Observatoire sur les services de gestion de l’information

Posted by Jean-Pascal Perrein at 14:07 Mar 032010 sur http://www.3org.com/news/gouvernance/observatoire-sur-les-services-de-gestion-de-linformation/

Cette première enquête européenne présente une vue des organisations en 2009 concernant leurs usages et leur niveau de maturité concernant la gestion de l’information. Elle confronte la vision des utilisateurs à celle des offreurs de services. Quatre types de services sont ainsi passés à la loupe, en terme d’utilisation, de richesse du service ainsi que de niveau de satisfaction :

• Services documentaires (papier ou document numérisé),

• Services d’informations dynamiques et/ou interactifs (portail web, collaboratif, etc.),

• Services applicatifs et de données (décisionnel, ERP, CRM, SIRH, etc.),

• Services « techniques » : (entrepôts de données, sécurité, archivage technique, terminaux mobiles, etc.).

L’enquête présente en outre une vision concernant la gestion des processus et la gouvernance des services de gestion de l’information. Elle s’achève en offrant une vue des challenges et projets d’investissement 2009 et apporte une réflexion autour de « l’Information 2.0. » et des « services 2.0 ».

Réseaux sociaux,GED, Archivage, Collaboratifs, Workflow, Email, ce sont tous les mêmes !

Posted by Jean-Pascal Perrein at 14:30 sur http://www.3org.com/news/culture_et_usages/reseaux-sociauxged-archivage-collaboratifs-workflow-email-ce-sont-tous-les-memes/

Pour les amateurs de « fraicheur », ce billet aurait pu s’appeler « les chasseurs » ou plutôt « la différence entre le bon chasseur et le mauvais chasseur ».

La gestion de contenu parait souvent être un magnifique iceberg :

• Au mieux, la simple question « j’ai besoin de gérer ces documents » ou « il faudrait gérer cette information » provoque la petite angoisse du « quel outil choisir ».
• Au pire, on ne voit pas l’iceberg et la réaction se fait selon un affectif marketing sur les produits en vogues (j’ai vu mettre en place des sites collaboratif pour faire de la Ged lourde, ça coute au final …, plus cher que cela ne sert)

Dans tous les cas ce n’est pas simple, et une approche directe outil risque fort de se transformer en bac à sable de mûrissement. (ce qui je pense est bien, uniquement, pour permettre à la future équipe projet de challenger ce sujet, si le temps et les moyens sont là).
Une autre approche serait de raisonner en termes d’usages et de cycle de vie, et de comprendre les particularités des différentes familles d’outils.

Même si on peut considérer que les besoins en fonctionnalités sont en général les mêmes d’une organisation à une autre (Voir 80% des besoins).

Après tout, que cela soit pour l’email, la Gestion électronique de document, le collaboratif projet, le micro blog ou twitter-like, les réseaux sociaux, l’archivage probant et long terme, … , tous ces outils :

• gèrent du contenu sous forme de message, ou sous forme de document,
• permettent de capturer de l’information,
• ont un moteur de règles de gestion simple (format, longueur, ..) voir évolué (workflow),
• offrent des possibilités de retrouver de l’information,
• s’appuient pour la majorité sur des référentiels ne serait-ce que pour classer les informations,
• permettent « d’archiver » de façon simple (exports) ou évolué (archivage probant),
• maintiennent un historique, pour certains des traces,
• ont des niveaux de services, une sécurité et un niveau d’intégrité plus ou moins perfectionnée.

Une vue selon des briques fonctionnelles

Du coup si fonctionnellement, nous modélisons les grandes familles de traitement, chacun de ces outils de gestion de contenu s’appuient sur un enchainement de briques fonctionnelles que l’on peut formaliser selon le schéma suivant.

Cette modélisation permet, de se poser quelques questions judicieuses comme “Quelles sont mes grands besoins et sur quelles briques vont-ils s’appuyer ?”:

• Capture : Vais-je avoir en entrée de grand volume complexe d’information, de quel type (court, long, complexe), de quels formats, …
• Gestion : Vais-je avoir à appliquer des traitements complexes, des workflows de validation, voir de pilotage d’ERP, des enrichissements de mon information en utilisant des tables de référence, …
• Mise à disposition : Aurais-je besoin de récupérer de l’information rapidement, avec des clefs de recherche complexe, sous différents formats, pour réaliser des impressions en masse, de l’éditique, …
• Archivage : Ai-je des contraintes réglementaires à respecter, dois je garder des documents très longtemps, dois-je gérer la fin des cycles de vie de certains documents, …
• Données de références : Faut il appliquer de nombreux référentiels formels, laisser les utilisateurs créer le leur, utiliser ceux déjà existants dans un ERP, …
• Gouvernance : Quels informations vont être utilisées, dois je avoir une présence forte en terme de gouvernance, dois je accompagner les usages dans le temps afin de permettre la meilleure gestion des informations par les utilisateurs (et anticiper sur les dérives).

HypeCycle Gouvernance de l'information 2011

Posted by Jean-Pascal Perrein at 15:36 sur http://www.3org.com/news/gouvernance/hypecycle-gouvernance-de-linformation-2011/

Comme beaucoup de sujet, la gouvernance de l’information est un domaine qui suit différentes étapes de maturité, en termes de perception, de faisabilité, d’adaptabilité aux organisations et au marché. Le HypeCycle utilisé par le Gartner est un bon outil pour représenter cette gouvernance de l’information.
Comme le sujet est assez complexe, et afin de ne pas être trop réducteur, j’ai défini 3 sous-domaines de maturité pour cadrer la gouvernance de l’information :
1 – Organisation de la gouvernance de l’information :
L’information, pour être gouvernée doit pouvoir s’appuyer sur des rôles tenus par des personnes. C’est ce que l’on appelle l’instance de gouvernance. Elle prend de multiples formes (équipe, animateur, directive, transverse, ..) et peut se trouver à différents niveaux hiérarchiques (DG, DOSI, DRH, …). Cette instance s’appuie sur des processus formalisés par des politiques et d’un certain nombre d’autres fondamentaux (référentiels, normes, formalisation de la structure de certaines informations, …)
2 – La maitrise du cycle de vie :
L’information vie et évolue au fil du temps qui peut durer quelques secondes à quelques centaines d’années. Ce cycle de vie peut et doit être formalisé en s’appuyant sur des référentiels informationnels. Ces derniers étant des listes enrichies représentant des sous-ensembles d’objets métiers informationnels. Ces référentiels font partie des fondamentaux de l’instance de gouvernance. Leur criticité tient dans le fait qu’ils sont porteurs des contraintes spécifiques à l’organisation (niveau de criticité de certaines informations, valeur probante, valeur de production, ..)
2- Les usages de l’information :
L’information est le fluide vital de l’entreprise, il convient de la canaliser au mieux. L’instance de gouvernance de l’information, ainsi que la maitrise du cycle de vie permettent cette maitrise mais uniquement à travers un ensemble d’outils. Ces outils servent les membres de l’organisation afin de produire, supporter, développer les activités, du profit, des services. Surtout, ces outils sont utilisés par les membres de l’organisation, et c’est le maillon le plus sensible de la gouvernance de l’information : L’utilisateur. Les usages de l’information concernent d’abord la maitrise des outils de gestion de l’information, ensuite les usages et comportements d’usages des utilisateurs de ces outils.
HypeCycle de la gouvernance de l’information

Le hypeCycle est un déroulement d’évolution d’un sujet et son positionnement dans le temps et sur une courbe d’adoption par le marché. (Voir les définitions du hype cycle)
Sur cette courbe j’ai fait apparaitre des technologies provenant de plusieurs HypeCycle du Gartner. Le choix est subjectif et lié à ce que je trouve et ce qui me parait intimement lié à la gouvernance de l’information. Puis j’ai positionné les trois briques de la gouvernance de l’information : Son organisation, sa maitrise des cycles de vie de l’information, et celle des usages de l’information.
Les usages de l’information :
Cette partie de la gouvernance est la plus mûre car elle dépend directement de la maturité des outils de gestion de l’information comme les Gestions électroniques de documents (GED pure ou imbriquée dans d’autres outils PLM, ERP, ..), ainsi que les CMS, WVM, Blog, et espaces collaboratif traditionnels ou plus actuels, notamment les réseaux sociaux, Record Management ainsi que du Master Data Management.
Aujourd’hui, il reste à consolider et fédérer les efforts fait sur chaque projet que cela soit diffusé ces usages de façon globale. Bref casser les silos et optimiser les investissements pour faire bénéficier chaque outils des mêmes fondamentaux. Ce challenge augmentera la légitimité de la gouvernance de l’information. Une approche répondant à ce besoin et permettant aussi de renforcer la gouvernance par les utilisateurs est la mise en place d’offre de services riches.
La maitrise du cycle de vie :

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