A lire sur: Tenstep
Il
en va de même pour le management de projet. Gérer un projet de manière
proactive demande du temps et de l’effort. Ce coût est plus que compensé
au cours de la vie du projet, puisqu’il permet de :
· Mener à terme tous les projets plus rapidement et à moindre coût.
L'un des avantages d’une méthodologie réside dans sa capacité d’être
réutilisée. Une fois que les processus, les procédures et les modèles
sont élaborés, ils peuvent être réutilisés (avec des modifications
accessoires) sur tous les projets futurs. Cela entraîne une réduction du
temps de lancement et une courbe d’apprentissage plus courte pour les
membres de l’équipe, et des économies de temps parce qu’on n’est pas
tenu de réinventer les procédés et les modèles à partir de rien, pour
chaque projet.
· Être plus prévisible.
L’un des premiers bénéfices qui pourraient résulter d’une bonne
méthodologie de management de projet est que vous allez être plus
prévisible. Vous allez constater que si vous effectuez une meilleure
planification, vous allez mieux assimiler le travail à accomplir, et
vous allez mieux estimer ce travail. Ensuite, plus le projet progresse
plus vous allez mieux gérer le travail afin d’atteindre votre échéancier
et votre budget estimés. Cette capacité à être prévisible est cruciale
lorsque votre société est en train de prendre des décisions commerciales
concernant quel projet à exécuter. Vous devez œuvrer pour atteindre un
niveau de prévisibilité de 80%. En d’autres termes, 80% de vos projets
se termineront à temps et en respectant le budget.
· Réduire l'effort de travail et les coûts avec une gestion proactive du contenu.
Beaucoup de projets trouvent des difficultés dans la gestion du
contenu, ce qui entraîne un effort et un coût supplémentaires dans la
réalisation du projet. Acquérir de meilleurs processus de gestion de
projets permet d’être en mesure de gérer le contenu d’une manière plus
efficace.
· Trouver une solution meilleure qui " convient " dès le départ, grâce à une meilleure planification.
De nombreux projets rencontrent des problèmes en raison d’une
différence entre la volonté du client et la solution livrée. L’emploi
d’une méthodologie rend possible une meilleure planification et permet à
l’équipe et au commanditaire de se mettre d’accord sur les livrables
principaux.
· Résoudre les problèmes plus rapidement.
Certaines équipes consacrent trop de temps et fournissent trop
d’énergie pour résoudre certains problèmes parce qu’elles ignorent
comment le faire dès le départ. Un processus de gestion proactive des
problèmes majeurs est utile pour s’assurer que les problèmes sont
résolus aussi vite que possible.
· Gérer les risques avant l'apparition des problèmes.
Le management des risques du projet consiste à identifier les problèmes
potentiels et à les gérer avant qu’ils ne se produisent.
· Communiquer et gérer plus efficacement les attentes des clients, des équipiers et des autres parties prenantes.
La plupart des conflits qui surgissent au cours d’un projet peuvent
être évités grâce à une communication proactive à facettes multiples.
Par ailleurs, beaucoup de problèmes qui apparaissent lors d’ un projet
ont pour origine une mauvaise surprise plutôt qu’un problème spécifique
qui survient. La méthodologie TenStep insiste sur la communication
proactive, formelle et informelle, qui réduit le nombre de ces mauvaises
surprises.
· Concevoir un produit de meilleure qualité dès la première fois.
TenStep comprend des processus de gestion de la qualité qui permettront
d’emblée à l’équipe de comprendre les besoins du client en termes de
qualité. Une fois ces besoins définis, l’équipe peut mettre en place des
techniques de contrôle qualité et d’assurance qualité, afin de
satisfaire les exigences du client.
· Repérer les mauvais projets et ne pas les accepter avec plus de célérité.
Les « mauvais » projets sont ceux où la justification par le rapport
coûts / bénéfices n’a plus de sens. Un projet doit débuter avec une
justification précise qui réside dans le rapport coûts / bénéfices.
Cependant, si celui-ci a pris du retard et qu’il a dépassé le budget qui
lui est alloué, il peut atteindre un seuil où l’étude de faisabilité
n’est plus valide. Une gestion de projet efficace vous permet de vous
rendre compte de ces situations plus tôt, si bien que vous pouvez
prendre de meilleures décisions en redéfinissant le contenu ou en en
annulant le projet.
· Améliorer la gestion des finances. Ceci
est le résultat d’une meilleure définition du projet, d’une meilleure
estimation, d’une meilleure budgétisation et d’un meilleur suivi des
coûts réel du projet par rapport au budget. Une telle rigueur est
susceptible de vous amener à avoir une meilleure prévisibilité et un
meilleur contrôle.
· Porter plus d’intérêt aux métriques et prendre des décisions basées sur des faits avérés.
L’un des aspects les plus élaborés de TenStep c’est que cette
méthodologie donne des conseils facilitant la collecte des métriques.
Ces indicateurs vous donnent des informations vous permettant de
déterminer le degré d’efficacité et d’efficience de votre équipe et le
niveau de qualité de vos livrables. Les indicateurs vous donnent aussi
les informations nécessaires pour savoir si vous avez réussi ou pas.
· Améliorer le climat de travail.
Si vos projets sont très réussis, vous obtiendrez des bénéfices
additionnels tangibles liés à votre équipe de projet. Vos clients se
sentiront plus concernés, votre équipe s’appropriera plus le projet, son
moral sera plus élevé et pourra acquérir un sens plus aigu de
professionnalisme et de confiance en soi. Et cela est évident ,puisque
ceux qui travaillent sur des projets à problèmes sont souvent
mécontents. D’un autre côté, les gens qui travaillent sur des projets
réussis ont tendance à se sentir mieux dans leur peau et à travailler
dans de meilleures conditions.
Les
gens qui se plaignent d’en avoir « par-dessus la tête » du management
oublient ce point : tous les projets sont gérés. La question est de
savoir comment ils sont gérés. Par exemple :
· Votre
projet va être confronté à des problèmes majeurs. Voulez-vous les gérer
de manière proactive ou les résoudre comme çà vient ?
· Votre
projet va affronter des risques potentiels. Voulez-vous les résoudre
avant qu’ils n’arrivent ou attendre jusqu’à ce que les problèmes se
présentent ?
· Allez–vous
communiquer de manière proactive ou supporter les conflits et les
incertitudes causés par l’absence d’information au sujet du projet ?
· Allez-vous
gérer le contenu ou supporter des dépassements de coûts et de délais
causés par du travail effectué en plus de ce que votre budget ne peut
supporter ?
· Allez-vous
intégrer la qualité dans votre processus ou résoudre les problèmes plus
tard, quand leur résolution deviendra plus coûteuse ?
Les
caractéristiques des projets ne vont pas changer selon que vous
utilisez ou non un processus formel de management de projet. Ce qui
change c’est la manière de traiter les événements lors de l’avancement
du projet. Sont-ils traités de manière hasardeuse et réactive ou de
manière proactive et à l’aide d’un processus qui avance progressivement?
Le
doute n’est plus permis : les organisations qui suivent généralement de
bons processus prédéfinis et optimisés réussissent mieux que celles qui
n’en utilisent pas. Celles qui disposent de bons processus et les
appliquent sont parfois appelées "organisations conduites par un
processus’’. Elles accomplissent plus de travail et se concentrent sur
ce qui a le plus de valeur. Elles présentent également des systèmes
d’organisation opérationnels qui permettent à chacun de réussir, à
commencer par les chefs de projet. Il y a plusieurs façons d’évaluer
comment votre organisation suit ses processus standard. Le modèle
d’évaluation probablement le plus connu est le Modèle Maturité Capacité
(MMC), décrit en détail dans la partie A5.1 Modèle CMMI.
Terminologie de management de projet
|
Modèle d'échéancier. Modèle
utilisé conjointement à des méthodes manuelles ou à un logiciel de
gestion de projet pour effectuer une analyse du diagramme de réseau et
générer l'échéancier du projet destiné au management de l'exécution du
projet. Voir aussi Échéancier du projet.
Norme.
Document qui fournit, pour un usage général et fréquent, les règles,
les lignes directrices ou les caractéristiques d'activités ou de leurs
résultats, dans le but d'atteindre le meilleur niveau possible dans un
contexte donné.
Abréviations courantes
CPM (anglais) : Critical Path Method
(français) : Méthode du chemin critique
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