ou faute d'une volonté forte des directions. Pour disposer d'une analyse complète, il est alors nécessaire de réaliser un audit des processus et un recueil des pratiques réelles du service comptable à prendre en compte dans la solution cible. 2) Ignorer l’existant.Si le projet intègre de nombreux aspects métier, il va se traduire par un accroissement de la complexité des interfaces entre la nouvelle solution et les systèmes d'information existants. Il faut donc avant tout vérifier que ces développements seront possibles techniquement, via un audit des systèmes d'information. La disponibilité des ressources humaines nécessaires pour établir ces interfaces, au sein de la DSI ou en faisant appel à un prestataire, est un autre critère important car ce facteur peut générer des retards dans le projet. Au-delà de cette faisabilité technique, la qualité des référentiels employés engendre aussi des difficultés. Par exemple, dans le traitement des factures, il faudra commencer par identifier le fournisseur, le plus souvent via son identifiant fiscal. Or ce dernier n'est pas systématiquement renseigné dans le système comptable. Pour régler cette situation, l'entreprise devra réaliser une campagne de mise à jour des référentiels, ce qui peut prendre plusieurs semaines. Conséquence : le démarrage du projet sera alors peu satisfaisant. 3) Choisir le mauvais prestataire.Ce type de projets fait appel à de multiples technologies (lecture automatique de documents, GED/workflow, interfaces au SI...), mais nécessite aussi une bonne compréhension des aspects métier. Le prestataire choisi doit posséder à la fois les compétences techniques adéquates et ce vernis métier, sinon les incompréhensions vont se multiplier. Comme dans tout projet informatique, le donneur d'ordre doit par ailleurs bien contrôler l'avancement des travaux - et leur qualité - ainsi que se donner les moyens de changer de prestataire en cours de route, en exigeant notamment une documentation projet détaillée (surtout sur les spécifiques ou les interfaces) et la réversibilité (charges associées au transfert vers un tiers en cours de projet). A suivre...

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