N°113: Gérer le contenu

Tout le monde en convient : la seule constante dans le monde, c’est le « Changement ». Vous pouvez concevoir des plans parfaits, mais ils ne représentent rien face à n’importe quel changement potentiel qui pourrait survenir. Plus la durée de votre projet est longue, plus vous aurez probablement affaire à des changements. C’est la raison pour laquelle le processus TenStep conçoit très bien que les processus de définition initiale et de planification ne soient pas parfaits. Votre équipe et vous-même devez accomplir le meilleur travail que vous pouvez, étant donné l’état de vos connaissances au moment où vous l’effectuez. Et c’est déjà bien ainsi. Par la suite, vous devez gérer le contenu.

Modifications du contenu

« Contenu »  est le terme utilisé pour désigner la totalité du travail ainsi que les limites du projet. Le contenu est utilisé pour définir ce que le projet livrera et ce qu'il ne livrera pas. Pour les plus grands projets, la définition du contenu peut inclure les livrables importants qui sont créées, les organisations concernées, les transactions affectées, les types de données incluses, etc.

Si vous examinez les raisons pour lesquelles les projets échouent, vous vous trouvez habituellement confronté à deux problèmes : soit que l'équipe n'a pas passé assez de temps à définir le travail, soit qu’il y avait un manque de management du contenu du projet. Même si le chef de projet a réalisé un bon travail au niveau de la définition du contenu, la partie difficile est de gérer le projet à l’intérieur de ce contenu, tel qu’il a été convenu au départ.

Le but du management du contenu du projet est de protéger la viabilité de la charte du projet approuvée et celle des exigences commerciales, elles aussi approuvées. En d’autres termes, la charte du projet définit le contenu global du projet, alors que les exigences commerciales définissent les livrables dans le détail. L’équipe du projet s’est engagée pour une date limite et un budget, sur la base de cette définition, à la fois générale et détaillée, du contenu du projet. Si un changement des livrables est effectué pendant le projet (et habituellement cela signifie que le client réclame des éléments supplémentaires), les estimations initiales du coût, de l'effort de travail, et de la durée peuvent ne plus être valides. Si le commanditaire accepte d'inclure le nouveau travail dans le contenu du projet, le chef de projet a le droit d’exiger que les coûts, l'effort de travail et/ou la durée soient modifiés (habituellement, ils s’accroissent) pour justifier ce travail supplémentaire. Ces nouvelles estimations de coût, d'effort de travail et de durée deviennent alors le nouvel objectif approuvé.

Parfois, le chef de projet pense que la gestion du contenu revient à dire « non » au client. Cela peut rendre le chef de projet nerveux et le mettre mal à l’aise.

Ce qu’il faut garder à l’esprit, c’est qu’une gestion efficace du contenu n’a d’autre intérêt que d’amener le commanditaire à prendre des décisions qui entraîneront des modifications du contenu.

Cela est très important. Peu de clients peuvent voir et exprimer chaque spécification à l'avance. Par conséquent, il y a habituellement des changements qui doivent être introduits dans le projet. Ces changements peuvent s’avérer tout à fait nécessaires pour la solution, et il peut y avoir des raisons commerciales valides pour lesquelles ils devront être pris en compte. Le chef de projet et l’équipe de projet doivent savoir quand ces changements deviennent incontournables. Ils doivent alors suivre un processus prédéfini de modification du contenu. Ce processus fournit, en fin de compte, les informations appropriées au commanditaire du projet et lui permet de décider si la modification doit être approuvée en se basant sur la valeur marchande ainsi que sur l'impact pour le projet, en termes de coûts et de délais.

Terminologie de management de projet

Dictionnaire de la structure de découpage du projet. Document qui décrit chaque composant de la structure de découpage du projet (SDP). Pour chaque composant de la SDP, le dictionnaire comprend une brève définition du contenu ou de l'énoncé des travaux, le(s) livrable(s) défini(s), la liste des activités associées et la liste des jalons. On peut y trouver également : l'organisation responsable, les dates de début et de fin, les ressources nécessaires, une estimation du coût, un numéro d'imputation, les informations sur le contrat, les exigences de qualité et des références techniques destinées à faciliter la réalisation du travail.

Divergence des chemins. Extension ou apparition de chemins de réseau parallèles à partir d'un nœud dans un diagramme de réseau du projet. Cette divergence se caractérise par une activité de l'échéancier ayant plus d'une activité successeur.

Abréviations courantes

EVT (anglais) : Earned Value Technique

       (français) : Technique de la valeur acquise

Liens intéressants

Logiciel: Huddle.net

·   Société: Huddle.net, London, Royaume-Uni

·   URL: www.huddle.net

·   Catégorie: Réseau social et collaboratif

·   Fonctionnalités:

o    Permet à l'Équipe de projet de collaborer en ligne

o    Permet aux utilisateurs de contrôler qui rejoint et travaille à leur «huddle» ou espace de travail de groupe

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o    Assigne une page de profil à chaque membre de l'équipe pour aider les utilisateurs à identifier qui est le mieux adapté à un projet

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