N°78 Ce qu'il faut chercher au début

En premier lieu, il faut chercher les livrables, que vous espérez disponibles, de tous les projets antérieurs. Par exemple, y a-t-il un document de charte de projet ? Assurez-vous que le projet soit défini de façon correcte et satisfaisante pour vous. Si c’est le cas, approuvez ce document. Le vendeur doit aussi avoir un échéancier de projet. Alors que le projet avance, vous devez être attentif aux dates des principaux jalons du projet, et il doit y avoir un contrôle formel pour vous assurer que les livrables qui ont été produits jusque-là sont complets, corrects et ont été fournis dans les délais. Vous et votre commanditaire devez alors approuver formellement les jalons importants. Si le fait d’atteinte un jalon implique un paiement partiel, vous devez vous assurer que les critères pour effectuer ce paiement sont bien définis et qu’ils sont, en fait, réunis. Selon la nature du projet, vous pouvez avoir besoin de réunions régulières pour évaluer la situation et de rapports d’avancement formels. Voici une liste de questions que vous pouvez poser au début d’un projet :

·         Une charte de projet (ou bien un document similaire) a-t-elle été approuvée par les managers de votre compagnie et les parties prenantes appropriées?

·         Y a-t-il un accord contractuel qui énonce en détail les attentes et les exigences des deux parties en termes de livrables à produire, d’échéances, de programme de paiement, de critères d'acceptation, etc.?

·         Un échéancier du projet, détaillé et clair, a-t-il été établi?

·         Quel plan de management de projet le vendeur utilisera-t-il pour contrôler le projet ?

·         Le vendeur a-t-il clairement indiqué quelles personnes provenant de votre entreprise seront nécessaires et quand le seront-elles?

·         Y a-t-il un accord sur un nombre de jalons de projet établis pour examiner l'état d’avancement et valider que le projet est sur les rails pour être achevé?

Questions permanentes

Au fur et à mesure que le projet progresse, vous devez continuer à vous poser les questions qui vous permettront de déterminer l’état courant du travail. En dehors des réunions d’avancement que vous pouvez avoir tenir chaque semaine, il devrait y avoir un examen d’assurance qualité à la fin de chaque jalon convenu. Nous vous présentons ici quelques exemples de questions que vous pouvez poser, entre autres, à l’occasion de chaque jalon :

·         Les livrables spécifiés dans la charte de projet ont-ils été réalisés à ce stade?

·         Les livrables appropriés ont-ils reçu l’accord et l’approbation officielle de votre entreprise?

·         Si le vendeur a réussi à répondre aux attentes jusque-là, des paiements intermédiaires ont-ils été effectués?

·         Le vendeur est-il capable d’expliquer clairement où le projet se trouve par rapport à où il devrait être à ce moment-là?

·         Tous les futurs livrables spécifiés dans la charte de projet seront-ils achevés?

·         Les problèmes majeurs, le contenu et les risques du projet sont-ils gérés conformément au plan de management du projet?

·         Est-il nécessaire de mettre à jour le contrat ou la charte du projet afin de pouvoir apporter des modifications importantes à ce dernier?

Lorsque vous avez une bonne compréhension de votre rôle dans le projet, il devient beaucoup plus facile de poser les bonnes questions pour vous assurer que tout se déroule comme il se doit.

Terminologie de management de projet

Contenu. Somme des produits, services et résultats à fournir sous forme de projet. Voir aussi Contenu du projet et Contenu du produit.

Compte de contrôle. Point de contrôle de management où sont intégrés le contenu, le budget, le coût réel et l'échéancier, et où la performance est mesurée. Voir aussi Lot de travail.

Abréviations courantes

CPI (anglais) : Cost Performance Index

IPC (français) : Indice de performance des coûts

Liens intéressants

Logiciel: GanttProject

·   Société: GanttProject, Saint Petersburg, Russia

·   URL: www.ganttproject.biz

·   Catégorie: Gestion de projet Open-source

·   Fonctionnalités:

o    Permet la création de diagrammes PERT (évaluation de programme et technique de revue)

o    Offre de gestion des ressources sous forme de tableau

o    Permet aux utilisateurs de marquer des jalons et de créer des dépendances sur un graphique

Les équipes de TenStep Francophone

TenStep Francophone