Gérer les communications / Projets de taille moyenne

Au début du projet

Planification des communications

	Rôle	Gérer la communication (projets moyens)
1	Chef de projet	Envisager la création d’un plan de management des communications Plus le projet est grand, plus il a besoin d’un plan formel de management des communications. Cela est encore plus important si le projet entraîne un changement culturel. Si le projet a besoin d’un plan de management des communications, référez-vous au processus utilisé pour les grands projets.
2	Chef de projet	Envisager l’utilisation d’un processus simple de gestion des documents Si le projet moyen devient grand, le chef de projet doit envisager la gestion de la documentation du projet afin qu’une documentation copieuse soit bien organisée et structurée. Une planification préalable de cette activité vous permettra d’éviter les problèmes au cours du projet.

Lors de tout le cycle de vie du projet

Rapport de performance

3	Chef de projet, membres de l’équipe, client	Planifier des réunions de revue du projet et y assister L'équipe devrait tenir des réunions de revue du projet à un rythme hebdomadaire ou bihebdomadaire. Si le chef de projet le préfère, il peut organiser une réunion de revue du projet avec l’équipe de projet et une réunion distincte avec le client. Il doit y avoir un ordre du jour standard pour les réunions, et celles-ci ne doivent pas durer plus d’une heure. En général, le but de ces réunions est d’informer de la situation, et non de résoudre des problèmes. (Un modèle d’ordre du jour pour une réunion de revue du projet est inclus dans la partie des livrables).
4	Chef de projet	Élaborer des rapports d’avancement destinés au commanditaire et aux parties prenantes Il est important pour le chef de projet d’utiliser des rapports d’avancement et d’autres méthodes de communication pour gérer les attentes. Voir la partie 6.1.1.1 pour plus d’information sur la gestion des attentes des parties prenantes. Le chef de projet transmet le rapport d’avancement du projet à toutes les parties prenantes, toutes les deux semaines ou une fois par mois. En fonction du cycle d’établissement des rapports financiers de l’institution, le rapport d’avancement du projet peut comporter aussi un rapport financier.
5	Membres de l’équipe	Créer le rapport d’avancement pour le chef de projet Les membres de l’équipe du projet doivent envoyer un rapport d'avancement hebdomadaire ou bihebdomadaire au chef de projet, détaillant leurs progrès pendant la période couverte par le rapport. Ces informations sont employées par le chef de projet pour mettre à jour chaque activité assignée par l'échéancier du projet. Ce rapport est un complément de la réunion de revue du projet. Si le chef de projet est au courant des détails de la situation en cours concernant chaque membre de l’équipe, le rapport d’avancement peut ne pas être demandé. Cela peut être le cas si le chef de projet, parallèlement à ses fonctions de chef de projet, est aussi engagé directement dans l’élaboration des livrables du projet. On peut coordonner les rapports d’avancement avec les réunions de revue du projet de la manière suivante : l’équipe soumet ses rapports d’avancement au chef de projet le dernier jour ouvrable de la semaine. Ce dernier met à jour l’échéancier et le budget le premier jour ouvrable de la semaine suivante et achemine son rapport d’avancement au commanditaire et aux parties prenantes le jour même. Le chef de projet et l’équipe tiennent une réunion de revue du projet le second jour ouvrable de la semaine pour examiner la situation du projet et assigner du travail. Cette séquence permet au chef de projet d’être au courant des activités à la fin de la semaine et de préparer une réunion performante avec l’équipe et le client, au début de la semaine suivante.

Terminologie de management de projet

Contrat en régie avec intéressement. Type de contrat à coûts remboursables selon lequel l'acheteur rembourse au fournisseur les coûts autorisés (définis contractuellement), et paie en sus des honoraires calculés en fonction du respect de critères de performance définis.

Contrat pièces et main-d'œuvre. Type de contrat établi sous forme d'accord contractuel hybride, contenant à la fois des aspects des contrats à coûts remboursables et des contrats à prix forfaitaire. Ces contrats s’apparentent aux contrats à coûts remboursables en ce que leur échéance n'est pas définitive, la valeur totale de l’accord n’étant pas précisée au moment de l’attribution. La valeur d’un contrat pièces et main-d’œuvre peut augmenter comme s’il s’agissait d’un contrat à coûts remboursables. Réciproquement, les accords pièces et main-d'œuvre peuvent aussi s'apparenter aux accords à prix forfaitaire. Par exemple, les taux unitaires peuvent être fixés entre acheteur et fournisseur en cas d'accord pour la catégorie des ingénieurs expérimentés.

Abréviations courantes

EV (anglais) : Earned Value

VA (français) : Valeur acquise

Liens intéressants

Logiciel: Instantis Inc.

· Société: Instantis Inc., Santa Clara, Californie, États-Unis d'Amérique

· URL: www.instantis.com

· Catégorie: Gestion de portefeuille de projet

· Fonctionnalités:

o Offre une vue descendante des investissements TI.

o Permet aux utilisateurs de composer et de partager des projets et des tableaux de bord au niveau du portefeuille et des rapports à toutes les phases du cycle de vie du projet.

o Permet aux utilisateurs de capturer et d'évaluer des idées de projets d'amélioration de processus en ligne.

o Aide à gérer les métriques de projet, de programme et de portefeuille.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans la réalisation de vos projets et demeurons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.

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