mercredi 12 décembre 2012

N° 155: Gérer les problèmes / Grands projets

A lire sur:  Tenstep


Rôle
Gérer les problèmes / Grands projets
Chef de projet
Identifier le problème et le documenter dans un formulaire de soumission de problème
Demander à toutes les parties prenantes du projet, y compris l’équipe du projet, les clients, le commanditaire, etc., d'identifier les problèmes majeurs potentiels. Ces derniers devraient être identifiés verbalement ou par écrit, mais ils doivent être formellement documentés par écrit dans un formulaire de problèmes majeurs.
Chef de projet
Déterminer si le problème est vraiment majeur
Le chef de projet détermine si le problème peut être résolu par l’équipe ou s’il doit être classé comme un problème majeur.
Chef de projet
Consigner le problème dans le journal des problèmes majeurs
S’il s’agit vraiment d’un problème majeur, le chef de projet l'inscrira dans le journal des problèmes majeurs.
Chef de projet, commanditaire
Déterminer qui doit être impliqué dans la résolution du problème
Le chef de projet détermine qui doit être impliqué dans la résolution du problème. Il se peut que le commanditaire doive être impliqué, mais il est aussi possible qu'il n’ait pas l’expertise nécessaire pour apporter de l’aide dans le processus de résolution, comme dans le cas où celle-ci nécessiterait les services de personnes compétentes dans des domaines techniques ou légaux. Le problème pourrait aussi être lié au contrat et donc avoir besoin d’être résolu par la division des achats. Cependant, à un certain moment, des alternatives doivent être discutées et une solution doit être trouvée. Il est donc important de déterminer à l'avance qui sera impliqué dans cette dernière phase de résolution du problème majeur.
Chef de projet, membres de l’équipe
Charger un membre de l’équipe de faire l’analyse et de trouver les alternatives
Le chef de projet peut charger un membre de l’équipe de mener une enquête au sujet du problème majeur. (Le chef de projet pourrait également s'en charger  lui-même). Le membre de l’équipe cherchera les options disponibles pour résoudre le problème majeur. Pour chaque option, il devra également estimer l’impact sur le projet en termes de budget, de délais et de contenu.
Chef de projet, commanditaire, parties prenantes
Obtenir l’accord sur la solution
Les diverses alternatives et leur impact sur les délais et le budget sont consignés dans le formulaire de soumission de problème majeur. Pour la résolution de ce dernier, le chef de projet doit présenter l'analyse, l'impact et les solutions de rechange appropriées au commanditaire du projet et aux autres parties prenantes. Le chef de projet peut aussi prendre l’initiative de recommander particulièrement certaines des alternatives.
Chef de projet
Fermer le journal des problèmes majeurs
Le chef de projet documente la résolution ou la ligne de conduite dans le journal des problèmes majeurs.
Chef de projet
Clore le formulaire de problème majeur
Le chef de projet documente la résolution du problème majeur dans le formulaire de problème majeur, et ensuite il clôt et archive le document.
Chef de projet
Ajouter le  plan d’action à l’échéancier
Une fois qu'une solution est adoptée, les activités correctives appropriées sont ajoutées à l’échéancier du projet pour s’assurer que le problème majeur sera résolu.
Chef de projet
Mettre la charte à jour, si nécessaire
Si la résolution d'un problème majeur affecte le budget, l'effort de travail ou la durée du projet, la charte du projet doit être mise à jour.
Chef de projet
Communiquer à travers le rapport d'avancement
Le chef de projet communique la situation du problème majeur et sa résolution aux membres de l’équipe du projet et à toutes les autres parties prenantes concernées et ce, à travers les processus établis dans le plan des communications du projet, y compris le rapport d'avancement du projet.

Terminologie de management de projet
Management des délais du projet. Le management des délais du projet comprend les processus permettant de manager l'achèvement du projet dans le temps voulu. Aussi appelé Gestion des délais du projet dans certains pays francophones.
Menace. État ou situation défavorable au projet : ensemble de circonstances négatives, d'événements négatifs, risque qui, s'il survient, aura un impact négatif sur l'objectif du projet, ou encore possibilité de modifications négatives. À comparer à Opportunité.
Abréviations courantes
EV (anglais) : Earned Value
VA  (français) : Valeur acquise
Liens intéressants
Logiciel: Instantis Inc.
·   Société: Instantis Inc., Santa Clara, Californie, États-Unis d'Amérique
·   URL: www.instantis.com
·   Catégorie: Gestion de portefeuille de projet
·   Fonctionnalités:
o    Offre une vue descendante des investissements TI.
o    Permet aux utilisateurs de composer et de partager des projets et des tableaux de bord au niveau du portefeuille et des rapports à toutes les phases du cycle de vie du projet.
o    Permet aux utilisateurs de capturer et d'évaluer des idées de projets d'amélioration de processus en ligne.
o    Aide à gérer les métriques de projet, de programme et de portefeuille.

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