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Recueillir les exigences
Réunir les exigences (Le chef de projet) :
Le
chef de projet doit disposer d'une certaine compréhension des exigences
importantes du projet, et ce, avant même de commencer la définition du
travail. Cela inclut les exigences du projet et celles des produits.
Réunir les exigences du projet inclut la compréhension des besoins du
client et de ses attentes concernant les livrables, le contenu, les
délais, etc. Il peut aussi être important de bien comprendre les
exigences du produit pour bien tenir compte des estimations relatives
aux coûts et à l'échéancier et pour comprendre les types de ressources
du projet exigées. Cependant, vous ne disposez pas de suffisamment de
temps pour couvrir les exigences détaillées du produit à cette étape-là.
Ces dernières seront ultérieurement définies comme étant une partie du
cycle de vie du projet une fois que l'exécution du projet est approuvée.
Voir 5.1.3.2 Plan de management des exigences, pour plus de détails sur
la manière selon laquelle planifier le processus de la réunion des
exigences. Voir 5.1.3.3 Réunir les exigences, pour plus de détails. Une
fois que vous finissez avec les exigences, il est important d'établir un
système de suivi des exigences à travers le cycle de vie du projet. Ce
processus de suivi assure que chaque exigence est prise en compte dans
les solutions finales (autrement dit, aucune des exigences ne doit être
négligée) et qu'aucun composant relatif à la conception, la construction
ou la mise à l'épreuve ne soit établi avant qu'il ne soit assujetti à
une exigence originale.
Définir le contenu
Rencontrer les principales parties prenantes pour définir le projet (Le chef de projet, les principales parties prenantes) :
Rencontrez
les parties prenantes appropriées (managers, clients, membres de
l’équipe, parties intéressées) et essayez de comprendre leur perception
du travail demandé. Avant de rencontrer les diverses parties prenantes,
assurez-vous que vous maîtrisez les informations de base nécessaires à
la définition d’un projet de cette taille. Si vous ne savez pas
exactement quelles informations rassembler, vous ne serez pas en mesure
de poser les bonnes questions. Quand il s'agit d'un grand projet vous
devez faire en sorte que vous compreniez les objectifs du projet, le
contenu (livrables et limites), les hypothèses, les risques, les
contraintes, les dépendances, l'approche, l'organisation et le coût et
la durée estimés.
Élaborer la charte du projet
Créer la première ébauche de la charte du projet (Le chef de projet) :
Assurez-vous
que le contenu de ce que vous rédigez profite plus au lecteur qu’à
vous. Les informations données devront être accessibles au lecteur.
L’ordre de réalisation de la charte du projet, de l’échéancier et du
budget est décrit au point intitulé "La répartition dans le temps des
activités relatives à l'élaboration de la charte du projet, de
l'échéancier et du budget".
Faire circuler la première ébauche de la charte du projet (Le chef de projet) :
Faites
circuler la charte du projet sous forme d’ébauche, afin de réunir des
retours d’information et d’atteindre le consensus. Les premières
ébauches devraient être distribuées à de petits groupes de personnes
concernées. L'échéancier du projet n’a normalement pas besoin d’être
distribué, à moins qu’il n’y ait des demandes spécifiques pour
l'examiner.
Mettre à jour la charte du projet sur la base du feedback accumulé (Le chef de projet) :
Mettez
à jour la charte du projet en utilisant tous les retours d’informations
occasionnés par la mise en circulation de l’ébauche initiale. Les
informations en retour ne sont pas toutes pertinentes. Il revient donc
au chef ce projet et au commanditaire de déterminer quelles informations
en retour sont les plus appropriées et susceptibles de mieux éclairer
le document et de le compléter.
(Facultatif) Diffuser les documents révisés auprès d’un groupe plus large de parties prenantes pour recueillir un second flux de feedback (Le chef de projet):
Mettez à nouveau les documents à jour sur la base de ce nouveau feedback.
Terminologie de management de projet
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Système d'autorisation des travaux.
Sous-système de l'ensemble du système de management de projet. Il
s'agit d'un ensemble de procédures documentées formelles qui définissent
comment les travaux du projet seront autorisés (engagés) pour assurer
que le travail est effectué par l'organisation prévue, au moment voulu
et selon la séquence appropriée. Il comprend les étapes, les documents,
le système de suivi et les niveaux d'approbation définis qui sont
nécessaires à la délivrance des autorisations de travaux.
Validation.
L’assurance qu'un produit, un service ou un système satisfait aux
besoins du client et des autres parties prenantes identifiées. Elle
implique souvent l'acceptation par des clients externes et la conformité
avec leurs attentes. Ne pas confondre avec Vérification.
Abréviations courantes
RFP (anglais) : Request for Proposal
(français) : Appel à proposition
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