jeudi 6 février 2014

How to Keep The Momentum Going

A lire sur: ProjectManager.com

At the beginning of a project there's normally a massive burst of energy and you feel like you are making lots of progress. But it can slow down. If you want to achieve your objectives you need to know...
Keep your whole team working effectively with these simple tips.
Tip #1: Set achievable deadlines
Complete everything by Friday? That's a lot to ask. So set deadlines for your team members that are achievable. In fact, it's even better to get them to help you set the deadlines. If they sign up to completing a task by a particular date then they are far more likely to achieve it than if you told them what the deadline is.
Split big tasks into smaller tasks so that each part has a separate end date. This will also make the deadlines more achievable and easier to monitor.
Tip #2: Monitor progress
You'll be able to see how well you are making progress on your project if you monitor the status of each task. Monitoring will also help you see if anything (or anyone) is slowing down, allowing you to talk to them about keeping the momentum going. Use real-time information to check the progress of tasks and ensure that everything is moving forward.
Of course, you need a plan to monitor progress against, so make sure you have all the tasks and proposed completion dates noted down for you to check against.
Tip #3: Share your progress with others
It isn't enough for you to know that progress is being made. In order for others on the team to feel as if they are achieving their project goals everyone should be updated on the project progress. This is easy to do with ProjectManager.com. You can quickly produce project reports to show progress against your plan and share them with the whole team with just a few clicks.
Being able to see that the project is moving forward is a great motivator and will help the team keep going towards those end goals.
Tip #4: Celebrate success
Don't wait until the end of the project to celebrate success! Find a few moments through the project where something has been achieved that is worth shouting about and celebrate those. For example, the end of the testing phase when you have a product that is fit for shipping, or the completion of a big piece of design. It really doesn't matter what you are celebrating as long as it is linked to the project somehow and you can use the occasion to demonstrate what progress is being made and what is still to do. Even small celebrations motivate team members which in turn helps you drive the project onwards.

Tip #5: Don't take on too much
A massive project can be daunting for everyone on the team and you might find that work slows down because people are overwhelmed. Split your project into smaller phases and deliver it a bit at a time. This can help structure the work into achievable pieces and make it manageable. If it feels less daunting, the team will be more confident about making progress.


What to Look for When Hiring Social Media Tech Talent in 2014

A lire sur: http://www.cio.com/article/745501/What_to_Look_for_When_Hiring_Social_Media_Tech_Talent_in_2014

Social media professionals need to have a specific set of communication and technical skills as well as varied experience if you expect them to be a strategic part of your business in 2014.

By  
Tue, January 07, 2014

CIO — As social media evolves to become a major platform of engagement with your customers and partners in 2014, so, too, will the skillsets needed to make sure it's being used efficiently and effectively.
Social Media Success
Social networks like Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram and others are still relatively novel for companies in terms of trying to use them to extend their reach and better engage and track customer and partner behavior, says Kimberly Samuelson, director of ECM strategy at Laserfiche.
"For many companies, their first pass was, 'Let's use an intern, or someone really young, because they inherently know how to do this stuff,' but it quickly become apparent that wasn't the right approach."
--Kimberly Samuelson, Laserfiche.
Because of its newness, many companies initially hired young, less-skilled talent to manage and implement social media strategies out of a misguided assumption that these employees would know intuitively how to use and best leverage social media, she says.
"From a corporate perspective, it was hard, at first, to figure out how to use social media effectively," Samuelson says. "For many companies, their first pass was, 'Let's use an intern, or someone really young, because they inherently know how to do this stuff,' but it quickly become apparent that wasn't the right approach," she says.

Finding the Right Skills and Experience

Focusing on talent that knows and understands these platforms only from a consumer perspective completely ignores the strategic business applications of social media and the complex psychological, marketing, technical and big data aspects that are a huge part of a successful social media implementation, Samuelson says. That's why it's crucial that social media talent have a specific mix of skills and experience, she says.
"Talent in these areas should have some experience with traditional platforms of engagement -- the typical marketing and communications areas. You need someone who has customer service experience; who can handle customer interactions, complaints and negative engagement. But these also are technical platforms, so work should also understand how consumers use technology and have some tech expertise themselves," Samuelson says.
Social media careers
"In addition, there should be emphasis on the psychology of human interaction to be able to effectively use social media to get to customers and partners," Samuelson says. "With all of these skills, an intern or a freshly minted grad just isn't going to cut it," she says.

Social Is Strategic

Based on the types of social media positions available, it seems employers are starting to understand the strategic role social media can play in their business, says Shravan Goli, president at Dice.com, and they're trying to hire accordingly.

mardi 4 février 2014

Les barbares attaquent la DSI

A lire sur: http://www.zdnet.fr/actualites/les-barbares-attaquent-la-dsi-39796825.htm

Sommaire : C'est le thème d'une conférence qui s'est tenue à Paris et qui décrit les charges successives sur la DSI des entreprises logicielles, des applications de l'informatique grand public et des nouveaux acteurs du Cloud. Découvrez vite ces nouveaux barbares avant qu'ils ne vous découvrent!

Les barbares attaquent la DSI!

Rassurez-vous c'est le thème d'une conférence qui s'est tenue à Paris, le mardi 7 janvier, et non les gros titres d'un nouveau mouvement social ou la contestation d'une nouvelle taxe. On est encore entre gens "civilisés" à la DSI, et la sécurité peut continuer d'y régner en maître, voire même parfois en dictateur.
D’ailleurs, on y est peut-être un peu trop "civilisé" dans cet Empire du Système d'Information d'Entreprise, avec ses codes, ses fournisseurs et ses traditions.
Il y a même un peu trop de règles, de normes, de contraintes à respecter... pour justement sécuriser le SI et pour en maîtriser son utilisation et l'évolution de ses applications.
Trop par rapport à quoi ?
Par rapport à ce qui se passe de l'autre côté des murs de la DSI et de ses Firewalls. Une terre où on y entend que les applications et le poste de travail sous Win7, quand ce n'est pas XP, sont de moins en moins au goût des salariés qui se plaignent de son ergonomie, du manque de formation, de sa complexité. Et aussi des contraintes qu'ils ne comprennent pas.
Que s'est-il passé ?
L'informatique devient une commodité qui s'achète à Noël sous des formes plus modernes que le bon vieux PC qui les attend au bureau. Et ces nouveaux usages, outre le sacré coup de vieux qu'ils infligent a l'image du SI, et parfois à celle de la DSI, donnent a nos utilisateurs des envies de surf, de partage, d'accès sans fil qui ne leurs sont pas toujours offertes dans l'entreprise.
Pire, ce sont même les clients de l'entreprise, des gens hyper-connectés, qui parfois n'en veulent plus et délaissent les sites internet institutionnels pour des applications mobiles et des réseaux sociaux grand public qu'ils utilisent pour parler des entreprises.
Dans ce climat de grogne montante, les barbares se préparent à envahir l'Empire et à ne plus respecter toutes ces règles pour conquérir les utilisateurs, puis les métiers et fournir à l'entreprise des services informatiques en lieu et place de son SI propre.
C'est l'argumentation développée pendant plus d'une heure trente et qui s'est suivi d'un débat enflammé avec la salle dans un vieil immeuble du Marais. Et Nicolas Colin sait de quoi il parle quand il prône la rupture devant une salle pleine à craquer.
Énarque, ancien Inspecteur des finances ayant travaillé sur lataxation de l'économie numérique dans un rapport rendu l'an dernier, a quitté la trajectoire naturelle que prennent généralement ce type de "comètes", pour co-fonder, ailleurs dans l'univers et loin de l'Administration, un incubateur / accélérateur de startup: TheFamily.
Une pépinière pour justement couver les bébés barbares, avant qu'ils n'aillent se confronter à la réalité du marché, dans toutes les industries. Vous trouverez sur le blog de TheFamily les vidéos des autres conférences où les barbares attaquent la finance, la grande distribution et même le consulting 
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GreenSI n'est pas allé à cette conférence par hasard. La transformation de la DSI et le nouveau rôle du DSI sont des thèmes d'analyse récurrents de ce blog. Cependant la suite de ce billet retrace les principales idées discutées lors de la conférence et n'est pas une analyse de GreenSI, même si GreenSI partage plusieurs de ces idées.
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La DSI a souvent accompagné la transformation de l'entreprise

Après des années de bons et loyaux services d'automatisation, puis d'amélioration des processus, la DSI a finalement toujours été une fonction a l'avant garde de la transformation de l'entreprise. Ce qui d'ailleurs ne lui a pas toujours attiré la bienveillance des métiers, auxquels elle pouvait finalement parfois faire de l'ombre.
Aujourd'hui dans un contexte où la transformation numérique demande encore plus de coordination entre l'informatique et les métiers, la question du rôle de la DSI pour accompagner voire mener cette nouvelle transformation se pose de façon plus saillante. Et le challenge est de taille. Car l'entreprise ne se mesure plus à ses concurrents traditionnels avec qui elle partage souvent une culture commune, mais a de nouveaux entrants qui n'avaient jamais été vus comme une menace par les États-majors parfois "illettrés du numérique". Par contraste, de plus en plus des dirigeants "côté barbares" passent directement de l'école à la startup, sans passer par la case entreprise.
Il est de plus surprenant de constater que les quelques exemples de systèmes d'information stratégiques développés par des DSI, se soient terminés dans la filialisation de l'entité : comme celui de Hulu, d'American Airlines avec Sabre ou encore plus près de nous de Michelin avec Michelin Solutions ou Dassault avec Dassault Systèmes. Et il ne s'agit pas d'une externalisation de l'entité pour une réduction des coûts, mais bien pour de la création de valeur avec la commercialisation d'une offre où le numérique est déterminant.
Ces succès ont pu prendre leur envol en prenant leur propre autonomie et en devenant de nouveaux métiers numériques des entreprises qui les ont créés. La transformation de l'intérieur serait-elle si difficile? A méditer...

Quel rôle pour la DSI dans une informatique de commodité?

Aujourd'hui l'IT devient de plus en plus une commodité.
Que ce soit avec l'informatique utilisateurs, tirée par l'innovation pour le grand public, dont le rythme d'innovation est sans commune mesure avec celui de l'entreprise. Mais aussi avec la convergence dans le Cloudd'applications et d'infrastructures de plus en plus standardisées et globalisées mondialement. Même ceux avec de grands datacenters ne peuvent égaler les économies d'échelles des géants du Cloud.
Le "legacy", ces applications développées ces dernières années, sans intégrer le nouveau paradigme régulièrement décrit pas GreenSI (Cloud, Data, Social et Mobile); devient un synonyme de "non standard" Et le coût de gestion de ce "legacy", augmente relativement plus vite que le reste.
Autre tendance notable: il se développent des SI de moins en moins centralisés et de plus en plus repartis, chez les salariés (BYOD), chez les clients et sur ces plateformes Cloud des géants du web. La part du SI géré dans l'entreprise par la DSI est donc en train de fondre de plus en plus. De plus, la DSI se veut souvent centralisée dans son modèle, ce qui la plonge dans une grande perplexité quand elle doit imaginer de gérer la sécurité dans un monde ouvert.
Et coté applicatif, comment analyser les données si les stocks d'information autrefois bien localisés (base de données) se transforment maintenant en flux d'information diffus ?
Le cœur de métier de la DSI est finalement aussi dépassé que son SI, offrant des brèches très favorables à l'invasion des barbares.

Les invasions barbares ont commencé

La première invasion à l'horizon ce sont les entreprises logicielles. Des entreprises où le business est devenu l'IT ce qui leur donne un avantage concurrentiel majeur pour se déployer via Internet et mettre en difficulté les entreprises ayant une DSI trop "traditionnelle".
Amazon est l’archétype de cette entreprise qui aurait pu rester le distributeur de livres et d'autres produits, sans jamais développer son Cloud. Un cloud qui est à la fois sa propre infrastructure IT et un produit qu'elle commercialise (Amazon Web Service). Chacun nourrissant l'autre. Et on apprend à cette conférence que ce serait par orgueil qu'Amazon serait devenue une société logicielle, dans une Silicon Valley où être un simple épicier n'est pas le plus valorisé des métiers...
Netflix, l'offre de vidéo à la demande, courtisée cette semaine par Fleur Pellerin au CES à Las Vegas pour accélérer son déploiement en France, est une autre de ces entreprises qui par le numérique a développé une capacité à concurrencer l'industrie du cinéma et de la TV.
Et méfiez-vous. Car comme leur spécialité c'est la technologie, ces "Tech companies" peuvent s'attaquer a de nombreux secteurs sans en être issus comme l'a monté un billet précédent de GreenSI. La rumeur dans la Silicon Valley dirait qu'une des raisons pour Apple d'avoir recruté Angela Ahrendtsl'ex-DG de Burberry serait  de vouloir commercialiser son savoir-faire, son logiciel et son matériel, pour équiper des boutiques d'un nouveau genre, à l'image de Apple Stores. A suivre...
La seconde invasion ce sont les applications grand public gratuites qui vont s'installer comme application de productivité parmi vos salariés et déporter ainsi une partie du SI de l'entreprise dans le Cloud public... sans maitrise de la DSI.
On parle des Dropbox ou Evernote, qui s'imposent de plus en plus comme des alternatives pour capturer, stocker organiser de l'information et des fichiers dans le Cloud, sans reposer sur les OS des postes de travail.
La bonne nouvelle c'est qu'après cette première vague d'invasion, la seconde vague consiste a offrir aux entreprises des offres dédiées, mais bien payantes, via une division entreprise qui sait travailler avec une DSI. Une startup, Pydiopropose aussi de sécuriser vos données avec une solution open source qui vous offre des fonctionnalités équivalentes et une totale maitrise de votre plateforme.
La troisième invasion vient du Cloud dont l'enjeu pour la DSI n'est pas celui de la sécurité, mais de la gouvernance.
Dans cette bataille mondiale, Amazon aurait autant de capacité que tous les autres acteurs du marché (IBM, Google, Microsoft...), on est donc encore loin d'un marché qui a trouvé son équilibre et on mesure les efforts qui vont être déployés par les autres acteurs pour rattraper leur retard.
La DSI au milieu de tout ça?
Un fragile pissenlit, même pour les datacenters des très grandes entreprises. L'heure est donc plus à l'alliance qu'au combat frontal.
Intéressant aussi de constater que les fournisseurs traditionnels de la DSI, qui avaient établi les réseaux de ventes en entreprises, sont aussi touchés par cette crise de l'image de la DSI traditionnelle.
Ainsi, malgré ses positions historiques, Microsoft est à la peine pour rattraper un Salesforce dans le CRM. Les multiples acquisitions d'acteurs numériques, comme Parature cette semaine, sont un moyen de rattraper le retard.
Google challenge un IBM, une chose inconcevable il y quelque temps pour beaucoup de DSI.
HP est à la peine, cherche à se développer dans le Cloud, et se réorganise régulièrement.

Et maintenant on fait quoi?

De cet exposé et du débat avec la salle qui en a suivi, GreenSI retient deux idées fortes qui seront certainement illustrées par des articles à venir:
  • La première est celle de l'ouverture sous toutes ses formes.Que ce soit sur l'infrastructure, sur les applications et sur les méthodes. On retrouve aussi l'idée de l'open innovation avec les métiers, avec des partenaires externes, et pourquoi pas avec ces bébés barbares qui incubent à TheFamily.
  • La seconde est l'urgence du changement culturel à effectuer dans les DSI pour résister aux barbares. Plusieurs pistes sont abordées. La première est pour ceux qui sous-traitent beaucoup, le renouvellement de son écosystème de fournisseurs pour amener une culture nouvelle adaptée au numérique. Une seconde, le recrutement de nouveaux profils et l'accompagnement des salariés de la DSI. Bien sûr le rôle du DSI dans cette nouvelle culture est une des questions clefs.
Ces barbares ne vont heureusement pas tout  rafler instantanément et cela prendra du temps. Mais le changement de culture ne se décrète pas non plus en une seule nuit. La bataille sera donc longue, alors il est encore temps de s'y préparer dès maintenant. Et dans les débris d'un empire, l'histoire a montré qu'il renait presque toujours une nouvelle civilisation, alors à vos pelles et à vos pioches...

lundi 3 février 2014

CIOs and CMOs: Power couple or strange bedfellows?

A lire sur: http://www.networkworld.com/news/2014/010614-cio-cmo-277271.html

Forced marriage of IT and marketing gets off to a rocky start

By Robert Mullins, Network World
January 06, 2014 06:49 AM ET
Network World - Marketing departments are shifting significant amounts of their own budgets toward IT-related products and services, independent of what the IT department spends, to the extent that Gartner predicts that by 2017 chief marketing officers (CMO) will spend more money on IT than chief information officers (CIO).
Whether Gartner’s prediction comes to pass or not, Forrester analyst Sheryl Pattek predicts that, out of necessity, CMOs and CIOs will team up to become a `C-suite power couple’. But she adds that at this early point, the CMO/CIO power sharing relationship “is in need of serious couple’s therapy.”
Pattek, who focuses on CMOs, recently published a study in which she said, “While on the surface, CMOs and CIOs seem to agree, only one in 10 marketing and IT executives (in an Accenture study) said collaboration is at the right level.’’
Pattek also cited another 2013 survey, a joint effort of Forrester and Forbes magazine, which showed that while some progress has been made, “true collaboration remains a long way off in the areas of technology selection and joint project implementation.’’
Some of the reason for the rocky start is that CMOs and CIOs are focused on different priorities. CMOs are pursuing marketing goals while CIOs are focused on back office operations and on controlling costs.
+ ALSO ON NETWORKWORLD Outlook 2014 +
Also, while IT and marketing are coming to an understanding about joint goals, “marketing wants the tools delivered yesterday,” she wrote, while IT prefers a more deliberative approach. She also notes that marketing technology is still in the fairly early stages of development.
“The company’s ability to succeed depends on how customer-obsessed they are and how much they understand their customers and their wants and needs. And to do that, what’s needed are great insight, an understanding of the market and really good technology,” says Pattek.
The Motorola mind-meld
One way to avoid conflict between CMOs and CIOs is to put both functions in the hands of one person.
Motorola Solutions – the part of the communications technology company not acquired by Google in 2011 – did just that, appointing Eduardo Conrado senior vice president of marketing and IT.
“What prompted Motorola Solutions to have marketing and IT under the same executive committee member was a desire to take IT and put a greater focus around the customer and the front office,” says Conrado. “Previously, IT was reporting into the head of operations and products, which meant a lot of focus on back-office operations. We saw that IT can be a differentiator for our company when it is focused around the customer.”
When realigning the IT function, he says, Motorola saw that if it is not directly reporting to the CEO, marketing was a natural alignment due to its focus on sales, channel partners, customers, and other groups. And Conrado made a point of saying that marketing and IT were not in competition for budget dollars.
Over the last three years, Motorola has been transitioning to a whole series of digital tools that included social media tools, marketing automation tools, sales force automation, customer and channel portals and analytics tools.

Four Ways to Get Better from Poor Performers

A lire sur: Method123

Many organizations have a difficult time dealing with poor performers. This could be for a variety of reasons. The management staff may not like the conflict. The poor performers might also be well liked by the staff. In many cases the managers might prefer to try to work with a poor performer that deal with the disruption of turnover.
In organizations where poor performers are allowed to remain, the level of productivity suffers and morale can take a hit. When organizations impose no checks on performance, top performers sometimes leave because they do not see their contribution rewarded any more than poor performers. With only mediocre employees staying on, the work culture evolves to accommodate mediocrity. This has a damaging, long-term effect on productivity and the entire organization.
There are a number of things that can be done.
Recognize the culprits
The only good thing about poor performers is that they are usually easily identifiable. They arrive late, leave early, miss deadlines and find excuses for their inconsistencies. Their colleagues are left to make up for their performance. It you are honest in your evaluation of staff members, the poor performers are not hard to spot. 
Be prepared for the worst
Many organizations end up firing poor performers. In many cases it is deserved and necessary. However, considering the costs of selection, recruiting, and training, this can be a costly way out. However, you need to be prepared for this step or the truly poor performers will remain despite your best efforts.
Put a solution in place
Before a person is fired, it is usually worth while to see if they can be turned around. This might include an additional investment of time and money. This starts with a recognition of the outward signs of poor performance, an analysis of the causes of the poor performance and a plan to try to resolve the problems. Sometimes this includes training. Sometimes it could be mentoring. In some cases, just making people aware of the perception can be enough to change behavior. 
Be sure your managers can manage poor performers
Some managers are not able to manage poor performers. As mentioned earlier, some managers do not like to deal with conflict. Some managers go overboard in confronting employees - threatening poor performing employees in ways that can be disastrous for the entire team. Some managers make the mistake of reprimanding the entire team instead of just the employee. Some managers get used to poor performance and don't recognize it any more.

   Training managers to deal with poor performers will add the much-needed skill to their existing managerial toolkit. This allows managers to deal with performance problems in their staff in a positive, constructive way - while being sure that the poor performance is addressed to the benefit of the company. 

dimanche 2 février 2014

Communicate Proactively Based on Your Project Size

A lire sur: Tenstep

You all know the drill. You are managing a project, solving problems, providing leadership to the team, and trying to get all the work done on time and within budget. However, when your manager or your client asks how the project is going, you of course reply “oh fine”.
 
Many project managers try to communicate with the minimum possible effort and in the fewest words. Part of this hesitancy is a lack of comfort with written and verbal communication in general. It could also be that most project managers simply do not understand the value that proactive communication provides to a project.
 
Status Reports Satisfy Basic Communication Requirements
 
Status Reports provide feedback to the key stakeholders on the current status of the project and what work has been completed since the last communication. These are also forums to discuss outstanding issues, scope change requests, risks, etc. The main purpose of the status reports is to manage expectations, and make sure there are no surprises.
 
Create a Communication Plan for Large Projects
 
On larger projects, especially those that impact a wide variety of people, the basic status report is no longer enough. The communication needs to be proactive, multifaceted and targeted. This is the time for establishing a formal Communication Plan. In a Communication Plan, you think about your major stakeholders, their information needs and the best way to satisfy those needs. Then you tailor specific types of communication to meet the particular needs of each audience.
 
Use Collaborative Software as Projects Get Larger
 
Large projects generally have a large number of stakeholders. The stakeholders also tend to be diverse and dispersed. You should consider software packages that facilitate sharing documents and enabling easy communication. 
 
Communication - Just Do It!
 
You have all heard the simple saying, “communicate, communicate, communicate”. Project managers should take this to heart. There are many aspects of a project that are not totally within your hands. Communication, however, is something that is directly within your control. You might be surprised how smoothly your project progresses when you communicate proactively to the team, clients and stakeholders.
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News from Max Wideman (www.MaxWideman.com)

January 2014 - We start the year with a review of an important book for CEOs, the C-suite and aspiring project managers. It is titled: The Focused Organization - How Concentrating on a Few Key Initiatives Can Dramatically Improve Strategy Execution by Antonio Nieto-Rodriguez, with foreword by Greg Balestrero, past CEO of PMI. Antonio describes the challenge of balancing between "running-the-business" and "changing-the-business" to achieve corporate strategies. Antonio offers a new approach to strategy execution based on his experience and research. See it in Papers.

N°201: Responsabilités dans une organisation matricielle

A lire sur: Tenstep

La structure organisationnelle actuelle la plus courante est une certaine forme de structure matricielle. L’organisation matricielle permet à une entreprise une utilisation optimale des ressources humaines. Cependant, un des défis que représente l’organisation matricielle est que les membres de l’équipe sont affectés (à plein temps ou à temps partiel) au niveau de leur travail sur le projet, mais ils rendent des comptes à quelqu'un d'autre au niveau de la gestion du personnel. Cela peut être à l’origine de difficultés quand il s’agit d’obtenir de ce personnel qu’il fasse ce qui est nécessaire pour mener à bien le projet. Il est tout à fait compréhensible que les membres de l’équipe accomplissent ce qui leur est demandé de la part de leur supérieur hiérarchique, plutôt que de répondre aux besoins de leur chef de projet. Dans ce type de structure, il y a toujours un certain nombre d’initiatives que vous pouvez entreprendre de manière proactive :
·         Bien que les membres de l’équipe n’aient pas à rendre des comptes au chef de projet du point de vue de l’organisation fonctionnelle de l’entreprise, leur travail sur le projet devra toujours être pris en compte dans l’évaluation globale de leurs performances. Ainsi, vous pouvez essayer de responsabiliser chacun en lui assurant que ses performances au sein du projet se reflèteront dans l’évaluation de son rendement. Ceci devrait également être convenu et réitéré par les supérieurs hiérarchiques. Si les gens ne respectent pas les délais qui leur sont fixés, il y aurait peut-être lieu de combiner votre rétroaction et celle de leur responsable fonctionnel.
·         Certaines techniques et certains processus de management de projet spécifiques doivent être mis en œuvre. Tout d’abord, si la disponibilité et les performances de l’équipe sont incertaines, vous devrez très tôt signaler ce problème comme étant un facteur de risque pour le projet. Dans le cadre du processus de gestion des risques, vous devez établir un plan proactif pour vous assurer que ce risque soit traité.
·         Quand les gens ne parviennent pas à respecter les principaux délais qui leur sont accordés, vous pourriez être amené à déclarer la survenance d’un problème majeur et à appliquer la procédure de gestion des risques. Pendant la gestion des risques majeurs, vous devez identifier les causes du problème. Par exemple, le dépassement des dates limites importantes peut être dû à un manque de temps, du fait que votre équipe est poussée à effectuer un autre travail en dehors du projet, par exemple une application de maintenance. Dans ce cas, cela doit être corrigé d’une manière ou d’une autre. Il est aussi possible que les délais fixés ne puissent être respectés parce que les estimations initiales étaient trop basses. Dans ce cas, cela doit être corrigé d'une autre manière. Des problèmes de performance peuvent être à l'origine de certains dépassements de délais. Cela aussi doit être corrigé avec l'aide des supérieurs hiérarchiques.
·         Assurez-vous que les membres de votre équipe communiquent avec vous de manière proactive. Dans de nombreux cas, ce n’est pas le fait que les gens dépassent les délais fixés qui frustre le chef de projet. C’est plutôt le fait qu’il n’ait pas été averti. Par exemple, si un membre de l’équipe doit remettre un livrable à la fin de la semaine, mais qu’il a passé trois jours à résoudre un problème de production, il doit vous le faire savoir afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées pour y remédier. Si un membre de l’équipe dépasse les délais qui lui ont été impartis sans vous en préciser la raison ou vous en avertir à temps, cela veut dire qu’il ne gère pas les attentes comme il devrait le faire. De même, le chef de projet doit communiquer de façon proactive pour s'assurer que l’équipe est bien au courant des délais fixés et de ses attentes. Le chef de projet doit également communiquer de manière proactive avec ses responsables fonctionnels et s’assurer qu’ils sont informés des problèmes de partage des ressources ou des problèmes de performance du personnel.
La gestion matricielle implique un équilibre complexe et délicat entre chefs de projet et supérieurs hiérarchiques du personnel. Pendant que vous vous battez pour réaliser vos objectifs avec des personnes qui, éventuellement, ne travaillent pas pour vous à plein temps, vous pouvez également, au sein de votre entreprise, avoir à remplir des responsabilités hiérarchiques extérieures au projet. Le chef de projet a toujours, dans de telles situations, une autorité limitée pour gérer le personnel. Mais il est encore possible de réaliser vos projets avec efficacité. De nombreux processus et techniques de management de projet peuvent vous y aider. Vous devez également vous assurer que vous tirez parti du commanditaire du projet. Après tout, c’est son projet. Le commanditaire peut vous aider à faire naître un sentiment d'urgence et à susciter l’intérêt ; il peut aussi influencer les supérieurs hiérarchiques, au besoin, pour que le personnel nécessaire soit mis à la disposition de la réussite du projet.
Terminologie de management de projet
Activité antécédente. Activité de l'échéancier dont dépend le début ou la fin de l'activité successeur logique.
Autorité. Droit d'affecter des ressources du projet, de dépenser des fonds, de prendre des décisions ou de donner des approbations.
Abréviations courantes
SWOT (anglais) : Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats
FFOM (français) : Forces, faiblesses, opportunités, menaces