Gérer les problèmes provenant de manœuvres politiques comme des problèmes majeurs

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Plus la taille de vos projets est grande, plus vous verrez que la composante politique des problèmes majeurs que vous rencontrez a tendance à s’accroître. Autrement dit, l’origine d’un bon nombre de problèmes majeurs se trouve dans la façon dont le projet gère le personnel, les livrables, dans l’approche choisie et son impact sur les parties prenantes, etc. Pour résoudre ce type de problèmes, il vous faudra parvenir à un consensus avec des personnes qui ont des opinions et des intérêts différents. En d’autres termes, la résolution exigera que vous reconnaissiez les enjeux politiques au bureau et que vous sachiez jouer le jeu.

Pour parler de façon générale, les manœuvres politiques au bureau consistent à interagir avec les gens et à les influencer afin d’obtenir le résultat souhaité. Cela peut être bon, mauvais ou neutre, suivant les tactiques employées. Les manœuvres politiques ne sont, à l’origine, ni bonnes ni mauvaises par définition, elles peuvent le devenir suivant le comportement des personnes concernées. Prenons-en quelques exemples :

·         Vous avez la capacité de faire part de vos idées au sein de votre organisation et de faire en sorte que le personnel les réalise (bon) … en annihilant des idées adverses, en vous appropriant les idées des autres et en les présentant comme étant les vôtres (mauvais).

·         Vous avez la capacité de parvenir à un consensus sur des sujets épineux avec un certain nombre de parties prenantes (bon) … en travaillant en coulisses avec les personnes qui détiennent le pouvoir, en passant des marchés et en éliminant les personnes qui ne sont pas d’accord avec vous (mauvais).

·         Vous recevez des fonds pour des projets importants pour vous et pour l’organisme pour lequel vous travaillez (bon) … en truquant les coûts et les bénéfices et en contournant les processus de financement courants (mauvais).

·         Vous vous faites la réputation de quelqu’un qui peut réaliser le travail quand il faut (bon) … en utilisant des tactiques légitimes et illégitimes et en écrasant les personnes qui vous barrent la route (mauvais).

Ces exemples montrent que s’adonner à des jeux politiques au bureau peut représenter de bonnes et de mauvaises connotations. Cependant, le terme renvoie souvent à des méthodes peu orthodoxes employées pour que le travail soit accompli coûte que coûte.

Il n’est pas rare qu’une équipe de projet subisse l’impact des manœuvres politiques. Cela se produit souvent sous le couvert de différences d’opinions concernant les livrables, les spécifications, les demandes de modification du contenu, la perception des risques, etc. Le tout est de savoir si ces divergences d’opinion sont véritablement des manœuvres politiques ou si elles sont de simples différences d’opinions, légitimes et valides, entre des personnes dont chacune estime représenter le meilleur intérêt de la compagnie.

Composer avec des manœuvres politiques ne fait pas partie d’un processus standard de management de projet. Cependant, lorsque ces manœuvres influencent le projet dans le mauvais sens, la situation devrait être identifiée comme un problème majeur, vu que sa résolution ne dépend pas de l’équipe de projet. Vous ne pouvez pas utiliser une check-list pour résoudre les problèmes politiques majeurs. Les problèmes politiques sont liés aux intérêts opposés des personnes concernées et dépendent de situations particulières. Ce qui peut être appliqué dans un cas, dans une situation donnée et avec une personne en particulier, ne peut pas l‘être avec une autre car les personnes ont souvent des intérêts divergents. Classer ce type de situations en tant que « problème majeur » et par conséquent suivre le processus prévu pour résoudre ce type de problèmes, rendra la situation plus claire et favorisera une bonne voie de résolution de la part des personnes les plus appropriées.

Généralement, les chefs de projet doivent avoir de bonnes aptitudes pour identifier les situations potentiellement sensibles aux manœuvres politiques et pour les résoudre. Ils doivent œuvrer suivant trois niveaux :

·         Essayer d’identifier des situations et des évènements où la politique pourrait probablement jouer un rôle. Parmi les points sensibles, on peut citer les questions suivantes: Qui prend les décisions? Y a-t-il une situation de concurrence pour des moyens financiers limités et des ressources humaines rares, qui seront consacrés au projet au détriment d’autres projets ? 

·         D’une manière générale, traiter avec les gens de manière franche et honnête. Lorsque vous donnez votre opinion ou lorsque vous faites des recommandations, tenez compte du pour et du contre, afin que vous puissiez donner une opinion équilibrée aux autres parties. Assurez-vous que vous faites bien la distinction entre les faits constatés et vos opinions, afin que vos interlocuteurs voient la différence. Vous devez toujours communiquer de manière proactive avec toutes les parties prenantes.

·         Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec ce que l’on vous demande de faire, impliquez votre commanditaire et votre supérieur hiérarchique. Ils ont souvent plus de poids politique et d’autorité, en raison de leur position, et devraient pouvoir vous conseiller et vous couvrir.

Si vous êtes satisfait de ce que vous entreprenez et de la manière dont vous jouez de votre influence pour que le travail soit mené à bien, vous gérez probablement la politique de bureau de la bonne manière. Si vous culpabilisez en raison du traitement que vous infligez au personnel et si vous avez des doutes quant à vos méthodes, vous pratiquez alors le mauvais côté de la politique de bureau.

Terminologie de management de projet

Gérer les attentes des parties prenantes. Processus qui consiste à communiquer avec les parties prenantes, et à travailler avec elles pour répondre à leurs besoins et aborder les problèmes majeurs lorsqu'ils se posent.

Identifiant de découpage. Système de codification utilisé pour identifier chaque composant de la structure de découpage du projet.

Abréviations courantes

SV (anglais) : Schedule Variance

ED (français) : Écart de délais

Liens intéressants

Logiciel: Standardtime

·   Société: Scoutwest, Inc, Colorado Springs, Colorado, États-Unis d'Amérique

·   URL: www.stdtime.com

·   Catégorie: Suivi du temps et gestion d'échéancier

·   Fonctionnalités:

o    Offre la possibilité de suivre les échéanciers de projet, les feuilles de temps et les dépenses.

o    Permet aux utilisateurs de planifier les tâches pour les grands groupes.

o    Génère des diagrammes de Gantt et des graphiques d'allocation de ressources.

o    Crée des factures pour le temps, les dépenses et le kilométrage, et accepte les paiements de factures.