mercredi 25 juillet 2012

Gérer de manière proactive les petites demandes de modification de contenu au moyen de processus alternatifs

A lire sur:  TenStep


Il est facile de se rendre compte et de reconnaître qu'un processus de gestion des modifications du contenu doit être invoqué lorsque de grands changements doivent être apportés à un projet. Cependant, pour de petites demandes, vous pouvez rencontrer une certaine résistance à une gestion formelle des modifications du contenu. Le client ainsi que des membres de l’équipe du projet peuvent considérer que ce sont des frais inutiles pour de si petites décisions. Ils pourraient avoir raison.
Il y a trois techniques à utiliser qui peuvent vous aider à apporter des petites modifications. Notez qu'aucune de ces options n’implique que vous n'êtes pas en train de gérer le contenu et d'en assurer le suivi. Ce sont juste des techniques complémentaires. Elles peuvent se révéler particulièrement utiles pour la gestion de petites modifications du contenu. Si aucune de ces options n'est mise en œuvre, le chef de projet devra utiliser le processus normal de manque de gestion des modifications de contenu pour toutes les modifications.
·         Grouper les petites demandes
Il n'est pas toujours pratique de solliciter le commanditaire pour lui faire approuver une à une chaque petite demande de modification du contenu. D’habitude, l’équipe de projet n'a pas facilement accès, au jour le jour, au commanditaire, et il est difficile d’obtenir son attention pour de nombreuses petites demandes. Grouper les petits changements par paquets permet de mieux utiliser le temps disponible. Cela signifie que vous gardez une trace des petites demandes de modification du contenu, de leur valeur marchande et de leur impact sur le projet. Puis, quand elles atteignent un certain seuil, vous les communiquez toutes au commanditaire pour obtenir son approbation. Au lieu de rendre visite au commanditaire à plusieurs reprises pour des petites demandes de modification, vous les groupez toutes ensemble et ne rencontrez le commanditaire qu’une seule fois. Lors de la rencontre avec le client, vous discutez de tous les changements et modifications proposés (ou, peut- être, des plus importants du lot) et obtenez la réponse du commanditaire au sujet de leur éventuelle exécution. Même s’il s’agit de demandes pour des petites modifications, elles doivent tout de même passer par un processus de gestion des modifications du contenu. Autrement, vous êtes susceptible d’avoir à faire à des modifications incontrôlées. L'avantage d'obtenir l’approbation du commanditaire pour les petites modifications, c’est que celles-ci soient approuvées par lui ainsi que le budget et l’allongement de l’échéancier nécessaires pour effectuer le travail.
·         Discrétion
D'un point de vue pratique, on laisse habituellement l’approbation des modifications du contenu dont la valeur est en dessous d’un certain seuil de coût et d'effort de travail, à la discrétion du chef de projet et du manager du client. Cette autorité ne doit pas être autoproclamée. Elle doit faire l’objet d’une délégation de pouvoir explicite de la part du commanditaire. Cependant, cela suppose que le projet est dans les temps ou en avance par rapport à l’échéancier, et que les modifications n’occasionnent pas de dépassement en termes de coût, d’effort de travail ou de durée convenus. Si cela risque de se produire, ce pouvoir de décision ne devra pas être utilisé, même pour une demande de modification d'une heure. Si le projet risque de dépasser sa date limite ou ses engagements au sujet du budget, toutes les demandes de modification de contenu devront être communiquées au commanditaire pour approbation, que ce soit séparément ou par paquets. Si le commanditaire approuve les changements, le projet doit recevoir le supplément de budget correspondant et l’échéancier doit être allongé.
·         Réserve pour aléas destinée aux modifications du contenu
Dans certaines entreprises, il est courant d’instituer une réserve pour aléas, pour prendre en compte les petites modifications de contenu. Habituellement, aucune justification n’est exigée. Votre entreprise peut constater que quelques modifications de contenu sont inévitables et elle peut assigner un pourcentage du budget du projet pour les prendre en compte. Par exemple, vous pouvez avoir une réserve supplémentaire de 5% de votre budget, destinée aux modifications du contenu. Si le budget total de votre projet est de 500.000 €, votre budget de contingence pour les modifications du contenu sera de 25.000 €. Cependant, cela implique que ce budget de contingence sera assigné entièrement aux petites demandes de modification de contenu. Le client doit gérer le budget afin de s'assurer que toutes les petites demandes de modification puissent être effectuées. Si le client épuise le budget dès la première petite modification de contenu, rien ne sera prévu pour les demandes ultérieures de modification, ce qui oblige le client à rationner ses demandes de modification pour s’assurer qu’il pourra introduire quelques modifications importantes durant tout le cycle de vie du projet et pas seulement au début. Ce budget est employé pour des demandes de modification inférieures à un certain seuil de coût ou d’heures de travail. De plus grandes demandes peuvent encore être faites, mais elles passeront par la gestion normale des modifications du contenu et seront évaluées par le commanditaire.
Terminologie de management de projet
Facteurs environnementaux de l'entreprise. Facteurs environnementaux internes ou externes à l'organisation, pris individuellement ou dans leur ensemble, qui avoisinent ou influencent la réussite du projet. Ces facteurs peuvent provenir de toute entreprise participant au projet ; ils comprennent la culture, la structure et l'infrastructure de l'organisation, les ressources existantes, les bases de données commerciales, les conditions du marché et les logiciels de gestion de projet utilisés.
Indice de performance des coûts (IPC). Mesure de rendement du coût dans un projet. Cet indice est égal au quotient Valeur acquise (VA) / Coût réel (CR). IPC = VA divisée par CR.
Abréviations courantes
TQM (anglais) : Total Quality Management
RACI (français) : Management de la qualité totale
Liens intéressants
Logiciel: BrightWork
·   Société: BrightWork, Boston, Massachusetts, États-Unis d'Amérique
·   URL: www.brightwork.com
·   Catégorie: Gestion de Portefeuille de projet
·   Fonctionnalités:
o    Offres des tableaux de bord, des outils et des listes de suivi des projets.
o    Les rapports que les membres de l'équipe ont affectés à certaines tâches et indiquent qui est en dessous ou au dessus de la capacité.
o    Caractérise les modèles personnalisables qui permettent aux utilisateurs de gérer un portefeuille de projets et de suivre les nouvelles demandes de projets.

Aucun commentaire:

Publier un commentaire