L’Auxiliaire dématérialise ses dossiers sinistres

A lire sur: http://www.ever-team.com/fr/etude-de-cas-auxiliaire.html

L’Auxiliaire, Mutuelle d'Assurance des Professionnels du Bâtiment et des Travaux Publics, a mis en œuvre les solutions de Gestion de Contenu d’entreprise pour dématérialiser la gestion des dossiers sinistres. Un projet en production depuis janvier 2012, qui simplifie le quotidien des archivistes et harmonise les procédures de travail des gestionnaires.

Enjeux du projet 

L’Auxiliaire a souhaité mettre en place une application de GED et de Workflow intégrée à l’outil métier sous AS 400 pour dématérialiser l’instruction des dossiers sinistres. Cette décision répondait à une requête du CHSCT visant à réduire la pénibilité du travail au sein du service des archives. En effet, à chaque courrier entrant (papier, e-mail ou fax), le service des archives ressortait le dossier de sinistre papier correspondant et l’acheminait sur le bureau du gestionnaire. La manipulation physique des dossiers par les archivistes représentait près de 102 000 mouvements entrées / sorties par an. En réponse, la Direction de l'Auxiliaire, décide de lancer le projet OASIS (Organisation des Archives SInistreS) pour dématérialiser le traitement des dossiers de sinistres.

Choix de la solution EverSuite

Au regard de ces éléments, l’Auxilliaire a donc choisi d’intégrer une solution ECM pour optimiser son processus de traitement des sinistres, jusque là, entièrement papier. Après un Appel d’Offres, l’Auxiliaire choisit  EverSuite Case Management d’EVER TEAM  pour dématérialiser la gestion des dossiers de sinistres, simplifier le quotidien des archivistes, fluidifier la circulation des documents, et harmoniser les procédures de travail des gestionnaires.

EverSuite comme infrastructure de Case Management

Un prototype EverSuite est d’abord mis à disposition des gestionnaires du service des sinistres pendant un mois. Séduit par la convivialité, la couverture fonctionnelle et les apports de la solution, l'Auxiliaire décide alors de mettre en œuvre le dispositif EverSuite à grande échelle : numérisation de masse, capture d’e-mails entrants et sortants, production de courriers par fusion de modèles, intégration au bureau Windows, connecteurs Ldap & Sso, Api Web Service pour l’intégration avec l’application métier AS 400.

Pour l’accompagner dans cette mise en œuvre d’EverSuite, l’Auxiliaire choisit l’intégrateur SWORD, partenaire d’EVER TEAM .

Un spectre fonctionnel complet de Case Management

La mise en œuvre de l’application EverSuite aura réellement demandé moins de 6 mois. Cette première mise en œuvre concerne les archivistes ainsi que les 40 gestionnaires des trois entités du département sinistres : Dommage-Ouvrage, Dommages aux Biens et Construction.

EverSuite a permis de dématérialiser tout le cycle de vie du dossier sinistre :

• Numérisation quotidienne par lot des courriers sinistres et indexation par le service des archives. Les courriers papier sont archivés par lot en l’état et ne nécessitent plus de tri pour être physiquement associés au dossier de sinistre papier, ce qui représente un gain de temps pour les archivistes
• Affectation automatique (selon portefeuilles) ou manuelle, des courriers numérisés dans les corbeilles de tâches/workflow de chaque gestionnaire pour traitement, avec indicateurs de priorité
• Intégration automatique des e-mails issus de Lotus Notes (40 % des échanges clients à ce jour avec un volume en croissance) dans les processus et les dossiers
• Workflow de validation des règlements, transfert de dossiers et indexation…
• Création automatique du dossier sinistre électronique dans EverSuite, dès l’ouverture d’un nouveau dossier  sinistre dans l’application métier et classement automatique des documents AS/400 générés, des courriers numérisés, …
• Production de documents et courriers sortant directement dans la GED, envoi par e-mail au client, et classement automatique dans le Plan de classement du Dossier.

Des dossiers  sinistres électroniques, exhaustifs et accessibles

Les dossiers  sinistres numériques et la GED ont aujourd’hui remplacé les dossiers papier et les classements aléatoires des e-mails, documents bureautiques, …. Les dossiers  sinistres EverSuite rassemblent désormais tous les documents : courriers entrants numérisés, courriers sortants produits dans la GED, documents bureautiques classés par simple « enregistrer sous », e-mails…

Ils permettent ainsi aux gestionnaires d’avoir une vision complète et homogène du dossier de sinistre par simple consultation du sinistre depuis l’AS400 et de ses documents dans la GED,  à l’aide d’un double écran GED + AS400. En supprimant les nombreux échanges entre les archivistes et les gestionnaires, en réduisant les temps de recherche de l’information et de production de documents sortants, et en simplifiant les circuits de validation et de transfert des dossiers, l’instruction des dossiers est plus rapide et les réponses apportées aux assurés sont immédiates. L’Auxiliaire a donc gagné en productivité et en qualité de service client.

Pascale Missonnier, Directrice de l’Organisation de l’Auxillaire « L’utilisation des outils d’EVER TEAM nous a permis de repenser notre mode de gestion de documents et d’accroître notre productivité tout en offrant à nos clients, une meillieure qualité de service avec des réponses instantanées. La richesse  fonctionnelle de la solution d’EVER TEAM au travers d’interfaces simples et son intégration avec notre AS 400 sont des points clés qui ont facilité la mise en œuvre de notre nouveau système de gestion de documents. Nous allons pouvoir nous ateler à la poursuite du déploiement d’EverSuite au sein de la Direction Commerciale pour les contrats et les projets.»

Environnement technique

Logiciel ECM : EverSuite 4.2.2
Accès à la GED depuis l’application métier sous AS/400 et via l’intranet
Poste client : XP / navigateur IE 7
Serveur d’application : Windows 2008
2 serveurs  TOM4
SGBD Oraclet 11 G
Intégration annuaire LDAP
Intégration avec le bureau Windows