Tenstep N°156: Gérer les communications / Projets de taille moyenne

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Au début du projet

Planification des communications

	Rôle	Gérer la communication (projets moyens)
1	Chef de projet	Envisager la création d’un plan de management des communications Plus le projet est grand, plus il a besoin d’un plan formel de management des communications. Cela est encore plus important si le projet entraîne un changement culturel. Si le projet a besoin d’un plan de management des communications, référez-vous au processus utilisé pour les grands projets.
2	Chef de projet	Envisager l’utilisation d’un processus simple de gestion des  documents Si le projet moyen devient grand, le chef de projet doit envisager la gestion de la documentation du projet afin qu’une documentation copieuse soit bien organisée et structurée. Une planification préalable de cette activité vous permettra d’éviter les problèmes au cours du projet.

Lors de tout le cycle de vie du projet

Rapport de performance

3	Chef de projet, membres de l’équipe, client	Planifier des réunions de revue du projet et  y assister L'équipe devrait tenir des réunions de revue du projet à un rythme hebdomadaire ou bihebdomadaire. Si le chef de projet le préfère, il peut organiser une réunion de revue du projet avec l’équipe de projet et une réunion distincte avec le client. Il doit y avoir un ordre du jour standard pour les réunions, et celles-ci ne doivent pas durer plus d’une heure. En général, le but de ces réunions est d’informer de la situation, et non de résoudre des problèmes. (Un modèle d’ordre du jour pour une réunion de revue du projet est inclus dans la partie des livrables).
4	Chef de projet	Élaborer des rapports d’avancement destinés au commanditaire et aux parties prenantes Il est important pour le chef de projet d’utiliser des rapports d’avancement et d’autres méthodes de communication pour gérer les attentes. Le chef de projet transmet le rapport d’avancement du projet à toutes les parties prenantes, toutes les deux semaines ou une fois par mois. En fonction du cycle d’établissement des rapports financiers de l’institution, le rapport d’avancement du projet peut comporter aussi un rapport financier.
5	Membres de l’équipe	Créer le rapport d’avancement pour le chef de projet Les membres de l’équipe du projet doivent envoyer un rapport d'avancement hebdomadaire ou bihebdomadaire au chef de projet, détaillant leurs progrès pendant la période couverte par le rapport. Ces informations sont employées par le chef de projet pour mettre à jour chaque activité assignée par l'échéancier du projet. Ce rapport est un complément de la réunion de revue du projet. Si le chef de projet est au courant des détails de la situation en cours concernant chaque membre de l’équipe, le rapport d’avancement peut ne pas être demandé. Cela peut être le cas si le chef de projet, parallèlement à ses fonctions de chef de projet, est aussi engagé directement dans l’élaboration des livrables du projet. On peut coordonner les rapports d’avancement avec les réunions de revue du projet de la manière suivante : l’équipe soumet ses rapports d’avancement au chef de projet le dernier jour ouvrable de la semaine. Ce dernier met à jour l’échéancier et le budget le premier jour ouvrable de la semaine suivante et achemine son rapport d’avancement au commanditaire et aux parties prenantes le jour même. Le chef de projet et l’équipe tiennent une réunion de revue du projet le second jour ouvrable de la semaine pour examiner la situation du projet et assigner du travail. Cette séquence permet au chef de projet d’être au courant des activités à la fin de la semaine et de préparer une réunion performante avec l’équipe et le client, au début de la semaine suivante.

Terminologie de management de projet

Matrice de traçabilité des exigences. Tableau qui associe les exigences à leur origine, et les suit tout au long du cycle de vie du projet.

Management des ressources humaines du projet. Le management des ressources humaines du projet comprend les processus permettant d'organiser et de manager l'équipe du projet. Aussi appelé Gestion des ressources humaines du projet dans certains pays francophones.

Abréviations courantes

CPI (anglais) : Cost Performance Index

IPC  (français) : Indice de performance des coûts

Liens intéressants

Logiciel: Kovair Software Inc.

·   Société: Kovair Software Inc., Milpitas, Californie, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.kovair.com

·   Catégorie: Management de projet IT basé sur le Web

·   Fonctionnalités:

o    Fournit un flux de travail pour la mise en œuvre des processus de gestion de projets IT répartis sur plusieurs sites et organisations.

o    Aide à s'assurer que des processus standardisés et des méthodes sont utilisés pour le suivi et la gestion des modifications du projet.

o    Produit des rapports de tendance en temps réel et les documents qui intègrent l'information provenant de sources multiples.