La gouvernance de l’information est elle compliquée ou simplement complexe ?

Posted by Jean-Pascal Perrein at 19:01 sur http://www.3org.com/news/gouvernance/la-gouvernance-de-l%E2%80%99information-est-elle-compliquee-ou-simplement-complexe/

Voici la présentation de l’ouverture de la plénière du Forum IBM sur l’Intégration et la Gouvernance de l’Information qui a eu lieu ce 5 mai à Paris. Le thème est bien sûr la gouvernance de l’information et les sujets touchent :

• L’écosystème en 4 parties : Le support de l’information, les utilisateurs directs ou indirects, les risques et image de l’organisation, ainsi que l’innovation et la qualité autour des processus et de l’information.
• Les projets, solutions à forts usages d’information : Master Data Management, Dématérialisation, Archivage probant, Record Management, Bilan Carbon 2.0, Réseaux Sociaux, Plateforme ECM, …
• L’information elle même, telle que je l’ai définie dans cet article (Gestion de l’information : Comment définir le terme Information ?)
• Les fondamentaux de la gouvernance (lesquels, leurs utilités, ..)
• La Gouvernance de l’information sous forme d’instance, la nécessité des rôles, du rattachement, …
• La gouvernance de l’information par les utilisateurs, aspect extrêmement important,
• Une vue méthodologique d’approche top down en “think big, start small”

Dans l’ensemble la présentation est assez high level, mais elle a le mérite de couvrir au moins 80% de ce que peut être cette fameuse gouvernance de l’information. Un schéma de synthèse résume assez bien cette dernière en précisant sa couverture sous les angles :

• Des usages = Les solutions logiciels, les fonctionnalités, …
• De l’organisation = La définition des rôles, des processus, .. . Qui fait quoi pour aider à la maitrise de l’information,
• Du cycle de vie = Les référentiels d’information, de conservation, .. . Quand l’information est critique, jusqu’à quand il faut la garder.

Cette présentation peut être adaptée pour un atelier de sensibilisation ou de formation, sachant que les cycles de changement sont sur des délais de 6 mois 1 an, cela peut être pas mal d’envisager des actions de sensibilisation.

http://www.3org.com/news/gouvernance/la-gouvernance-de-l%E2%80%99information-est-elle-compliquee-ou-simplement-complexe/

Réseaux sociaux,GED, Archivage, Collaboratifs, Workflow, Email, ce sont tous les mêmes !

Posted by Jean-Pascal Perrein at 14:30 sur http://www.3org.com/news/culture_et_usages/reseaux-sociauxged-archivage-collaboratifs-workflow-email-ce-sont-tous-les-memes/

Pour les amateurs de « fraicheur », ce billet aurait pu s’appeler « les chasseurs » ou plutôt « la différence entre le bon chasseur et le mauvais chasseur ».

La gestion de contenu parait souvent être un magnifique iceberg :

• Au mieux, la simple question « j’ai besoin de gérer ces documents » ou « il faudrait gérer cette information » provoque la petite angoisse du « quel outil choisir ».
• Au pire, on ne voit pas l’iceberg et la réaction se fait selon un affectif marketing sur les produits en vogues (j’ai vu mettre en place des sites collaboratif pour faire de la Ged lourde, ça coute au final …, plus cher que cela ne sert)

Dans tous les cas ce n’est pas simple, et une approche directe outil risque fort de se transformer en bac à sable de mûrissement. (ce qui je pense est bien, uniquement, pour permettre à la future équipe projet de challenger ce sujet, si le temps et les moyens sont là).
Une autre approche serait de raisonner en termes d’usages et de cycle de vie, et de comprendre les particularités des différentes familles d’outils.

Même si on peut considérer que les besoins en fonctionnalités sont en général les mêmes d’une organisation à une autre (Voir 80% des besoins).

Après tout, que cela soit pour l’email, la Gestion électronique de document, le collaboratif projet, le micro blog ou twitter-like, les réseaux sociaux, l’archivage probant et long terme, … , tous ces outils :

• gèrent du contenu sous forme de message, ou sous forme de document,
• permettent de capturer de l’information,
• ont un moteur de règles de gestion simple (format, longueur, ..) voir évolué (workflow),
• offrent des possibilités de retrouver de l’information,
• s’appuient pour la majorité sur des référentiels ne serait-ce que pour classer les informations,
• permettent « d’archiver » de façon simple (exports) ou évolué (archivage probant),
• maintiennent un historique, pour certains des traces,
• ont des niveaux de services, une sécurité et un niveau d’intégrité plus ou moins perfectionnée.

Une vue selon des briques fonctionnelles

Du coup si fonctionnellement, nous modélisons les grandes familles de traitement, chacun de ces outils de gestion de contenu s’appuient sur un enchainement de briques fonctionnelles que l’on peut formaliser selon le schéma suivant.

Cette modélisation permet, de se poser quelques questions judicieuses comme “Quelles sont mes grands besoins et sur quelles briques vont-ils s’appuyer ?”:

• Capture : Vais-je avoir en entrée de grand volume complexe d’information, de quel type (court, long, complexe), de quels formats, …
• Gestion : Vais-je avoir à appliquer des traitements complexes, des workflows de validation, voir de pilotage d’ERP, des enrichissements de mon information en utilisant des tables de référence, …
• Mise à disposition : Aurais-je besoin de récupérer de l’information rapidement, avec des clefs de recherche complexe, sous différents formats, pour réaliser des impressions en masse, de l’éditique, …
• Archivage : Ai-je des contraintes réglementaires à respecter, dois je garder des documents très longtemps, dois-je gérer la fin des cycles de vie de certains documents, …
• Données de références : Faut il appliquer de nombreux référentiels formels, laisser les utilisateurs créer le leur, utiliser ceux déjà existants dans un ERP, …
• Gouvernance : Quels informations vont être utilisées, dois je avoir une présence forte en terme de gouvernance, dois je accompagner les usages dans le temps afin de permettre la meilleure gestion des informations par les utilisateurs (et anticiper sur les dérives).