Dans les projets de gestion électronique de documents (GED), la maîtrise des aspects fonctionnels conditionne la réussite. La première étape consiste à faire émerger les motivations qui conduisent à la mise en œuvre du projet : quels sont les besoins qui poussent l'organisation à redéfinir sa politique de gestion de contenu ? Cette phase est essentielle pour que tout le monde se sente acteur du projet. Elle permet également de faire émerger la dimension archivage qui accompagne une large partie des projets. Car, si les entreprises s'intéressent aux systèmes de GED, c'est aussi pour capitaliser sur les connaissances qu'elles emmagasinent et pour se défendre juridiquement, en stockant de façon pérenne des documents ayant une valeur légale.
Passée cette étude stratégique, il faut recenser les besoins des utilisateurs et identifier les systèmes en place, et les exigences réglementaires que le projet doit respecter. Ces deux chantiers doivent être menés conjointement, pour parvenir à une synthèse et au cahier des charges qui permettra de choisir l'outil le plus adapté.
Une autre étape importante consiste à modéliser les processus de gestion de l'information en place dans l'organisation. Ce contact avec les utilisateurs permet d'identifier les points d'amélioration et participe à la gestion du changement, en mettant en évidence les améliorations ergonomiques à apporter, et en facilitant l’appropriation des nouveaux outils par les usagers. Cette confrontation fait en général ressortir des écarts entre le processus documentaire décrit par les chefs de projets, et la façon dont il se déroule réellement. Elle permet donc de mieux mesurer les besoins réels des utilisateurs. Cette phase permet aussi de préciser la politique d'habilitations : Qui a le droit de publier, lire, modifier tel document à telle phase de production ? Qui sera le propriétaire de telles ou telles données ?
Aujourd'hui, la plupart des projets sont des projets de seconde génération, tendant à remplacer des GED vieillissantes, ne répondant que partiellement aux besoins des utilisateurs ou aux exigences réglementaires. Ces anciens systèmes sont en général peu ergonomiques et mal intégrés aux autres pans du système d'information (ERP, RH...). L'installation de GED plus modernes permet d'améliorer les processus de gestion de l'information et d'éviter les ressaisies dans d'autres logiciels.
Elle contribue à l’optimisation des processus de travail, à la fiabilité et à la cohérence des données ainsi qu'au développement durable en réduisant le recours au papier.
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Par Clémence LABELLE (de Cazenove), Consultante AMOA GED, SQLI
Localisation: Suresnes, France
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