5 points clés pour réussir la dématérialisation de ses factures clients

Par Eric Wanscoor, Qweeby

vendredi 23 septembre 2011

La dématérialisation est désormais un processus mature dans le monde professionnel. Surtout pour le traitement par numérisation des factures des fournisseurs. Il y a un autre aspect de la dématérialisation de facture qui est moins connu : la dématérialisation des factures clients. Tout comme la dématérialisation des factures fournisseurs, elle permet aux entreprises de gagner en professionnalisme tout en optimisant leurs coûts de fonctionnement.

Par contre, contrairement à la dématérialisation des factures fournisseurs, qui concerne uniquement les gros « récepteurs » de factures, la dématérialisation des factures clients s’adresse à toutes les entreprises. Elle leur permet des économies rapides car un document papier envoyé par la coûte entre 1,15 € et 1,40 € (papier, enveloppe, impression, manipulations, timbre…). Surtout, elle est plus simple à mettre en œuvre car son impact organisationnel et technique est plus limité. Par contre des règles doivent être respectées puisque l’émission d’une facture client dématérialisée doit respecter un cadre fiscal strict auquel ne se conforme pas un simple PDF transmis pas voie e-mail.

De manière générale, dématérialiser ses factures clients est un projet simple si on respecte quelques fondamentaux.

1. La première priorité est de prendre en compte la diversité des attentes et des demandes des clients (formats, protocoles techniques…) et d’assurer l’interopérabilité. En effet, certains professionnels, comme dans la grande distribution, imposent des formats d’échanges précis. Gérer les formats et les protocoles techniques demandés par les clients est un pré-requis. La capacité de l’opérateur à savoir les gérer est un critère de choix majeur. Désormais, l’interopérabilité est une réalité aisée à mettre en place si l’opérateur retenu sait le gérer.

2. Une autre priorité est de respecter le cadre réglementaire. En effet, la dématérialisation de factures clients est également un projet qu’il convient d’aborder sous un axe fiscal car la facture émise possède une dimension fiscale importante (TVA et Impôt sur les sociétés). Le remplacement de la facture papier par une facture électronique ne peut se faire qu’à condition de respecter les règles définies par le législateur (Code Général des Impôts : art. 289 bis et 289V, art. 96F de l’annexe III ; § 267 à 351 du Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003).

3. Au niveau de la gouvernance, un projet de dématérialisation doit être abordé avec de la hauteur par le management et les opérationnels. Il convient, pour les projets de dématérialisation des factures clients, de les combiner à la stratégie de l’entreprise (RSE, marketing, commercial…) et aux outils d’ores et déjà existants (archivage, signatures, GED…). La dimension organisationnelle est donc centrale et doit être abordée bien avant de lancer tout déploiement.

4. Comme tous les projets, la dématérialisation des factures clients doit générer un retour sur investissement et ne doit pas être une contrainte imposée. Dans ce contexte, il convient d’aborder la dématérialisation de factures comme un projet de masse. Déployer largement et au plus grand nombre de clients, même les plus petits, pour assurer le ROI du projet est donc un élément crucial. Cette massification permettra également de largement vulgariser ce processus, de le démystifier et de le rendre toujours plus abordable.

5. Autre élément, il est nécessaire d’intégrer la dématérialisation dans le processus de facturation pour maintenir sa performance et assurer la cohabitation transparente papier – dématérialisé. Ce processus permettra de clarifier le mode de gestion et de se conformer un schéma directeur validé et accepté par tous.

La dématérialisation de factures est donc un processus qui regroupe différents axes complémentaires à prendre en compte. En les respectant, elle s’impose comme un gisement de productivité pour l’entreprise, qui peut accroître sa qualité de service et optimiser sa rentabilité. Cet élément a largement contribué à accélérer sa diffusion dans l’entreprise moderne.

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