N°82 Rédiger la proposition de valeur

A ce niveau, vous avez créé une liste du travail que vous proposerez pour le portefeuille de la prochaine année. Maintenant, vous devez déterminer quelles sont les exigences du travail susceptibles d’avoir une plus grande importance. Pour le moment, vous ne disposez pas de suffisamment d'informations pour prendre ce genre de décision. Vous pouvez pressentir la valeur d'une partie du travail, mais vous ne disposez pas d'informations suffisantes pour comparer les avantages respectifs des différentes initiatives du travail, et vous ne connaissez pas l'importance relative d'un type de travail ou d'un projet par rapport à un autre.

Les informations requises pour prendre les décisions concernant la hiérarchisation du travail proviennent de deux sources. D'abord, un document de proposition de valeur de haut niveau est préparé pour chaque initiative. Ce document fournit un aperçu de haut niveau de la valeur globale et du coût ainsi que de l'alignement de l'initiative. La seconde partie est un cas d'affaires (Business Case) plus détaillé, particulièrement pour les projets qui vous permettront de comparer la valeur relative aux opportunités concurrentes.Certains pensent que les propositions de valeur représentent une perte de temps puisque le travail important doit créer un cas d'affaires exhaustif. Cependant, la proposition de valeur est actuellement un très bon document dans le processus de hiérarchisation pour les deux raisons suivantes :

·         La majorité des informations dans la proposition de valeur peut être reportée dans le cas d'affaires (Business Case).

·         Il faudra un cas d'affaires complet pour prendre la décision finale concernant la viabilité de chaque projet. Si vous n'avez pas développé auparavant une courte proposition de valeur, vous pourriez avoir besoin de développer un cas d'affaires exhaustif pour chaque projet potentiel. Cela susciterait beaucoup de travail supplémentaire pour des projets qui ne seraient pas sélectionnés. La proposition de valeur vous permet d'éliminer des initiatives de valeur inférieure sans avoir besoin d'élaborer une évaluation et une validation économiques exhaustives comme dans un cas d'affaires (Business Case).

Les individus proposant le travail devraient compléter les documents de propositions de valeur. Ceux-ci sont des documents de haut niveau comportant une page ou deux. Les propositions de valeur devraient contenir les informations suivantes :

·         Nom du travail. C'est un nom occupant une seule ligne. On peut choisir de normaliser les noms pour des types de travaux similaires.

·         Brève description du travail. Tenez-vous-en à quelques paragraphes seulement tout au plus. Aussi, assurez-vous que cela fournit suffisamment d'informations de manière à ce que les autres comprennent sans difficulté ce qui est proposé.

·         Catégories d'équilibrage. Spécifiez comment est classé ce travail selon les catégories d'équilibrage que vous avez déjà définies dans le processus de catégorisation.

·         Bénéfices d'affaires. Décrivez les bénéfices d'affaires à haut niveau que le projet apportera à la société. Si vous avez des chiffres solides, veuillez les indiquer. Sinon, décrivez les bénéfices de la société en termes d'opérations permanentes, d'amélioration des processus, de nouveaux produits ou marchés, de revenus croissants, de réduction des coûts, de satisfaction clients croissante, etc.

·         Efforts et coût estimés. L'estimation se fait à deux niveaux - haut niveau au moment présent, et plus précis plus tard. Le haut niveau d'estimation est préconisé en cet instant même. Néanmoins, si vous disposez déjà d'estimations solides et détaillées, ne tardez pas à les divulguer : cela vous épargnera du temps par la suite. Le niveau de précision requis pour les estimations des propositions de valeur varie entre -50% et +100%. Voici un exemple: supposons que le travail coûtera, au terme de la réalisation du projet, 100.000 €. Votre estimation à ce moment pourrait varier entre 50.000 € et 200.000 €. Il s'agit d'une estimation approximative qui informe les cadres supérieurs que le travail coûtera bien plus que 10.000 €, mais que les frais seront aussi bien inférieurs à 500.000 €. Peut-être aurez-vous à estimer la charge de travail en heures/personne, mais cela sera finalement converti en coût pour la proposition de valeur.

·         Alignement. Validez l'alignement en spécifiant comment ce travail contribue et s'aligne aux buts et aux objectifs, et à la stratégie de votre département.

·         Le travail est-il nécessaire? Spécifiez si vous avez l’impression que ce travail est nécessaire.

·         Urgence / conséquences découlant du fait de ne pas effectuer le travail cette année. Présentez les conséquences découlant du fait de ne pas effecteur le travail. Dans plusieurs cas, il est important d’avoir une idée sur les bénéfices d'affaires et sur l'alignement. Selon les priorités, certains travaux ayant une grande valeur, pourraient être reportés à l’année suivante. Il pourrait aussi être utile de commenter les conséquences pouvant découler de la non réception du financement complet pour cette année.

Quelques propositions de valeur qui seront vraisemblablement interrompues
Dans quelques cas, la personne élaborant la proposition de valeur peut décider d’interrompre ce travail. Cela se produira pour certains travaux au fur et à mesure que le niveau de diligence augmente et que le requérant se rend compte que ses chances d'obtenir le financement sont très faibles. Par exemple, compte tenu des coûts et des bénéfices rapportés par le travail envisagé, ou d'un alignement douteux avec la stratégie de la compagnie, le requérant peut réaliser lui-même que le travail n’a plus de sens. Dans plusieurs cas, ce genre de déficiences n'est pas découvert lorsque le travail est au niveau de la conception. Mais quand on vous demande de réfléchir sur le projet avec plus de diligence, vous réalisez que le travail proposé n’a aucune chance d’être viable.Une autre raison qui peut conduire à éliminer quelques initiatives de la liste des travaux proposés, résulte de la charge de travail que représente l'ensemble des travaux demandés. Par exemple, supposons que votre département demande dix projets et que, après la proposition de valeur, vous pensez encore que les dix projets sont viables. Cependant, en raison de diverses contraintes, vous savez qu'il y a peu de chances d'obtenir l'approbation d'un tel nombre de projets simultanément. Vous éliminerez alors ceux qui sont moins prioritaires et tenterez d'obtenir l'approbation, disons, de vos cinq projets les plus importants.

Terminologie de management de projet

Date de début. Moment associé au début de l'activité de l'échéancier, généralement qualifié par l'un des termes suivants : réelle, prévue, estimée, planifiée, au plus tôt, au plus tard, cible, de référence de base ou actuelle.

Défaut. Imperfection ou déficience d'un composant du projet, qui entraîne le non-respect des exigences ou des spécifications correspondantes, et donc la nécessité de réparer ou de remplacer.

Abréviations courantes

FMEA (anglais) : Failure Mode and Effect Analysis

AMDEC (français) : Analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leurs criticités

Liens intéressants

Logiciel: ProofHub

·   Société: ProofHub, Odessa, Florida, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.proofhub.com

·   Catégorie: Management de projet basé sur le Web

·   Fonctionnalités:

o    Permet aux utilisateurs d'afficher les feuilles de temps en ligne et de comparer les progrès par rapport à l'échéancier

o    Offre un service de chat en ligne pour les clients et les membres de l'équipe

o    Fournit un tableau de bord aux utilisateurs pour visualiser tous les projets et les hiérarchiser en fonction de critères personnalisés

o    Fournit des mises à jour automatiques de projet via e-mail

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