A lire sur: Tenstep
Avant
que vous puissiez être un bon « chef de projet » et appliquer les
bonnes techniques de « management de projet », vous devez d’abord être
sûr que le travail que vous êtes sur le point d’entreprendre est bel et
bien un projet. Certains disent que tout travail est un projet, mais
cela n’est pas tout à fait exact. Il existe en réalité de nombreux types
de travail : la maintenance, aussi appelée le support, les opérations
comptables, la gestion, les projets, etc.
· Par
le travail de maintenance, on maintient les solutions déjà existantes.
Pour l’équipe de développement de solutions informatiques, le travail de
maintenance consiste à répondre aux questions qui leur sont posées, à
assister à des réunions régulièrement planifiées, à résoudre des
problèmes dans les systèmes déjà en fonctionnement, etc. Pour le
personnel chargé des ventes, cela peut consister à répondre aux
questions des clients, modifier les contrats existants, rectifier les
factures erronées des clients, etc.
· Le
travail d’opérations comptables est un travail régulier nécessaire au
bon fonctionnement des affaires courantes. Pour un comptable, cela
pourra consister à vérifier les rapports, équilibrer les comptes,
assurer les écritures comptables, etc.
· Le travail de gestion est requis pour gérer et diriger les personnes et les processus d’affaires.
Ces
différentes catégories de travail représentent avant tout une part
constante et habituelle de votre quotidien. C’est le travail que vous
effectuez aujourd’hui, que vous effectuerez demain et dans un mois.
À
l’inverse, les projets, quant à eux, ne sont pas routiniers. Ce qui
différencie avant tout les projets des catégories de travail
précédemment citées est d’avoir des dates de début et de fin bien
définies. Il est un point dans le temps où le travail n’existe pas
encore (avant le projet), un autre où il existe (le projet) et, enfin,
un dernier où il n’existe plus (après le projet). C’est ce critère qui
permet de déterminer si un travail est effectivement un projet ou non.
Il existe plusieurs options pour déterminer les évènements marquant le
début et la fin d'un projet. Ces évènements ainsi que la définition de
la date de début et de fin varient d'une société à une autre.
Les autres caractéristiques d'un projet comprennent:
· Tous
les projets sont uniques. Même si un projet est semblable à un autre,
il est tout de même unique en termes de cadre temporaire, de ressources,
d'environnement du travail, etc.
· Les projets aboutissent à la création d'un ou de plusieurs livrables.
· Les
projets disposent de ressources affectées - à plein temps, à temps
partiel ou les deux à la fois. Cela est reflété par un budget déterminé
ou un budget implicite basé sur les ressources affectées.
· Les projets disposent d'un contenu de travail défini.
Ceci
dit, il faut rester pratique. En théorie, des projets peuvent
nécessiter une heure, 100 heures, ou 100.000 heures de travail. Ainsi,
vous devez être conscient que bien que la réalisation d’un petit produit
livrable soit un projet, celle-ci ne nécessite ni la structure ni la
discipline dont on pourrait faire usage quand il s’agit d’un projet de
plus grande envergure. Un projet d’une heure, vous le réalisez de la
façon la plus simple. La planification, l’analyse et la conception sont
élaborées dans votre tête. Pour un projet de vingt heures, vous opérez
en général de la même façon. Cependant, vous devriez cette fois
planifier un peu, peut-être communiquer un peu, et traiter quelques
problèmes. Un projet de cent heures nécessite probablement déjà trop de
travail pour ne pas songer à tout planifier et à tout gérer mentalement.
Vous devriez, par exemple, commencer à définir le travail et à établir
un échéancier du projet simple. Un projet de 5.000 heures nécessite
toute une discipline de management de projet. À l’autre extrême, un
projet de 100.000 heures nécessite probablement trop de travail pour que
vous puissiez tout avoir en tête. Il vous faudra décomposer le grand
projet en de plus petits projets ayant des liens entre eux, afin
d’effectuer la totalité du travail.
Il
y a des critères qui permettent de déterminer si un projet doit être
considéré comme petit, moyen ou grand. N’oubliez pas que ce ne sont que
des indications qui ont besoin d’être ajustées et validées par votre
organisation.
Avant
de suivre les différentes étapes de la méthodologie TenStep,
assurez-vous que vous avez bien un projet et que vous choisissez la
discipline et la rigueur qui seront à sa mesure.
Terminologie de management de projet
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Sous-phase. Subdivision d'une phase.
Résultat.
Donnée de sortie résultant de l'exécution de processus et d'activités
de management du projet. Les résultats comprennent les aboutissements
(systèmes intégrés, processus révisés, organisation restructurée, tests,
personnel formé, etc.) et les documents (politique interne, plans,
études, procédures, spécifications, rapports, etc.). Ne pas confondre
avec un Produit. Voir aussi Livrable.
Abréviations courantes
RBS (anglais) : Resource Breakdown Structure
(français) : Structure de découpage des ressources
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