Rapport Markess International L'archivage à vocation probatoire jugé projet stratégique

mercredi 21 mars 2012

Stratégique : c’est ainsi qu’est jugé l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire par 59%. La progression inexorable du numérique dans les entreprises et administrations impose, au?delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant leur conservation dans le temps, au même titre que sont conservés les documents au format papier. Cette question de conservation est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de contenus auxquels une vocation probatoire peut être attachée. C'est ce qu'indique une nouvelle étude intitulée : « Archivage de contenus électroniques à vocation probatoire - Approches & perspectives 2014 »réalisée par le cabinet Markess International.

Pour télécharger la synthèse de l'étude : http://bit.ly/markessREFARCHPROB

Factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, plans, brevets… il existe en effet de nombreux documents, désormais au format numérique, devant soit satisfaire à des obligations légales et réglementaires en matière de conservation, soit pouvoir être opposables à des tiers en cas de litiges. Pour ces contenus électroniques dits à « vocation probatoire », il s’agit alors de recourir à un dispositif d'archivage électronique devant intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (tels que l’horodatage, la signature numérique, l’empreinte du document, etc.) afin de garantir l’intégrité et la pérennité de ces contenus, et ainsi leur apporter une valeur juridique ou reconnue par des tiers.

En filigrane apparaissent inévitablement la notion de risque associé au non?respect des règles de conservation et l’anticipation de l’absence de preuve. Contrôle fiscal, audit, procès, perte de données stratégiques…, les conséquences de tels événements peuvent rapidement se révéler désastreuses pour une entreprise n’ayant pas (correctement) archivé ses contenus électroniques sensibles. Le véritable enjeu de ces projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire repose bel et bien sur le coût du risque… Pourtant, la gestion de risque ne semble pas encore si évidente à déterminer pour l’ensemble des décideurs contactés pour cette étude.

Des projets aux mains des DSI… portés cependant par de réels enjeux métiers Si 77% de ces décideurs assimilent bien l’archivage électronique à l’identification, la sélection, le classement et la conservation de contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, 23% en ont encore une image toute autre, l’apparentant davantage à des pratiques de sauvegarde, voire de stockage…

Une vision résolument réductrice et éloignée des enjeux des décideurs métiers en matière de conservation. Dans l’étude menée par Markess International, il apparaît en effet que, pour les directions générales et les directions métiers (DAF, vente/relation client, production, RH, etc.), le projet d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire est avant tout dicté par une analyse des risques encourus en cas de non présentation du contenu original. De leur côté, les décideurs informatiques interrogés semblent plus être les garants des problématiques sécuritaires, normatives et économiques de ces projets.

La DSI arrive par ailleurs largement en tête des acteurs jouant un rôle majeur dans la décision d’investir dans un projet d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire avec 82% des décideurs qui lui reconnaissent ce rôle, loin devant les directions métiers (55%). Le choix des solutions d’archivage électronique est donc inévitablement influencé par la vision « informatique » de l’archivage, mais aussi par l’existant de l’entreprise en matière de gestion de l’information. Pour autant, ce choix ne répond pas nécessairement aux attentes des équipes fonctionnelles… Aussi, comme le souligne Hélène Mouiche, Analyste Senior, responsable de l’étude chez Markess International, « avec des projets d’archivage électronique encore fortement conduits en silo et la présence d’offres en mode SaaS sur le marché, il n’est pas rare de voir plusieurs solutions d’archivage cohabiter au sein d’une même entreprise, chacune gérant différentes natures de flux et de contenus électroniques ».

Un marché reposant sur des expertises complémentaires

En 2012, le segment des logiciels et services IT associés à l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire devrait peser 125 millions d’euros en France selon Markess International. Avec un taux de croissance estimé à +19% entre 2011 et 2012, ce marché promet des perspectives intéressantes pour les acteurs s’y positionnant. Aussi, les offres émanent de prestataires aux profils très divers : les acteurs résolument tournés vers l’archivage, les fournisseurs porteurs d’une offre plus globale de gestion de contenus et de documents, sans oublier les fournisseurs de briques de confiance, indissociables de la notion de vocation probatoire.

Cette variété d’offres n’est pas sans accentuer la complexité associée à de tels projets (preuve en est du réel besoin en accompagnement et en assistance à maîtrise d’ouvrage exprimé par les décideurs interrogés), ni même le flou ressenti par les décideurs face aux terminologies utilisées, à l’image de celles autour de la notion de coffre?fort.

Exemples de projets d’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire

Client / Profil	Détail du Projet	Prestataire
EDF	Conservation de tous les documents engageants du Département Commerce	Arcsys Software
La Française des Jeux	Archivage électronique chiffré des événements de jeu en ligne dans le respect des exigences techniques édictées par l’ARJEL (autorité de régulation des jeux en ligne)	Cecurity.com
Ministère de la Défense	Dématérialisation et archivage électronique à vocation probatoire du dossier RH (380 000 dossiers agents)	Cimail Solutions
Airbus	Gestion mondiale des documents d’entreprise. Organisation sectorisée (stabilité, visibilité à moyen terme, maîtrise de la qualité et des coûts de livraison, adaptation aux variations de l’activité)	IBM
Barclays	Solution externalisée de dématérialisation et d’archivage pour les relevés de comptes et avis d’opéré des clients de la banque.	STS Group
Banque	Solution ECM/SAE (Système d’Archivage Electronique) à valeur probatoire, connectée aux systèmes de CRM et de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) pour consultation et archivage. 500 000 documents de gestion par an.	Tessi

Source : Markess International d’après les prestataires

Source: infoDSI.com

 

Source:  http://www.infodsi.com/articles/130476/rapport-markess-international-archivage-vocation-probatoire-juge-projet-strategique.html?key=