lundi 4 novembre 2013

Tenstep N°193: Définir le travail / Les grands projets (partie II)

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Recueillir les exigences
Réunir les exigences (Le chef de projet) :
Le chef de projet doit disposer d'une certaine compréhension des exigences importantes du projet, et ce, avant même de commencer la définition du travail. Cela inclut les exigences du projet et celles des produits. Réunir les exigences du projet inclut la compréhension des besoins du client et de ses attentes concernant les livrables, le contenu, les délais, etc. Il peut aussi être important de bien comprendre les exigences du produit pour bien tenir compte des estimations relatives aux coûts et à l'échéancier et pour comprendre les types de ressources du projet exigées. Cependant, vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour couvrir les exigences détaillées du produit à cette étape-là. Ces dernières seront ultérieurement définies comme étant une partie du cycle de vie du projet une fois que l'exécution du projet est approuvée. Voir 5.1.3.2 Plan de management des exigences, pour plus de détails sur la manière selon laquelle planifier le processus de la réunion des exigences. Voir 5.1.3.3 Réunir les exigences, pour plus de détails. Une fois que vous finissez avec les exigences, il est important d'établir un système de suivi des exigences à travers le cycle de vie du projet. Ce processus de suivi assure que chaque exigence est prise en compte dans les solutions finales (autrement dit, aucune des exigences ne doit être négligée) et qu'aucun composant relatif à la conception, la construction ou la mise à l'épreuve ne soit établi avant qu'il ne soit assujetti à une exigence originale.
Définir le contenu
Rencontrer les principales parties prenantes pour définir le projet (Le chef de projet, les principales parties prenantes) :
Rencontrez les parties prenantes appropriées (managers, clients, membres de l’équipe, parties intéressées) et essayez de comprendre leur perception du travail demandé. Avant de rencontrer les diverses parties prenantes, assurez-vous que vous maîtrisez les informations de base nécessaires à la définition d’un projet de cette taille. Si vous ne savez pas exactement quelles informations rassembler, vous ne serez pas en mesure de poser les bonnes questions. Quand il s'agit d'un grand projet vous devez faire en sorte que vous compreniez les objectifs du projet, le contenu (livrables et limites), les hypothèses, les risques, les contraintes, les dépendances, l'approche, l'organisation et le coût et la durée estimés.
Élaborer la charte du projet
Créer la première ébauche de la charte du projet (Le chef de projet) :
Assurez-vous que le contenu de ce que vous rédigez profite plus au lecteur qu’à vous. Les informations données devront être accessibles au lecteur. L’ordre de réalisation de la charte du projet, de l’échéancier et du budget est décrit au point intitulé "La répartition dans le temps des activités relatives à l'élaboration de la charte du projet, de l'échéancier et du budget".
Faire circuler la première ébauche de la charte du projet (Le chef de projet) :
Faites circuler la charte du projet sous forme d’ébauche, afin de réunir des retours d’information et d’atteindre le consensus. Les premières ébauches devraient être distribuées à de petits groupes de personnes concernées. L'échéancier du projet n’a normalement pas besoin d’être distribué, à moins qu’il n’y ait des demandes spécifiques pour l'examiner.
Mettre à jour la charte du projet sur la base du feedback accumulé (Le chef de projet) :
Mettez à jour la charte du projet en utilisant tous les retours d’informations occasionnés par la mise en circulation de l’ébauche initiale. Les informations en retour ne sont pas toutes pertinentes. Il revient donc au chef ce projet et au commanditaire de déterminer quelles informations en retour sont les plus appropriées et susceptibles de mieux éclairer le document et de le compléter.
(Facultatif) Diffuser les documents révisés auprès d’un groupe plus large de parties prenantes pour recueillir un second flux de feedback (Le chef de projet):
Mettez à nouveau les documents à jour sur la base de ce nouveau feedback.
Terminologie de management de projet
Système d'autorisation des travaux. Sous-système de l'ensemble du système de management de projet. Il s'agit d'un ensemble de procédures documentées formelles qui définissent comment les travaux du projet seront autorisés (engagés) pour assurer que le travail est effectué par l'organisation prévue, au moment voulu et selon la séquence appropriée. Il comprend les étapes, les documents, le système de suivi et les niveaux d'approbation définis qui sont nécessaires à la délivrance des autorisations de travaux.
Validation. L’assurance qu'un produit, un service ou un système satisfait aux besoins du client et des autres parties prenantes identifiées. Elle implique souvent l'acceptation par des clients externes et la conformité avec leurs attentes. Ne pas confondre avec Vérification.
Abréviations courantes
RFP (anglais) : Request for Proposal
       (français) : Appel à proposition

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