Tenstep N°141: Responsabilités par rapport aux processus

A lire sur:  TenStep Francophone

Le chef de projet est responsable à 100% des processus utilisés pour gérer le projet.

Qu’est ce qui détermine la réussite d’un projet ? Si vous suivez la méthodologie TenStep de management de projet, vous devez d’abord définir le projet et élaborer un échéancier et un budget. C’est là que commencent les responsabilités du chef de projet. Une fois le travail sur le projet engagé, si vous découvrez que le contenu n’a pas été bien défini, c’est le chef de projet qui est tenu pour responsable. Si votre projet n'est pas bien planifié, c’est également au chef de projet qu’incombera cette responsabilité.

Définir le projet signifie le fait de comprendre et d'obtenir l’accord sur l’ensemble des objectifs, le contenu, les risques qu’il comporte, l’approche, le budget qui lui est alloué, etc. Cela inclut également la définition et l’adoption d’un Plan de Management de projet spécifique qui sera utilisé pour la gestion du projet en question.

Ceci ne veut pas dire que le chef de projet doit effectuer tout ce travail lui-même. Il peut y avoir toute une équipe qui participe à l’élaboration de la charte et de l'échéancier du Projet. Cependant, si quelque chose ne fonctionne pas bien, le chef de projet en est tenu pour responsable.

Une fois le projet a commencé, le chef de projet doit gérer et contrôler le travail de façon efficace; il doit :

·         Gérer l’échéancier global en s’assurant que le travail est assigné et achevé dans les délais et dans les limites du budget.

·         Identifier, chercher, gérer et résoudre les problèmes majeurs.

·         Gérer le contenu de manière proactive, en s’assurant que ce qui a été convenu seulement est livré, à moins que des changements n’aient été approuvés dans le cadre du management de contenu.

·         Diffuser de manière proactive les informations relatives au projet à toutes les parties prenantes.

·         Identifier, gérer et atténuer les risques du projet.

·         S’assurer que la solution soit de qualité acceptable.

·         Définir et rassembler les métriques afin d’avoir un aperçu sur l’évolution du projet et de savoir si les livrables produits sont acceptables ou non.

Rappelez-vous que ceci ne signifie pas que le chef de projet réalise physiquement tout ce travail, mais qu’il s’assure seulement que ce travail est bel et bien fait. Si des problèmes, des changements incontrôlés de contenu ou des risques surviennent lors du projet, ou si ce dernier ne répond pas correctement aux attentes, alors le chef de projet sera la personne considérée comme responsable. Par exemple, s'il y a des changements incontrôlés du contenu dans le projet, le chef de projet ne peut avancer que c'est la faute du client. Le chef de projet est la personne chargée de gérer le contenu du projet.

Pour gérer les processus de management de projet, on doit être bien organisé, avoir de grandes capacités de suivi, être à l’aise avec les processus, être en mesure de réaliser des tâches multiples, suivre un processus de pensée logique, être capable de déterminer les causes profondes des problèmes, avoir de bonnes capacités analytiques, être capable de bien estimer et gérer un budget, et disposer d' une grande autodiscipline.

Responsabilités par rapport au personnel

En plus de ses capacités en matière de processus, un chef de projet doit également avoir de bonnes capacités de gestion du personnel. Cependant, le chef de projet n'est pas à 100% responsable du personnel. Cette responsabilité est partagée avec un responsable fonctionnel. Ceci constitue l'une des raisons pour laquelle le management de projet est difficile. Le chef de projet doit réaliser des résultats avec une équipe qui ne dépend pas de lui hiérarchiquement. D’autre part, le fait de gérer du personnel est certainement un aspect important du management de projet et cela devient encore plus important à mesure que le projet prend de l'importance et exige plus de personnel. Les responsabilités de management du personnel exigent :

·         De l’autorité et certaines compétences en gestion afin de s’assurer que tout le monde suit les processus et les procédures standard.

·         Faire preuve de leadership pour amener l’équipe à suivre volontairement ses instructions. Ce leadership concerne la communication d’une vision des choses et le pouvoir d’amener l’équipe à vous accepter et à vous soutenir.

·         Fixer des objectifs raisonnables, motivants et clairs pour les membres de l’équipe et les motiver en les rendant responsables d' objectifs à atteindre. Ceci implique aussi le fait de savoir donner une information en retour, claire et acceptable, sur leurs performances, aux membres de l’équipe.

·         Avoir la capacité de constituer des équipes de façon à ce que les gens travaillent ensemble en harmonie et se sentent motivés pour travailler dur pour le bien du projet et des autres membres de l’équipe. Plus votre équipe est importante et plus le projet est long, plus il est important d’avoir ces compétences de bon constructeur d’équipe.

·         Avoir des compétences de communication proactive, orale et écrite, ainsi qu’une bonne capacité d’écoute active.

Le chef de projet est responsable de la réussite du projet. Si l’équipe a le moral bas et ne parvient pas à respecter les délais, vous devez essayer de résoudre ces problèmes. Si les membres de l’équipe ne comprennent pas exactement en quoi consistent leurs tâches respectives et n’arrivent pas à mener le projet à terme tout en respectant les exigences, c’est alors vous qui êtes responsable. Il s'agit de la gestion à l’aide de processus (gérer l'échéancier).

Terminologie de management de projet

Information sur la performance du travail. Informations et données sur l'état des activités de l'échéancier du projet en cours d'exécution pour la réalisation du travail du projet, collectées dans le cadre des processus de direction et pilotage de l'exécution du projet. Ces informations comprennent les éléments suivants : état des livrables, état de la mise en œuvre des demandes de modifications, des actions correctives, des actions préventives et des corrections des défauts, coûts estimés pour achèvement prévus, rapports de pourcentage d'achèvement du travail, valeurs atteintes pour les mesures de la performance technique, dates de début et de fin des activités de l'échéancier.

Liaison fin-fin (FF). Lien logique selon lequel le travail d'une activité successeur ne peut s'achever tant que le travail de l'activité antécédente n'est pas achevé. Voir aussi Lien logique.

Abréviations courantes

SWOT (anglais) : Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

FFOM  (français) : Forces, faiblesses, opportunités, menaces

Liens intéressants

Logiciel: OnSight

·   Société: OnSight, Greenville, South Carolina, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.zoompmc.com

·   Catégorie: Gestion de projet Mobile

·   Fonctionnalités:

o    Capture les données pertinentes du projet via une interface Smartphone.

o    Envoie des mises à jour en temps réel sur la progression d'un projet vers les Smartphones des utilisateurs.

o    Suit les coûts de main-d'œuvre et de consommation des matériaux en comparaison avec le budget et l'échéancier d'un projet.