Tenstep N° 143: Lancement du projet

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Les projets ne passent pas toujours par une séquence organisée de planification, d’approbation et d'exécution. Parfois, un projet se situe à différents stades à la fois. Avant que vous ne vous en aperceviez, vous pouvez vous retrouver au cœur d’un projet avec des membres de l'équipe et des parties prenantes qui possèdent divers niveaux de compréhension des objectifs et du statut du projet. De même qu’un projet doit faire l’objet d’une réunion officielle de fin de projet qui signifie qu'il est achevé, il est logique de tenir une réunion formelle de démarrage pour le lancement effectif du projet.

Le but de la réunion de démarrage est d’informer formellement toutes les parties prenantes que le projet a commencé et de s’assurer que chacun a une bonne compréhension du projet et du rôle qui lui sera attribué. La réunion de démarrage est l’occasion de réunir tous les membres de l'équipe, les clients et les parties prenantes et de définir précisément l'étape de lancement du projet. Comme toutes les réunions formelles, elle comportera un ordre du jour. Un certain nombre de points spécifiques devront être abordés lors de cette réunion  :

·         Présentation des participants à la réunion

·         Récapitulation des informations contenues dans la charte du projet, y compris :

o    Le but et les objectifs du projet

o    Le contenu

o    Les principaux livrables

o    Les risques

o    Les hypothèses

o    L'estimation de l'effort de travail et du budget

o    Les délais prévus

·         Discussion des rôles et des responsabilités importantes de l’équipe du projet, des clients et des parties prenantes. La plupart, voire toutes les personnes qui travailleront sur le projet doivent être présentes. S'il y a confusion au sujet du rôle dévolu à une personne ou à une organisation, elle devra être discutée et clarifiée sur le champ.

·         Survol de l'approche et de la chronologie générale du projet. Cela donne aux gens un aperçu de la façon dont le projet pourra se dérouler. Il faudra, plus particulièrement, vous assurer que les personnes impliquées comprennent ce qu'elles doivent faire à court terme pour soutenir le projet.

·         Discussion de toutes les questions importantes et les réponses à ces interrogations. L’objectif de la discussion n'est pas de rediscuter le but du projet, mais de permettre aux personnes d'exprimer leurs préoccupations ou soucis spécifiques au moment où le projet démarre.

·         Confirmer que le projet est maintenant en cours. Si le projet n'est pas encore amorcé, il devrait être prêt à commencer immédiatement.

·         Parmi les autres éléments à considérer lors de la réunion de démarrage, on peut citer:

o    Les participants. En général, l’équipe du projet, le client et les parties prenantes devront être présents. Si cela n’est pas possible, par exemple pour des raisons de disponibilité, vous pouvez ne réunir que les principaux acteurs. Vous pourrez aussi rencontrer les autres participants lors de mini-réunions de lancement, ou envoyer les informations recueillies lors de la réunion aux personnes qui ne pouvaient pas être présentes.

o    La durée. Bien que la plupart des réunions de lancement puissent être bouclées en une heure ou deux, certaines peuvent durer un jour ou deux. Les plus longues réunions de démarrage sont particulièrement importantes si le projet est très complexe ou très controversé. Dans certains cas, une longue réunion de démarrage permet de recueillir les exigences initiales, bien que ce ne soit pas le but premier de la réunion.

o    La préparation. On dit souvent que l’on a qu’une seule chance de faire une bonne première impression. Cela se vérifie dans le cadre de la réunion de lancement. Cette réunion sert à établir les objectifs du projet. Si la réunion est mal organisée, chaotique ou représente une perte de temps, les participants transposeront probablement cette image sur le projet. Le chef de projet doit être sûr qu’il s'est bien préparé pour cette réunion et qu'elle se déroulera sans problèmes. Il doit également s’entretenir à l’avance avec le commanditaire pour s’assurer qu’il est d’accord avec lui sur la façon dont la réunion se déroulera.

Terminologie de management de projet

Journal. Document utilisé pour enregistrer, avec descriptions ou annotations, des éléments spécifiques identifiés au cours de l'exécution d'un processus ou d'une activité. Généralement complété par un déterminant, tel que journal des problèmes majeurs, de contrôle qualité, des actions ou des défauts.

Liaison début-début (DD). Lien logique où le démarrage du travail de l'activité successeur de l'échéancier dépend du démarrage du travail de l'activité antécédente. Voir aussi Lien logique.

Abréviations courantes

T&M (anglais) : Time and Material

        (français) : Pièces et main d'œuvre

Liens intéressants

Logiciel: UDA Technologies

·         Société: UDA Technologies, Auburn, Alabama, États-Unis d'Amérique

·         URL: wwww.uniteddesign.com

·         Catégorie: Gestion de construction basée sur le Web

·         Fonctionnalités:

o    Permet aux clients, aux coéquipiers et aux sous-traitants de partager des documents, des demandes de changement, des estimations, des calendriers et des photos.

o    Permet de créer des membres d'équipe et des commentaires sur les galeries de photos.

o    Donne aux utilisateurs la possibilité d'être informés lorsque des modifications sont apportées à leurs projets.