Tenstep N°142: Gérer l'échéancier / Techniques

A lire sur: Tenstep

Gérer le travail à un niveau général ou détaillé en fonction de la situation

Une des responsabilités communes pour tous les managers est la gestion du personnel et du travail. (Si vous n’assumez ni l’une ni l’autre, vous n’êtes pas vraiment un manager). Tous les managers ont besoin d’information pertinente et précise afin de gérer leur travail et leur personnel d’une manière efficace. Il faut, bien sûr, savoir quelle quantité de renseignements vous avez besoin et à quel niveau.

Certains managers préfèrent éviter les détails. Ils seront sûrement capables de vous affirmer si le travail est globalement dans les délais, mais pas ce que les membres de l'équipe du projet sont en train de faire à un moment donné. Vous pouvez parfois vous en sortir avec une telle approche. Cependant, dans certains cas, on vous jugera nonchalant et déphasé. Le problème, c’est que quelquefois, ces managers tentent de s’engager dans les détails du projet pour savoir en quoi il consiste, mais n’y parviennent pas. Parfois, les managers préfèrent s’en tenir à une vue globale, même quand le projet est conçu dans le désordre.

D’autre part, vous pouvez être amené à être constamment derrière votre personnel en lui demandant si les travaux avancent, à aider ces gens à résoudre des problèmes mineurs, à redistribuer le travail en cas de retard. On appelle ces managers les « micro managers » car ils sont amenés à passer effectivement tellement de temps sur les détails, qu’il leur faut deux fois plus de temps pour accomplir n'importe quelle tâche. Ils provoquent aussi un sentiment de frustration chez les membres de l’équipe parce qu'ils semblent ne pas leur faire confiance pour accomplir quoi que ce soit.

De nombreux managers appréhendent être classés dans la catégorie des «micro managers» en raison de la connotation négative de cette appellation. Cependant, il y a des moments où vous devez assigner du travail et recevoir fréquemment du feedback. C’est souvent le cas si vous avez beaucoup de travail à accomplir en peu de temps. Cela est particulièrement valable si votre équipe de projet ne fournit pas rapidement le feedback nécessaire pour suivre exactement le développement du projet.

Une bonne approche de la gestion d’une grande quantité de travail est celle d’un « manager en situation ». Ce type de manager prodigue à l'équipe conseils et soutien moral et essaie d'éliminer tous les obstacles. Cependant, lorsqu’un projet accuse du retard ou atteint un point où de nombreuses mesures doivent être prises en un court laps de temps, il peut replonger rapidement dans la gestion des détails.

Les chefs de projet doivent établir des dates limites, même si le client ne le fait pas

De nombreux projets comportent des dates limites fermes qui résultent en des contraintes commerciales, un échéancier fiscal ou des liens avec d’autres projets. Cependant, de nombreux projets n’ont pas de dates limites externes fermes. En fait, votre commanditaire peut vouloir que le projet soit terminé le plus rapidement possible sans donner de date précise.

Tous les projets, par définition, requièrent une date de fin. Lorsque vous gérez des projets qui n’ont pas de date limite ferme, il est important d’en fixer une avec l’équipe de projet. Vous devez encore élaborer une charte et un échéancier du projet basés sur l’hypothèse la plus favorable au sujet du personnel disponible et de l'effort de travail requis. De même, impliquez l’équipe dans le processus de planification afin que chaque membre sache quelles sont les cibles à atteindre. Une fois que l’équipe est d’accord sur les délais, vous disposez d’une date limite ferme que vous devez gérer comme si un impératif commercial en dépendait.

Une équipe de projet sans date limite ferme aura du mal à se concentrer et aura besoin de plus de temps pour livrer son travail. Le chef de projet doit travailler avec son équipe pour établir une date limite raisonnable puis responsabiliser tous les membres de l’équipe. Cela leur permet d’avoir un objectif et de s’assurer que le projet ne va pas s’éterniser. Même si le client ne ressent pas une urgence particulière quant à la réalisation du projet, vous voulez néanmoins vous assurer que l’équipe du projet n’ait pas la même attitude.

Terminologie de management de projet

Lien logique. Relation de dépendance entre deux activités de l'échéancier du projet, ou entre une activité et un jalon de l'échéancier. Les quatre types de liens logiques possibles sont : liaison fin-début, liaison fin-fin, liaison début-début et liaison début-fin.

Ingénierie de la valeur. Approche utilisée pour optimiser les coûts du cycle de vie du projet, gagner du temps, augmenter les bénéfices, améliorer la qualité, accroître sa part de marché, résoudre les problèmes et/ou utiliser les ressources plus efficacement. Parfois appelée « Analyse de la valeur ».

Abréviations courantes

SF (anglais) : Start-to-Finish

DF (français) : Liaison début-fin

Liens intéressants

Logiciel: Comindwork

·   Société: Comindwork, Kyiv, Ukraine

·   URL: www.comindwork.com

·   Catégorie: Gestion de projet et collaboration

·   Fonctionnalités:

o    Facilite la collaboration avec plus de 250 fonctionnalités personnalisables, y compris des wikis, des blogs et des outils de suivi du temps.

o    Permet aux utilisateurs de définir les rôles des membres d'équipe, de définir les droits d'accès, vérifier l'état et voir les dernières tâches affectées.

o    Offre une gamme de formats de rapports d'avancement du projet.