Réunir les exigences

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La majorité des membres de l’équipe du projet préfèrent suivre la foi de "Nike" – Juste fais-le! Le client se trouve sous l’emprise d’un besoin commercial et l’équipe veut immédiatement entamer la résolution des problèmes. Le fait de trouver la solution et de la présenter au client vous procure une joie sans égale, sauf, bien sûr si le client vous informe que ce n’était pas ce qu’il voulait.

Il vaut mieux éviter de s’emballer et de se mettre en première ligne! Avant de commencer, vous devez être sûr de ce que vous faites. Pour cela il faut établir, à l’avance, un processus pour définir les exigences du projet. Ces dernières vous aident à comprendre les objectifs, les livrables, le contenu et toute autre information relative au projet. Vous devez également réunir quelques informations préliminaires de haut niveau concernant les livrables du projet. Il s’agit des exigences relatives au produit. Vous n’auriez pas le temps de rassembler tous les détails relatifs aux exigences du produit mais vous devriez quand même bien les assimiler. Ces connaissances de haut niveau vous aideront à établir une meilleure structure de découpage du travail ainsi qu’à mieux comprendre l’effort, le coût et la durée estimés.

Le processus d'obtention d’exigences consiste dans la réunion d’exigences de haut niveau par le client en premier lieu. Pour obtenir des exigences précises, le chef de projet doit poser les bonnes questions et écouter attentivement les réponses. Quand vous dites que vous allez commencer à réunir les exigences de votre client, la première chose qui nous vient à l’esprit est que vous allez poser des questions et documenter les réponses.

Le fait de rassembler les exigences à l’aide d’une interview est probablement la technique la plus commune. Cependant, il existe plusieurs autres techniques dans ce domaine, et dans plusieurs projets l’équipe aurait besoin d’utiliser certaines d’entre elles au lieu, ou en plus, de la technique d’interview. Par exemple, si vous voulez réunir des données d’entrée de la part de 100 utilisateurs, vous ne seriez probablement pas capable de les interroger un à un. En effet, même si vous commencez à le faire, vous allez vite vous apercevoir qu’en fait il n’y a pas beaucoup d’informations à réunir. Une meilleure approche, moins coûteuse et plus rapide, serait d’interviewer quelques personnes parmi ce groupe et d’envoyer des enquêtes aux autres.

Il existe certaines techniques propres à obtenir les exigences, et votre projet pourrait avoir besoin d’en utiliser plusieurs, cela dépend des circonstances.

·         Interviews face à face. La technique la plus commune pour réunir les exigences est de s’adresser directement aux clients et de leur demander ce dont ils ont besoin. La discussion devrait être planifiée à l’avance en se basant sur les types d’exigences que vous recherchez.

·         Interviews de groupe. Ils ressemblent aux interviews Face à face sauf qu’il y a plusieurs personnes à interviewer. Les interviews de Groupe exigent plus de préparation et plus de formalités pour réussir à réunir les informations dont vous avez besoin de la part de tous les participants. Vous pouvez réussir à réunir beaucoup plus d’exigences dans une période plus courte si vous arrivez à obtenir toute la concentration du groupe.

·         Sessions facilitées. Dans une session facilitée, vous réunissez un groupe plus large et ce pour un objectif commun. Suivant cette méthode, vous allez essayer de réunir un ensemble d’exigences du groupe et ce d’une manière plus rapide que si vous aviez à interviewer chacun à part.

·         Les sessions JAD (Joint Application Development = développement d’applications à l’aide de sessions de travail participatives). Les sessions JAD ressemblent à d’autres sessions facilitées. Cependant, le groupe doit systématiquement rester dans la session jusqu’à ce que les objectifs soient atteints. Dans ce cas, les participants ne devraient pas quitter la session jusqu’à ce qu’un ensemble d’exigences soient réunies, documentées et consenties. (NdT : La méthode JAD permet de concevoir des systèmes d'information dans des sessions de travail participatives (les sessions associent décideurs, informaticiens et utilisateurs) et accélérées (en 3 à 5 jours, on a réalisé le cahier des charges d'une application informatique. Un facilitateur dirige ces sessions qui doivent permettre de définir tout ce qui est nécessaire, des plans stratégiques jusqu'aux spécifications du système. Les produits de ces sessions peuvent inclure la description des processus métiers, les prototypes, les modèles de données, etc.).

·         Questionnaires. Il s’agit d’une technique beaucoup plus informelle, ce sont de bons instruments pour réunir les exigences des parties prenantes travaillant à distance ou bien ceux qui auraient moins de données d’entrées relativement à l’ensemble des exigences. Un questionnaire peut constituer une bonne méthode pour réunir des statistiques, tel que le nombre de personnes qui pourraient utiliser certains aspects, ou pour avoir une idée sur les exigences prioritaires.

·         Prototypage. Il s’agit d’une technique qui est relativement moderne pour réunir les exigences. Dans cette approche, vous réunissez des exigences préliminaires que vous utilisez pour établir une version initiale de la solution – un prototype. Vous le montrez au client, qui vous fournit des exigences supplémentaires. Vous modifiez l'application et la revoyez avec le client à nouveau. Ce processus va se répéter jusqu’à ce que le produit atteint les besoins commerciaux, ou un certain nombre d’interactions.

·         Suivre les gens là où  ils sont. Ceci est surtout utile quand il s’agit de réunir les informations sur les processus en cours. Vous pourrez découvrir, par exemple, que certaines personnes se sont tellement habituées à leur travail qu’il leur est devenu difficile d’en parler. Vous pourrez avoir besoin des regarder travailler pour arriver à vous faire une idée complète du tableau. Dans certains cas, vous pourriez aussi participer au processus actuel du travail pour avoir une idée plus réaliste sur le fonctionnement actuel de l’entreprise.

Le fait de bien connaître votre audience vous aidera à déterminer les bonnes techniques qu’il faut utiliser pour mieux faire face à vos besoins. Vous devriez choisir des techniques qui vous assurent de réunir les informations les plus adéquates et qui conviennent mieux à l’audience.

Terminologie de management de projet

Évitement du risque. Technique de planification des réponses aux risques qui, en cas de menace, introduit des modifications au plan de management du projet destinées à éliminer le risque ou à protéger de son impact les objectifs du projet.

Exécuter. Diriger, gérer, effectuer et réaliser le travail du projet, en fournir les livrables ainsi que les informations sur la performance du travail.

Abréviations courantes

QA (anglais) : Quality Assurance

AQ (français) : Assurance qualité

Liens intéressants

Logiciel: Logic Software Inc.

·   Société: Logic Software Inc., Toronto, Ontario, Canada

·   URL: www.easyprojects.net

·   Catégorie: Logiciel de gestion de projet basé Web

·   Fonctionnalités:

o    Permet aux utilisateurs de suivre les étapes du projet.

o    Calcule l'avancement du projet fondé sur des sous-activités.

o    Génère des rapports de projet personnalisables.

o    Affecte les tâches aux membres de l'équipe en fonction des préférences de l'utilisateur.

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