Signes d’alarme pour le budget

A lire sur: Tenstep

Si vous comptabilisez toutes vos dépenses dans votre logiciel de gestion de projet, le passage en revue du budget sera aussi simple que l’édition d’un rapport comparatif des dépenses effectives et des dépenses prévues. Si vous avez de la chance, vos systèmes financiers et vos applications de suivi du projet seront intégrés, de telle sorte que toutes les informations financières se trouveront dans un même endroit.

Vous devriez utiliser n'importe quel outil disponible pour comptabiliser toutes les dépenses effectuées jusque-là, y compris la totalité des dépenses reliées au travail, à l'équipement et au matériel. Comparez alors ces chiffres avec votre budget. Vous pouvez aboutir (ou pas aboutir) à une comparaison pertinente. Il y a plusieurs raisons qui font que le projet peut sembler présenter des problèmes de budget, alors que cela n’est pas vraiment le cas.

·         Certaines dépenses peuvent être prévues, mais pour une autre période. Si vous payez un achat important durant une période, alors qu’il était, à l'origine, programmé pour la période suivante, il ne faut pas vous étonner de constater que vous êtes techniquement « en dépassement du budget ». Ce type de dépenses en excès aura tendance à s’aplanir avec le temps.

·         Vous pouvez sembler être en dépassement de budget mais cela ne sera pas le cas si vous êtes en avance sur l'échéancier. Si votre projet est dans les délais, mais qu’il dépasse le budget, alors il peut y avoir un problème. Cependant, si votre projet est en avance par rapport à l'échéancier, cela peut sembler normal que vous ayez aussi tendance à dépasser votre budget. Par exemple, si vous avez réglé des heures supplémentaires à un contractuel et afin d'être en avance sur l'échéancier, votre budget estimatif final vous montrera que le projet sera accompli conformément au budget assigné à l’origine.

Les scénarii suivants montrent des situations de dépassement de budget où le projet est vraiment en péril. Si une tendance au dépassement de budget correspond à l’une de ces situations, des mesures correctives doivent être prises.

·         Le projet peut avoir tendance à dépasser le budget parce que certaines  activités demandent plus d'effort que prévu. Cela peut être dû à des heures supplémentaires non programmées ou au recrutement de plus de personnel que prévu. Dans ce cas, si la tendance persiste, le budget du projet sera en péril. Ceci doit être considéré comme un risque pour le budget, à moins que d’autres facteurs ne permettent de l’atténuer et de renverser la tendance.

·         Vos projections des coûts estimés commencent à mal tourner parce que vous avez peut-être sous-estimé les coûts du travail ou du non-travail. Si vous disposez d’un budget de contingence d’estimation, vous pouvez y piocher pour compenser les erreurs d’estimation. Si vous n’en avez pas, vous devez, à la place, mener des actions correctives proactives.

·         Il est fort possible que des activités obligatoires ou des dépenses de projet aient été oubliées lors des estimations initiales. Au cas où du travail ou des dépenses s'avèrent nécessaires mais n'ont pas été prévus durant le processus d’estimation, vous ne pouvez pas avoir recours au processus de gestion de modification de contenu. Dans ce cas, un risque au niveau du budget devra être évoqué, à moins que d’autres facteurs ne vous permettent d'atténuer les dépenses additionnelles, au moyen d’économies sur les coûts, réalisées quelque part ailleurs.

·         Il est possible que vous soyez en train d'exécuter des activités qui sont en dehors de la charte du projet approuvée ou des exigences commerciales. Si tel est le cas, le nouveau travail devra être suspendu jusqu'à ce que l’on fasse appel à la gestion des modifications du contenu. Même si le dépassement de budget peut être récupéré quelque part ailleurs par des économies sur les coûts, les demandes de modification du contenu ne devraient pas avoir d’impact sur le projet, à moins qu'elles n’aient été approuvées en même temps que l'approbation correspondante du budget révisé et des délais de livraison, également révisés.

Lorsque ce type de situation se présente, le chef de projet doit pousser loin les investigations afin de déterminer s’il y a un problème réel, un problème potentiel ou encore aucun problème.

Terminologie de management de projet

Plan des ressources humaines. Document décrivant comment les rôles, les responsabilités, les relations d'autorité et le management de l’équipe seront abordés et structurés dans le cadre du projet. Il fait partie du plan du projet ou d’un plan subsidiaire.

Activité critique. Activité située sur un chemin critique dans l'échéancier du projet. Généralement déterminée par la méthode du chemin critique. Bien que certaines activités soient « critiques » au sens littéral du terme, sans être sur le chemin critique, ce sens est rarement utilisé dans le contexte d’un projet.

Abréviations courantes

RACI (anglais) : Responsible, Accountable, Consult and Inform

RACI (français) : Responsabilité- Autorité-Consulté-Informé