L’email, un moyen de communication chronophage et contre-productif ?
On estime aujourd’hui à 3.4 millions le nombre d’emails échangés chaque seconde dans le monde et parmi ces 3,4 millions de mails les trois quarts représentent du spam (statistiques Planetoscope, de mai 2009. Aussi, on conçoit aisément que plus il y a d’utilisateurs, plus il y aura de spam et donc encore plus de messages à trier chaque jour. Une étude initiée par Radicati Group en décembre 2007, met en lumière le fait que les collaborateurs en entreprise échangent en moyenne 130 emails par jour, avec 93 courriers électroniques reçus (dont 18% non professionnels) et 38 envoyés. Ce flot incontrôlé de mails quotidiens représente une perte de temps non négligeable. En effet, selon une étude Créafac (2009), 43% des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31% affirment être distraits dans leur travail. Ces deux études conjuguées identifient clairement le caractère chronophage des emails, mais aussi la dispersion, le manque de concentration, les interruptions régulières et le stress évident qu’ils entrainent. Atos Origin, premier à faire ce constat, dénonçait en février dernier le fait que l’envoi et la lecture d’emails faisaient perdre un quart de leur temps à ses employés. Une fois ce constat dressé, quelles sont les solutions à mettre en place ? Atos Origin passera d’ici 3 ans à la stratégie du « zéro mail » avant de proposer cette même solution à ses clients.
Quelle alternative en remplacement de l’email ?
Le retour à une communication incarnée…
Cependant, une fois les bases de la problématique établies, il parait légitime de se demander comment, dans une entreprise régie par le travail en équipe et les projets communs, pourrait-on se passer d’emails sans bloquer la communication ? De son côté, Canon France répond à cette problématique en proposant à ses collaborateurs, lors d’une journée sans emails, en décembre 2010, de se tourner davantage vers les contacts téléphoniques ou les rencontres en face à face. Cependant, l’expansion des réseaux sociaux de ces dernières années semble avoir donné d’autres idées aux détracteurs de l’email… Vers une gestion stratégique de l’information Outre les alternatives précédemment énoncées, les plateformes collaboratives, par leur maîtrise accrue du flux de l’information, peuvent ainsi largement contribuer à l’amélioration du travail au quotidien. Elles facilitent la communication et le travail entre collaborateurs via des outils tels que la gestion du contenu, les messageries instantanées, les calendriers… Bien conçue et proche du besoin réel des utilisateurs, elles permettent donc de disposer en permanence d’une information mise à jour. Les bénéfices sont alors nombreux :
• Faciliter les collaborations sur des projets,
• Partager une information en temps réel,
• Organiser et rassembler l’information à partager,
• Réorganiser les processus métiers
De plus, la centralisation de l’information participe à la limitation des erreurs et intègre parfaitement une démarche de dématérialisation des processus. Aussi, pour Thierry Breton, PDG du groupe Atos Origin « L’email n’est plus un outil approprié désormais (…) Il est temps de penser différemment ».
Peut-on définitivement se passer des emails ?
L’utilisation des emails n’est donc pas sans contraintes, mais supprimer complètement l’email au profit d’espaces collaboratifs ne serait pas réellement judicieux, surtout pour communiquer avec des interlocuteurs externes à l’entreprise. Afin de ne pas transformer notre messagerie en outil contraignant, nous pouvons apprendre à l’utiliser différemment. Certaines messageries proposent de bloquer les emails toutes les 40 minutes avant de les transmettre. De nouveaux modèles d’organisation font leur apparition tel que le GTD (Getting Things Done) : traiter rapidement les messages qui nécessitent une réponse courte et ajouter les autres à une liste de tâches à faire Pour conclure, le flux d’information est tel que nous devons apprendre à le maîtriser afin de ne pas être submergé. Pour cela, il s’agit de mettre en place une gestion différente des outils quotidiens. Il apparaît donc comme essentiel aujourd’hui de mettre en place des outils plus adaptés aux besoins de l’entreprise. Les plateformes collaboratives ouvrent ainsi la voie à de nouvelles solutions de communication et d’organisation pour « l’entreprise 2.0 ».
Sihame Chouar Consultante mc²i Groupe.
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