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Il
est facile de se rendre compte et de reconnaître qu'un processus de
gestion des modifications du contenu doit être invoqué lorsque de grands
changements doivent être apportés à un projet. Cependant, pour de
petites demandes, vous pouvez rencontrer une certaine résistance à une
gestion formelle des modifications du contenu. Le client ainsi que des
membres de l’équipe du projet peuvent considérer que ce sont des frais
inutiles pour de si petites décisions. Ils pourraient avoir raison.
Il
y a trois techniques à utiliser qui peuvent vous aider à apporter des
petites modifications. Notez qu'aucune de ces options n’implique que
vous n'êtes pas en train de gérer le contenu et d'en assurer le suivi.
Ce sont juste des techniques complémentaires. Elles peuvent se révéler
particulièrement utiles pour la gestion de petites modifications du
contenu. Si aucune de ces options n'est mise en œuvre, le chef de projet
devra utiliser le processus normal de manque de gestion des
modifications de contenu pour toutes les modifications.
· Grouper les petites demandes
Il
n'est pas toujours pratique de solliciter le commanditaire pour lui
faire approuver une à une chaque petite demande de modification du
contenu. D’habitude, l’équipe de projet n'a pas facilement accès, au
jour le jour, au commanditaire, et il est difficile d’obtenir son
attention pour de nombreuses petites demandes. Grouper les petits
changements par paquets permet de mieux utiliser le temps disponible.
Cela signifie que vous gardez une trace des petites demandes de
modification du contenu, de leur valeur marchande et de leur impact sur
le projet. Puis, quand elles atteignent un certain seuil, vous les
communiquez toutes au commanditaire pour obtenir son approbation. Au
lieu de rendre visite au commanditaire à plusieurs reprises pour des
petites demandes de modification, vous les groupez toutes ensemble et ne
rencontrez le commanditaire qu’une seule fois. Lors de la rencontre
avec le client, vous discutez de tous les changements et modifications
proposés (ou, peut- être, des plus importants du lot) et obtenez la
réponse du commanditaire au sujet de leur éventuelle exécution. Même
s’il s’agit de demandes pour des petites modifications, elles doivent
tout de même passer par un processus de gestion des modifications du
contenu. Autrement, vous êtes susceptible d’avoir à faire à des
modifications incontrôlées. L'avantage d'obtenir l’approbation du
commanditaire pour les petites modifications, c’est que celles-ci soient
approuvées par lui ainsi que le budget et l’allongement de l’échéancier
nécessaires pour effectuer le travail.
· Discrétion
D'un
point de vue pratique, on laisse habituellement l’approbation des
modifications du contenu dont la valeur est en dessous d’un certain
seuil de coût et d'effort de travail, à la discrétion du chef de projet
et du manager du client. Cette autorité ne doit pas être autoproclamée.
Elle doit faire l’objet d’une délégation de pouvoir explicite de la part
du commanditaire. Cependant, cela suppose que le projet est dans les
temps ou en avance par rapport à l’échéancier, et que les modifications
n’occasionnent pas de dépassement en termes de coût, d’effort de travail
ou de durée convenus. Si cela risque de se produire, ce pouvoir de
décision ne devra pas être utilisé, même pour une demande de
modification d'une heure. Si le projet risque de dépasser sa date limite
ou ses engagements au sujet du budget, toutes les demandes de
modification de contenu devront être communiquées au commanditaire pour
approbation, que ce soit séparément ou par paquets. Si le commanditaire
approuve les changements, le projet doit recevoir le supplément de
budget correspondant et l’échéancier doit être allongé.
· Réserve pour aléas destinée aux modifications du contenu
Dans
certaines entreprises, il est courant d’instituer une réserve pour
aléas, pour prendre en compte les petites modifications de contenu.
Habituellement, aucune justification n’est exigée. Votre entreprise peut
constater que quelques modifications de contenu sont inévitables et
elle peut assigner un pourcentage du budget du projet pour les prendre
en compte. Par exemple, vous pouvez avoir une réserve supplémentaire de
5% de votre budget, destinée aux modifications du contenu. Si le budget
total de votre projet est de 500.000 €, votre budget de contingence pour
les modifications du contenu sera de 25.000 €. Cependant, cela implique
que ce budget de contingence sera assigné entièrement aux petites
demandes de modification de contenu. Le client doit gérer le budget afin
de s'assurer que toutes les petites demandes de modification puissent
être effectuées. Si le client épuise le budget dès la première petite
modification de contenu, rien ne sera prévu pour les demandes
ultérieures de modification, ce qui oblige le client à rationner ses
demandes de modification pour s’assurer qu’il pourra introduire quelques
modifications importantes durant tout le cycle de vie du projet et pas
seulement au début. Ce budget est employé pour des demandes de
modification inférieures à un certain seuil de coût ou d’heures de
travail. De plus grandes demandes peuvent encore être faites, mais elles
passeront par la gestion normale des modifications du contenu et seront
évaluées par le commanditaire.
Terminologie de management de projet
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Facteurs environnementaux de l'entreprise. Facteurs
environnementaux internes ou externes à l'organisation, pris
individuellement ou dans leur ensemble, qui avoisinent ou influencent la
réussite du projet. Ces facteurs peuvent provenir de toute entreprise
participant au projet ; ils comprennent la culture, la structure et
l'infrastructure de l'organisation, les ressources existantes, les bases
de données commerciales, les conditions du marché et les logiciels de
gestion de projet utilisés.
Indice de performance des coûts (IPC).
Mesure de rendement du coût dans un projet. Cet indice est égal au
quotient Valeur acquise (VA) / Coût réel (CR). IPC = VA divisée par CR.
Abréviations courantes
TQM (anglais) : Total Quality Management
RACI (français) : Management de la qualité totale
Liens intéressants
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Logiciel: BrightWork
· Société: BrightWork, Boston, Massachusetts, États-Unis d'Amérique
· URL: www.brightwork.com
· Catégorie: Gestion de Portefeuille de projet
· Fonctionnalités:
o Offres des tableaux de bord, des outils et des listes de suivi des projets.
o Les
rapports que les membres de l'équipe ont affectés à certaines tâches et
indiquent qui est en dessous ou au dessus de la capacité.
o Caractérise
les modèles personnalisables qui permettent aux utilisateurs de gérer
un portefeuille de projets et de suivre les nouvelles demandes de
projets.
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