Créer le plan de management

Créer le plan de management

Le plan de management du contenu est utilisé pour décrire la manière avec laquelle le contenu va être défini, vérifié, et, subséquemment, géré. Les composantes du plan de management du contenu incluent les éléments suivants:

·         Les rôles et les responsabilités. Vous pourriez décrire qui est responsable de l'établissement et de la gestion du contenu du projet, qui va participer à sa définition, qui peut l’approuver, qui peut en demander des modifications, qui peut en approuver les demandes de modification, etc.

·         Définition du contenu. Cette section décrit comment vous pouvez établir le contenu du projet. Il existe probablement un ensemble d'activités à exécuter. Mais dans cette section, vous résumeriez l'approche générale.

·         Processus de révision et d'approbation des modifications du contenu. Cette section décrit le processus à suivre pour traiter les demandes de modification du contenu. Elle définit l'autorité habilitée à accepter et à approuver les modifications du contenu. Le processus d'évaluation devrait aussi inclure une évaluation de l'impact des modifications proposées du contenu, sur le projet, ainsi que les avantages des changements. Les impacts sur les coûts, l'échéancier, les risques et la qualité devraient être évalués dans le but de fournir un fondement pour accepter et approuver une modification.

·         Outils. Cette section décrit n'importe quelle gestion de contenu ou n'importe quel outil de gestion de changement de contenu, qui aura accès à l'outil ainsi que les différentes personnes qui peuvent le manipuler.

·         Modèles. Il est courant que dans la définition du contenu, il y ait un ou plusieurs modèles (gabarits) à utiliser durant le processus de gestion du contenu et des modifications de celui-ci. Une annexe du plan de management du contenu devrait inclure un exemplaire de chaque modèle à utiliser.

·         Rapports. Commentez ici les types et les noms des rapports que vous êtes en train d'utiliser pour définir le contenu et le gérer, qui va les recevoir, la fréquence, etc.

·         Stabilité attendue du contenu. Cette section décrit les attentes vis-à-vis de la stabilité du contenu, c'est-à-dire si le contenu est supposé changer d’une manière significative au cours du projet, ou bien se maintenir au niveau dans lequel il a été défini initialement. Par exemple, si la définition du contenu est ambiguë et si une clarification n'a pas été apportée durant la définition du projet, vous pourriez énoncer dans cette section que vous vous attendiez à ce que le contenu défini fasse objet de plusieurs révisions, ce qui entraîne plus de risques pour le projet.

Créer un plan de management des exigences

Le plan de management des exigences décrit la manière avec laquelle vous allez révéler, analyser, documenter et gérer les exigences du projet. Ce plan va couvrir la réunion, à l’avance, des exigences relatives au projet et au produit, ainsi que celles que vous allez réunir durant le cycle de vie du projet d’une manière plus détaillée. Ce plan devrait surtout se concentrer sur la manière selon laquelle vous allez gérer le contenu des modifications apportées aux exigences, surtout quand ces dernières ont déjà été approuvées. Le fait d'adopter un processus de management des exigences aide l'équipe du projet à se concentrer sur les exigences qui ont déjà été développées et à maintenir l'intégrité de ces exigences durant le cycle de vie du projet. Des sections du plan pourraient comprendre les informations suivantes :

·         Le processus de réunion des exigences. Dans cette section, vous allez décrire le processus que vous allez utiliser pour révéler, analyser et documenter les exigences.

·         Rôles et responsabilités. Cette section répartit les rôles des personnes qui seront impliquées dans la gestion des exigences à travers le cycle de vie du projet. Ces rôles peuvent inclure le chef de projet, le chef analyste, les clients, etc. Le chef de projet, par exemple, devrait être entièrement responsable du management des modifications du contenu relatives aux exigences. Une autre personne, qui pourrait bien être le chef analyste, devrait être entièrement responsable de l'intégrité des exigences durant le cycle de vie du projet.

·         Outils. Décrire tous les outils automatisés qui vont être utilisés pour gérer les exigences. Plusieurs outils ont pour rôle de documenter les exigences, les gérer et assurer leur suivi durant le cycle de vie du projet.

·         La  maîtrise des modifications. Il est nécessaire d'établir un processus formel pour gérer les modifications des exigences. Heureusement, tout le projet utilise un processus formel de modifications de contenu. Dans ce cas, ce dernier devrait être appliqué aux modifications apportées aux exigences. Au cas où il n’y ait pas un processus formel de modifications de contenu, un processus spécifique de maîtrise de modifications devrait être documenté ici.

·         Le suivi des exigences. Si votre équipe de projet est en train d'assurer le suivi des exigences à partir de l'analyse jusqu'au design, et durant le reste du cycle de vie du projet, l'ensemble du processus devrait être décrit dans cette section. Ce processus devrait alors être ajouté à l'échéancier pour assurer un suivi approprié des exigences à travers le reste du projet.

Terminologie de management de projet

Définir les activités. Processus qui consiste à identifier les actions spécifiques à entreprendre pour produire les livrables du projet.

Défaut. Imperfection ou déficience d'une composante du projet, qui entraîne le non-respect des exigences ou des spécifications correspondantes, et donc la nécessité de le réparer ou de le remplacer.

Abréviations courantes

FS (anglais) : Finish-to-Start

FD (français) : Liaison fin-début

Liens intéressants

Logiciel: SemanticSpace

·   Société: SemanticSpace, Irvine, California, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.ppmstudio.com

·   Catégorie: Gestion de portefeuille de projet

·   Fonctionnalités:

o    Fournit des métriques projets en temps réel tout au long du cycle de vie du projet.

o    Inclut des outils qui aident les utilisateurs à aligner les investissements de projet avec les objectifs métiers.

o    Capture tous les investissements dans un entrepôt de données centralisé.

o    Automatise et applique les processus de gouvernance.

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