N°79 Techniques pour ramener le projet à l’intérieur du budget

Les chefs de projets doivent gérer les délais et les coûts de leurs projets. Le commanditaire a convenu de payer une certaine somme d'argent pour une solution donnée. Si la solution finit par coûter plus cher que prévu, elle peut ne plus avoir de sens commercial.

La gestion du budget varie considérablement d’une compagnie à l’autre. Dans de nombreuses entreprises, les budgets des projets sont convenus préalablement, et les chefs de projets ont très peu de flexibilité pour introduire des changements dans ces budgets. Une fois le budget alloué, cela demandera beaucoup plus de travail d'essayer de l’augmenter, si le travail se révèle plus coûteux que prévu. Cependant, dans certaines entreprises (voire plusieurs d’entre elles), le budget n’a aucune importance pour le chef de projet. Ces organisations utilisent généralement un personnel interne pour les projets et elles ne sont pas du tout organisées pour gérer les coûts des projets. Les chefs de projet essaient de gérer les délais pour boucler le projet à la date limite, mais ils n’ont aucune responsabilité dans l’estimation et le management des coûts du projet.Si vous surveillez les coûts régulièrement, vous devriez savoir très rapidement si vous avez tendance à dépasser votre budget. Ce procédé de contrôle est légèrement plus difficile que la gestion des délais, parce qu'il pourrait y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles vos informations financières ne seraient pas assez bonnes ou suffisamment précises. Grâce à l’échéancier, vous savez tout de suite si vous dépassez une date limite. Avec seulement le budget qui vous est alloué, vous ne pouvez pas toujours le savoir.Plusieurs facteurs font en sorte que la gestion du budget soit plus complexe :

1.     D'abord, vous dépensez rarement l'argent à un taux constant. Ainsi, vous devez savoir à la fois ce que vous comptez dépenser pendant une certaine période et ce que vous avez réellement dépensé. Dans la plupart des entreprises, les informations financières arrivent également avec du retard. Par exemple, vous ne connaîtrez pas la situation financière de votre projet pour le mois en cours avant la deuxième semaine du mois suivant, lorsque les rapports de budget seront livrés.

2.     Le timing est un autre problème. Vous devez savoir à quel moment votre entreprise identifie les dépenses dans vos systèmes financiers. Vous pouvez identifier les dépenses quand vous recevez une facture ou peut-être pas avant de la payer, chose qui peut être réalisée beaucoup plus tard. Si votre entreprise utilise des ordres d’achats, les dépenses de votre projet pourraient être combinées avec celles d’un autre projet lorsque l'ordre d'achat est rédigé, même si la facture réelle n'est pas payée avant des semaines. Selon votre budget, ceci peut occasionner des dépenses plus tôt que prévu et vous faire croire que vous êtes en train de dépasser votre budget, alors que ce n’est pas le cas. Les dépenses arrivent seulement plus tôt que vous ne l’aviez planifié dans votre budget.

Ainsi, après vous être assuré que toutes les dépenses du projet sont valides, si vous pensez que vous êtes en train de dépasser votre budget, vous devez d’abord trouver la cause. Si vous parvenez à la déterminer, vous aurez une meilleure idée des options disponibles pour revenir sur la bonne voie. Il existe un certain nombre de techniques que vous pouvez appliquer pour essayer de réduire les dépenses et de revenir dans les limites de votre budget.

Échangez le personnel

Si vous avez tendance à dépasser votre date limite, vous pourriez permuter des membres du personnel pour ramener votre projet dans les délais. Généralement, vous permuterez des personnes inexpérimentées et moins productives contre d’autres plus productives et plus expérimentées. Cependant, lorsque vous êtes en situation de dépassement de budget, vous avez des motivations différentes. Vous avez besoin de savoir s'il y a des membres du personnel qui reviennent moins cher et qui pourraient être affectés aux activités au lieu de faire appel à un personnel plus coûteux. En fait, si la maîtrise des coûts est plus importante que la date limite, vous pouvez être disposé à consacrer plus de temps pour effectuer le travail s’il peut être, en fin de compte, mené à terme et avec succès pour un coût réduit. Cette technique peut également être utilisée pour remplacer un contractuel par un employé, si ce dernier revient moins cher dans le cadre du projet.

Diminuez et remplacez les coûts de non travail

Tout comme avec les personnes, il peut être possible d'utiliser du matériel, des fournisseurs ou des services moins coûteux que ce qui ont été prévus au départ. Par exemple, vous pouvez demander aux personnes devant voyager, dans le cadre du projet, de séjourner dans des hôtels moins dispendieux. Vous pouvez vérifier si des membres de l’équipe peuvent utiliser le matériel existant, après son amélioration, plutôt que d’acheter de nouvelles machines. Vous pouvez remplacer des sessions formelles de formations onéreuses par des formations au moyen de l'informatique ou de formations internes moins chères. Vous pouvez n’envoyer qu’une personne en déplacement de travail pour réaliser une activité, au lieu de deux, comme prévu au départ. Dans chacun de ces cas, vous tentez de satisfaire les besoins initiaux, mais en employant des alternatives moins coûteuses.

Effectuez des heures supplémentaires non payées

Cette option est avantageuse lorsque votre personnel n’est pas payé pour les heures supplémentaires. C'est habituellement la première chose à vérifier, et une équipe peut effectuer des heures supplémentaires pour ramener à court terme un projet à l’intérieur du budget. La logique est que vous pouvez obtenir plus de travail effectué pour le même coût, puisque vous ne devez pas payer vos ressources humaines internes pour des heures supplémentaires. Si vous êtes près de la fin du projet, vous pouvez également compenser ce temps une fois le projet accompli. Cependant, ce n'est habituellement pas une bonne solution sur une longue période.

Renégociez les contrats externes

Cette section fait partie de l'extension de la Méthodologie TenStep pour la gestion des approvisionnements.

Réduire le contenu pour ramener le projet selon les délais convenus

Une dernière option qui est habituellement disponible pour faire face soit à un dépassement du budget, soit à un dépassement des délais, est d’analyser le reste des travaux et de négocier avec le commanditaire la suppression de certains lots de travail. Si les travaux comportent des éléments essentiels pour le livrable final, cette discussion pourrait encore être justifiée en tant que dernier recours pour respecter l’échéancier. Peut-être est-il possible de terminer le projet dans les délais mais avec moins de 100% des fonctionnalités, puis réaliser un projet de suivi pour achever les travaux restants.L'autre solution de dernier recours est de demander l’autorisation d’un budget supplémentaire et de compléter le contenu tel que convenu mais avec un budget plus important.Le point essentiel est de ne pas recourir à cette alternative immédiatement après avoir constaté une tendance au dépassement du budget. Vous devriez d'abord essayer les autres options disponibles mentionnées ci-dessus pour tenter de ramener le projet à l’intérieur du budget. Vous ne devriez demander une réduction du contenu que si toutes les autres techniques n’aboutissent pas.

Terminologie de management de projet

Appel à proposition. Type de document d'approvisionnement utilisé pour solliciter des propositions de la part de fournisseurs potentiels de produits ou de services. Dans certains domaines d’application, il peut avoir une signification plus restreinte ou spécifique.

Contenu du produit. Caractéristiques et fonctions qui font la particularité d'un produit, d'un service ou d'un résultat.

Abréviations courantes

EV (anglais) : Earned Value

VA (français) : Valeur acquise

Liens intéressants

Logiciel: Vorex Inc.

·   Société: Vorex Inc., Dallas, Texas, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.vorex.com

·   Catégorie: Gestion de projet basé sur le Web

·   Fonctionnalités:

o    Permet aux utilisateurs de gérer des fonctions de ressources humaines

o    Aide les utilisateurs à identifier et affecter les membres d'équipe aux clients
ou à des projets basés sur des ensembles de compétences

o    Suit le temps et la fréquentation des employés

o    Intègre un système qui contribue à s'assurer que le temps et les dépenses des employés sont automatiquement facturés au client sur un échéancier

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